Fachbeiträge & Kommentare zu Datenschutz

Fragen zu Heiratsabsichten, Schwangerschaften und Kinderwünschen sind unzulässig.mehr

Überblick Datenschutzrelevante Sachverhalte ergeben sich bei Genossenschaften aus der Führung der Mitgliederlisten, der Offenlegung der Kontaktdaten der Vertreter und der Verarbeitung der Kirchensteuerabzugsmerkmale für die Dividendenausschüttung.mehr

1.3.1 Beim Beitritt zu erhebende personenbezogene Daten Damit die Mitgliederliste geführt werden kann, sind beim Beitritt folgende Daten zu erheben: Familienname, Vorname und Anschrift. Für die Kirchensteuerabfrage und die Meldung nach § 45d EStG wird zusätzlich die Steueridentifikationsnummer und das Geburtsdatum benötigt, sodass diese Daten beim Beitritt zur Genossenschaft erhoben...mehr

Fragen des Vermieters nach Haustieren sind zulässig, soweit dies nicht Kleintiere betrifft (z. B. Zierfische, Mäuse, Hamster).mehr

Fragen zu Mitgliedschaften in Parteien und Mietvereinen sind unzulässig. Selbst bei Beantwortung dieser Fragen ergeben sich daraus keine Aussagen zur Zahlungsfähigkeit und Zahlungswilligkeit eines Interessenten.mehr

2.4.1 Kirchensteuerabfrage und Meldung nach § 45d EStG Für die Zinszahlungen der Wohnungsgenossenschaft mit Spareinrichtung gelten dieselben Melde-, Abfrage- und Informationspflichten wie bei den Dividendenausschüttungen der Genossenschaften ohne Spareinrichtung. Wir verweisen auf das Kap. 1.2 Übermittlung von Daten der Mitglieder an das Bundeszentralamt für Steuern. 2.4.2 Mel...mehr

Überblick Datenschutzrechtlich sind bei der Bestandsverwaltung drei Bereiche zu unterscheiden: Anbahnung des Mietverhältnisses, Durchführung des Mietverhältnisses und Beendigung des Mietverhältnisses.mehr

1.1 Mitgliederliste Nach § 30 GenG hat der Vorstand eine Mitgliederliste zu führen. Das Gesetz schreibt für die Führung der Mitgliederliste keine besondere Form vor. Die Mitgliederliste muss folgende Angaben zu jedem Mitglied enthalten: Familienname, Vornamen und Anschrift bei natürlichen Personen, die Zahl der übernommenen weiteren Geschäftsanteile, das Ausscheiden aus der Genos...mehr

Die DSK hat zu typischerweise in Bewerbungsbögen aufgenommenen Fragen des Vermieters Stellung genommen. 1.1.1 Angaben zur Identifikation Zu den Angaben zur Identifikation zählen Name, Vorname und Anschrift. Das Vorzeigen eines Ausweisdokuments zur Überprüfung der Angaben ist nach Auffassung der DSK bei einem Besichtigungstermin problemlos zulässig. Die Anfertigung einer Auswei...mehr

Soll ein Mietvertrag abgeschlossen werden, ist der Vermieter berechtigt, sich die Identität der Personen, die als Mieter im Vertrag aufgeführt sind, nachweisen zu lassen, zumal er nach dem Meldegesetz eine Wohnungsgeberbescheinigung auszustellen hat, in der die Namen aller meldepflichtigen Personen bescheinigt werden müssen. Zum Nachweis, dass er die meldepflichtigen Persone...mehr

Angaben zum Familienstand können im Hinblick auf die gesamtschuldnerische Haftung von Ehegatten abgefragt werden. Dies ist jedoch nur dann zulässig, wenn der Ehegatte auch Mitmieter und damit Vertragspartner wird. Der Ausschluss der Gebrauchsüberlassung an Dritte ist in diesem Fall kein Argument zur Abfrage des Verwandtschaftsgrads, da der Mieter gemäß § 553 Abs. 1 BGB regel...mehr

Beim Austritt eines Mitarbeiters fällt eine Vielzahl von administrativen Tätigkeiten an, die auch Auswirkungen auf den Datenschutz haben (vor allem auf die technischen und organisatorischen Maßnahmen). Vor bzw. am letzten Arbeitstag sollten folgende Tätigkeiten veranlasst werden: 1. Die Privatnutzung der dienstlichen Systeme (wie E-Mail, Notebook, Smartphone etc.) war dem Arb...mehr

Nimmt ein Mieter in der neu bezogenen Wohnung Strom ab, ohne mit dem Versorger einen Stromlieferungsvertrag abgeschlossen zu haben, kommt durch die Stromentnahme aufgrund einer Realofferte ein Vertrag gemäß § 2 Abs. 2 StromGVV mit dem Grundversorger zustande. Der Mieter ist daraus verpflichtet, dem Grundversorger die Entnahme von Elektrizität unverzüglich in Textform mitzute...mehr

Bei der Legionellenprüfung nach der Trinkwasserverordnung ergibt sich eine datenschutzrechtliche Problematik daraus, dass die Ergebnisse der Prüfung im Haus ausgehängt werden müssen. Nach der Trinkwasserverordnung ist in Mehrfamilienhäusern alle 3 Jahre das Trinkwasser auf Legionellenbefall zu prüfen. Die Bewohner sind über das Prüfergebnis zu informieren. In der Regel werden...mehr

Wohnungsunternehmen sind verpflichtet, diverse statistische Daten an die statistischen Landesämter zu übermitteln. Rechtsgrundlage hierfür können z. B. § 14 Mikrozensusgesetz, § 12 Bundesstatistikgesetz, das Zensusvorbereitungsgesetz bzw. das Zensusdurchführungsgesetz sein. Nach Erwägungsgrund 62 besteht keine Verpflichtung, die Mieter über die Weitergabe ihrer personenbezog...mehr

Grundsätzlich besteht eine Löschungspflicht für alle personenbezogenen Daten, wenn sie für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr notwendig sind (Art. 17 DSGVO). Nach den zivilrechtlichen Regelungen ist nach folgenden Löschpflichten zu differenzieren: Daten, die für die Betriebskostenabrechnung nötig sind, müssen mindestens bis zum Ablauf der Einwendungsfrist (§ 55...mehr

Herbeiführung von Beschlüssen Verwalter bereiten die Eigentümerversammlung vor und laden dazu ein. Die Eigentümer können gegenüber dem Verwalter Wünsche zur Tagesordnung äußern. Häufig werden diese Wünsche per E-Mail eingereicht und es kommt dann oft vor, dass der Verwalter zur Arbeitserleichterung die E-Mail einfach ausdruckt und den Einladungen beifügt. Damit wird die E-Mai...mehr

Bei den Heiz- und Warmwasserkosten erfolgt die Umlage nach den Bestimmungen der Heizkostenverordnung. Dem Gebäudeeigentümer obliegt nach §§ 4 ff. HeizKV die Pflicht zur Verbrauchserfassung, Beschaffung der Ausstattung zur Verbrauchserfassung und zur verbrauchsabhängigen Kostenverteilung. Zur Ermittlung der verbrauchsabhängigen Kostenverteilung bedient man sich in der Regel e...mehr

Hier dürfte es vor allem um die Legionellenprüfung gehen. Nach einem Urteil des LG Landshut[1] verstößt der Verwalter nicht gegen die Vorgaben der DSGVO, wenn er die Mitglieder einer Wohnungseigentümergemeinschaft über den Legionellenbefall in einer bestimmten Eigentumswohnung unter namentlicher Nennung des Wohnungseigentümers sowohl in der Tagesordnung zur Eigentümerversamm...mehr

Ähnlich wie Wohnungsunternehmen können auch Wohnungseigentümergemeinschaften zur Auskunftserteilung an die statistischen Landesämter herangezogen werden, zu Einzelheiten siehe Datenschutz bei der Vermietung und Bestandsverwaltung, Kap. 2.2.10 Übermittlung von Statistikdaten. Von besonderer Bedeutung für Wohnungseigentümergemeinschaften ist die Gebäude- und Wohnungszählung im ...mehr

Kommt es zum Abschluss des Mietvertrags, dürfen auch die Namen und Geburtsdaten der einziehenden Personen erhoben werden. Nach dem am 1.11.2015 in Kraft getretenen bundesweit einheitlichen Meldegesetz hat der Vermieter eine Wohnungsgeberbescheinigung auszustellen. Aus der Bescheinigung müssen die Namen der neuen Bewohner hervorgehen. Daher ist der Vermieter gesetzlich verpfl...mehr

Unternehmen können Mietforderungen an Inkassounternehmen verkaufen. Das Wohnungsunternehmen als Gläubiger ist berechtigt, im Rahmen einer unternehmerischen Entscheidung festzulegen, dass es Forderungen nicht selbst beitreibt, sondern diese an einen Dritten verkauft. Der Forderungsverkauf selbst ist ein Rechtskauf (§ 453 BGB). Aus dieser vertraglichen Konstellation erwächst s...mehr

Teilweise fordern Finanzkassen der Gemeinden oder Finanzämter von Wohnungsunternehmen Auskunft über Bankverbindungen oder das Bestehen von Kautionen von Mietern an, um dann Steuerfestsetzungen oder Vollstreckungen vornehmen zu können. Begründet werden diese Auskunftsbegehren mit den §§ 93, 249 AO und den einschlägigen Paragrafen der Landesvollstreckungsgesetze. § 93 AO betrif...mehr

Die Einhaltung der Datenschutzvorschriften wird durch unabhängige Aufsichtsbehörden überwacht. Wohnungsunternehmen in privater Rechtsform sind nichtöffentliche Stellen. Nach § 40 BDSG wird die Einhaltung des Datenschutzes bei nichtöffentlichen Stellen durch die nach Landesrecht zuständigen Stellen überwacht. In Bayern überwacht das Landesamt für Datenschutzaufsicht und in den...mehr

Nach § 9b WEG wird die Gemeinschaft durch den Verwalter gerichtlich und außergerichtlich vertreten. Eine Einschränkung erfährt diese Vertretungsmacht im Außenverhältnis nur dadurch, dass vor dem Abschluss eines Grundstückskauf- oder Darlehensvertrags eine Beschlussfassung der Wohnungseigentümer erforderlich ist. Nach § 27 Abs. 1 WEG ist der Verwalter gegenüber der Gemeinscha...mehr

Wohnungsunternehmen haben sich häufig damit auseinanderzusetzen, dass Mieter Mietschulden anhäufen und dann die Räumung droht oder dass Mieter durch Verstoß gegen die Hausordnung (Lärm, Schmutz) den Hausfrieden stören. Teilweise beschäftigen Wohnungsunternehmen Sozialarbeiter, die im Rahmen des Mietvertrags auch eingesetzt werden, wenn der Mieter durch Nichtzahlung das Vertr...mehr

Wohnungseigentümergemeinschaften können für Reinigungs- bzw. Hausmeistertätigkeiten im Gemeinschaftseigentum Arbeitnehmer beschäftigen. Arbeitgeber ist die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer, vertreten durch den Verwalter. In Bezug auf den Beschäftigtendatenschutz gelten die allgemeinen Grundsätze (vgl. Beschäftigtendatenschutz).mehr

Wurde mit dem Bewerber ein Mietvertrag abgeschlossen, können seine Daten aus der Wohnungsbewerbung in die Mieterakte überführt werden. In diesem Fall greifen die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (§ 257 HGB, § 147 AO).mehr

Nachdem der Verwalter vom Eigentumswechsel Kenntnis erhalten hat, schreibt er den neuen Eigentümer an, erhebt die für die Verwaltung notwendigen Daten und teilt dem neuen Eigentümer die nach Art. 13 DSGVO erforderlichen Informationen mit.mehr

Mitarbeiter in der Maklerabteilung sind auf ihre Zuverlässigkeit in Bezug auf die Einhaltung des Geldwäschegesetzes zu prüfen. Zu Einzelheiten vergleiche Beschäftigtendatenschutz.mehr

Für die Zinszahlungen der Wohnungsgenossenschaft mit Spareinrichtung gelten dieselben Melde-, Abfrage- und Informationspflichten wie bei den Dividendenausschüttungen der Genossenschaften ohne Spareinrichtung. Wir verweisen auf das Kap. 1.2 Übermittlung von Daten der Mitglieder an das Bundeszentralamt für Steuern.mehr

Der künftige Vermieter könnte nach Auffassung der DSK bereits bei der Erfragung der Höhe des Nettoeinkommens und der Höhe der monatlichen Belastungen darauf hinweisen, dass für den Fall einer positiven Entscheidung für den Mietinteressenten vor Unterzeichnung des Vertrags noch Nachweise zu den Einkommensverhältnissen vorgelegt werden müssen, z. B. eine Lohn- oder Gehaltsabre...mehr

Zu den Angaben zur Identifikation zählen Name, Vorname und Anschrift. Das Vorzeigen eines Ausweisdokuments zur Überprüfung der Angaben ist nach Auffassung der DSK bei einem Besichtigungstermin problemlos zulässig. Die Anfertigung einer Ausweiskopie soll erst beim Vertragsabschluss zulässig sein. Zur Anfertigung von Ausweiskopien beim Abschluss eines Mietvertrags vgl. Kap. 2....mehr

Mitarbeiter in der Sparabteilung von Genossenschaften sind auf ihre Zuverlässigkeit in Bezug auf die Einhaltung des Geldwäschegesetzes zu prüfen. Zu Einzelheiten vergleiche Beschäftigtendatenschutz.mehr

Aufgrund der gesetzlichen Bestimmungen ist die Erhebung folgender personenbezogener Daten bei der Eröffnung eines Sparkontos verpflichtend: Vorname und Nachname, Geburtsort, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Adresse, PEP-Status, Steuer-Identifikationsnummer.mehr

Die Frage nach der Höhe des Nettoeinkommens und desjenigen Betrags, der nach Abzug der laufenden monatlichen Belastungen für die Mietzahlung zur Verfügung steht, ist regelmäßig erforderlich und damit zulässig, weil sie die Hauptleistungspflicht des Mieters – die Entrichtung der Miete – betrifft. Unzulässig soll aber sein, die Forderungsgründe (Unterhaltsverpflichtungen, Darle...mehr

1.2.1 Übermittlung der Daten für Zwecke des Kirchensteuerabzugs bei der Dividendenausschüttung Bei Dividendenzahlungen an kirchensteuerpflichtige natürliche Personen sind Genossenschaften gesetzlich verpflichtet, den Abzug der Kirchensteuer als Zuschlagsteuer zur Kapitalertragsteuer vorzunehmen (§ 51a EStG). Da der Genossenschaft die Religionszugehörigkeit des Mitglieds nicht...mehr

Haben sich mehrere Bewerber für eine Wohnung beworben, hat der Vermieter zu entscheiden, welchem der Bewerber er die Wohnung geben will. Erst nach dieser Entscheidung soll nach Auffassung der DSK die Einholung weiterer Informationen beim Erstplatzierten zulässig sein. 1.2.1 Nachweise zu den Einkommensverhältnissen Der künftige Vermieter könnte nach Auffassung der DSK bereits b...mehr

Wohnungsgenossenschaften können eine Spareinrichtung für Mitglieder und deren Angehörige unterhalten. Diese Genossenschaften sind daher ("Annahme fremder Gelder") Kreditinstitute i. S. d. § 1 Abs. 1 Nr. 1 Kreditwesengesetz (KWG) und unterliegen demzufolge den Bestimmungen des KWG. Von den Sparern sind aufgrund gesetzlicher Regelungen mehr personenbezogene Daten zu erheben als...mehr

Daten sind zu löschen, wenn die in Art. 17 Abs. 1 DSGVO aufgeführten Voraussetzungen erfüllt sind – z. B. nach Art. 17 Abs. 1 lit. a DSGVO, wenn die personenbezogenen Daten für die Zwecke (Wohnungsbewerbung), für die sie erhoben wurden, nicht mehr notwendig sind. 1.2.3.1 Ein Mietverhältnis wurde begründet Wurde mit dem Bewerber ein Mietvertrag abgeschlossen, können seine Daten...mehr

Auch den Verwalter treffen die im Beitrag "Informations- und Auskunftspflichten bei der Datenerhebung" beschriebenen Informationspflichten bei der Erhebung personenbezogener Daten. Es können hierbei folgende Fälle auftreten: 3.1 Neuer Eigentümer in der Gemeinschaft nach dem Verkauf einer Wohnung Nachdem der Verwalter vom Eigentumswechsel Kenntnis erhalten hat, schreibt er den n...mehr

Bei Genossenschaften mit mehr als 1.500 Mitgliedern kann in der Satzung bestimmt werden, dass statt einer Mitgliederversammlung eine Vertreterversammlung durchzuführen ist. Die Mitglieder wählen dann aus ihren Reihen Vertreter, die auf der Vertreterversammlung stimmberechtigt sind und dort die nach Satzung und Gesetz erforderlichen Beschlüsse fassen. 1.4.1 Offenlegung der Kon...mehr

In der Beschluss-Sammlung können personenbezogene Daten von Eigentümern und Bewohnern enthalten sein. Aufgrund der gesetzlichen Verpflichtung zur Führung der Beschlusssammlung ist dies datenschutzrechtlich zulässig.mehr

Der Verantwortliche hat vorab eine Abschätzung der Folgen der vorgesehenen Verarbeitungsvorgänge für die betroffenen Personen durchzuführen, wenn aufgrund der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung – insbesondere bei Verwendung neuer Technologien – voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen bestehen kann. Der D...mehr

Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist zulässig, wenn eine Einwilligung des Betroffenen vorliegt, die Verarbeitung für die Erfüllung eines Vertrags notwendig ist und der Betroffene Vertragspartei ist, die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist und ein Antrag der betroffenen Person vorliegt, die Verarbeitung in Erfüllung einer rechtlichen ...mehr

Sind Daten für die Verfolgung des Zwecks, zu dem sie ursprünglich erhoben oder verarbeitet wurden, nicht mehr erforderlich oder wurde die dazu erteilte Einwilligung widerrufen, kann der Betroffene die Löschung dieser Daten verlangen. Sollte aber eine gesetzliche Verpflichtung zur weiteren Speicherung oder Aufbewahrung dieser Daten bestehen (z. B. aus dem Handels- oder Steuer...mehr

"Unternehmen" ist eine natürliche oder juristische Person, die eine wirtschaftliche Tätigkeit ausübt, unabhängig von ihrer Rechtsform. Eine "Unternehmensgruppe" ist eine Gruppe von Unternehmen, die aus einem herrschenden Unternehmen und den von diesem abhängigen Unternehmen besteht. Jedes Unternehmen der Unternehmensgruppe wird als eigenständige Einheit behandelt und hat für ...mehr

Auftragsverarbeiter erheben, verarbeiten oder nutzen personenbezogene Daten weisungsgebunden im Auftrag des Verantwortlichen. Die eigentlich betroffene Aufgabe/ Funktion verbleibt beim Auftraggeber. Bei der Auftragsverarbeitung bestehen besondere einzuhaltende vertragliche Pflichten. Zusätzlich bestehen Dokumentationspflichten. Auftragsverarbeitungen in der Wohnungswirtschaft...mehr

Problematisch ist das Einsichtsbegehren eines Dritten, der zunächst sein berechtigtes Interesse an der Einsichtnahme nachweisen muss. Hier ist vom Genossenschaftsvorstand unter dem Aspekt des Datenschutzes sorgfältig abzuwägen, ob ein berechtigtes Interesse besteht. Ein berechtigtes Interesse ist insbesondere dann gegeben, wenn der Dritte das Auseinandersetzungsguthaben eine...mehr

Erfolgt die Verarbeitung aufgrund einer Einwilligung des Betroffenen (vgl. oben Kap. 2.9), kann der Betroffene seine Einwilligung jederzeit widerrufen. Der Widerruf wirkt für die Zukunft – die bis zum Widerruf der Einwilligung erfolgten Verarbeitungen bleiben rechtmäßig. Der Betroffene ist vor Abgabe der Einwilligung über sein Widerrufsrecht zu informieren. Der Widerruf der ...mehr