Hybrides Arbeiten: Unsicherheit bremst die Transformation

Die Arbeitswelt der Bürobeschäftigten hat in den vergangenen Jahren eine tiefgreifende Transformation durchlaufen, geprägt von Digitalisierung und neuer Flexibilität. Deutschlandweit arbeiten aktuell bereits knapp zwei Drittel (64 Prozent) der Mitarbeitenden mit Büroarbeitsplatz hybrid.

Doch die Transformation zur hybriden Arbeitswelt ist in den Büros noch nicht  sichtbar und ihre Vorteile können dementsprechend auch noch nicht ausreichend genutzt werden. Das zeigt eine Studie des Industrieverbands Büro und Arbeitswelt e. V. (IBA) in Zusammenarbeit mit Forsa zum Status Quo der Transformation Richtung hybride Arbeitswelt.  

Hybrid Work: Auch im Büro kann konzentriert gearbeitet werden

Unter Beschäftigten gelten die Bedingungen für konzentriertes Arbeiten als klare Pluspunkte des Homeoffice. Das legt den Rückschluss nahe, dass in den Büros weniger gute Voraussetzungen für die sogenannte Fokusarbeit herrschen. Doch dem Mythos "Nur zuhause kann konzentriert gearbeitet werden" widersprechen die in der Studie erhobenen Zahlen: 53 Prozent der Beschäftigten in Deutschland arbeiten vorwiegend in Einzel- oder Zweipersonenbüros. Diese bieten in der Regel gute räumliche Bedingungen, um ungestört von Gesprächen anderer arbeiten zu können.

Und auch für die 46 Prozent der Beschäftigten, die in größeren Büroeinheiten arbeiten, hat sich die Situation in jüngster Zeit verbessert: 38 Prozent aller Befragten gaben an, dass sie sich für Telefonate und Videocalls in speziell dafür angeschaffte Raum-Module zurückziehen können. Jede vierte dieser Telefon- und Videokonferenzkabinen wurde in den letzten zwölf Monaten vor der Befragung angeschafft. Weitere Investitionen flossen in die Steigerung der ergonomischen Qualität der Fokusarbeitsplätze. 55 Prozent der Befragten berichten von einer vor Kurzem getätigten oder geplanten Anschaffung von höhenverstellbaren Schreibtischen, 44 Prozent von Anschaffungen ergonomischer Bürostühle.

Strukturelle Veränderung der Büros vonnöten

Die hybride Arbeitswelt verlangt neben guten Bedingungen für konzentriertes Arbeiten aber auch neue Möglichkeiten zu Kollaboration, Informationsaustausch, lebenslangem Lernen und Innovationsfähigkeit. Doch noch fehlt in vielen Unternehmen die passende Umgebung hierfür. Aktuell haben zwar 83 Prozent der Befragten Zugang zu Konferenz- und Besprechungsräumen oder anderen Bereichen für eher formale Arten der Kommunikation. Speziell für eher informelle Gespräche und kreative Formen der Arbeit gedachte Bereiche wie Sitzecken, Stehtische oder gar eine Cafeteria stehen jedoch nicht ganz der Hälfte der befragten Bürobeschäftigten (46 Prozent) zur Verfügung. Eine echte Auswahl zwischen verschiedenen Kommunikations- und Kollaborationsbereichen haben sogar nur 43 Prozent aller Befragten, 11 Prozent haben gar keinen Zugang zu Kommunikationszonen.

"Um die notwendige Transformation in den Unternehmen voranzubringen, bedarf es struktureller Veränderungen", erklärt Helmut Link, Vorsitzender des IBA. Doch diese nehmen erst langsam an Fahrt auf. Nur gut ein Fünftel der befragten Arbeitnehmenden mit Büroarbeitsplatz (22 Prozent) berichtet, dass vorhandene Kommunikationsbereiche in den letzten Monaten umgestaltet wurden oder dies kurzfristig geplant ist.

Hybrides Arbeiten: Unsicherheit bremst die Transformation

"Dass die Transformation der Arbeitswelt nicht weiter fortgeschritten ist, hat viel mit Unsicherheit zu tun. Neben der aktuellen wirtschaftlichen und politischen Lage verzögert die Diskussion über die Zukunft hybriden Arbeitens viele Entscheidungen. Sinnvoll wären klare Regelungen zu mobilem Arbeiten. Hier bestehen nach wie vor große Lücken. Geregelt ist nur die relativ selten angewendete Telearbeit", erklärt Helmut Link die eher langsam voranschreitende Transformation der Büros. Vorerst können die Arbeitgeber dabei noch auf die Geduld der Mehrzahl ihrer Beschäftigten zählen. Aber immerhin 14 Prozent aller Arbeitnehmenden sagen schon jetzt, dass ihre derzeitige Arbeitsstätte sie daran hindert, effizient zu arbeiten. Unter den 18- bis 29-Jährigen haben sogar vier von zehn (39 Prozent) recht klare Vorstellungen, was in den Büros verändert werden müsste. Für ihre eigenen Arbeitsplätze wünschen sie sich weitere Investitionen in höhenverstellbare Schreibtische und die IT-Ausstattung. Seltener werden Elemente für zeitgemäße Kommunikationsräume genannt.

Gebraucht werden sie trotzdem: 82 Prozent der Beschäftigten nennen den persönlichen Kontakt und 68 Prozent den fachlichen Austausch mit Kollegen und Vorgesetzten als wichtigste Gründe, um ins Büro zu gehen. Die Empfehlung des IBA lautet deshalb, jetzt die notwendigen Maßnahmen zu ergreifen und neben Kommunikationsbereichen auch Projekträume mit Werkstattcharakter und Rückzugsbereiche in die Überlegungen einzubeziehen. "Das Büro muss künftig unterschiedliche Bereiche für verschiedene Tätigkeiten anbieten. Außerdem sollten die einzelnen Einrichtungsbereiche so konzipiert werden, dass sie bei Bedarf leicht an veränderte Bedingungen angepasst werden können", empfiehlt Link.

Nachholbedarf bei Homeoffice-Ausstattung

Der letzte Teil der forsa-Umfrage beschäftigte sich mit der Nutzung und der Ausstattung im Homeoffice. Immerhin 56 Prozent aller Beschäftigten arbeiten zeitweise von zu Hause aus. Bei den Beschäftigten in Unternehmen mit mindestens 250 Beschäftigten trifft das sogar auf 66 Prozent aller Mitarbeitenden zu. Um aus den dafür genutzten Bereichen vollwertige Arbeitsplätze zu machen, wären jedoch noch einige Investitionen erforderlich.

Punkten kann das Homeoffice in Sachen ruhiges Arbeiten. Fast die Hälfte der Arbeitnehmenden (48 Prozent) berichten dagegen, dass ihr Homeoffice in Sachen Ergonomie weniger gut ausgestattet ist als der Arbeitsplatz im Büro. Jeder Dritte (33 Prozent) sagt das von der technischen Ausstattung und 43 Prozent von der Funktionalität der Arbeitsplätze. Im Vergleich zur Befragung im Jahr 2020 zeigen sich kaum Verbesserungen. Lediglich beim Sitzkomfort und der technischen Ausstattung sagt ein relevanter Anteil der Beschäftigten (13 Prozent beziehungsweise 10 Prozent), dass sich das Niveau der Ausstattung im Homeoffice in den letzten drei Jahren der im Büro angeglichen hat. "Es gibt noch einiges nachzuholen, um Büros und Homeoffices fit für die Anforderungen der neuen Arbeitswelt zu machen. Aber der Wandel hat begonnen", fasst Helmut Link zusammen. Letztendlich sei aber mehr Tempo gefragt.

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