Fachbeiträge & Kommentare zu Elektronische Rechnung

Ob heute oder morgen, der elektronischen Rechnung gehört die Zukunft. Betriebe, die heute ausschließlich oder überwiegend in Papierform kommunizieren, sollten und ggf. müssen sich möglichst bald auf die neuen Gegebenheiten einstellen und ein System vorhalten, welches elektronische Eingangsrechnungen verarbeiten kann. Nicht außer Acht zu lassen ist auch die Möglichkeit, Waren...mehr

Nach den Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes [1] müssen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts, die Lesbarkeit und die Aufbewahrung der Rechnung gewährleistet sein. Diese Vorgaben können durch jedes betriebsspezifische Kontrollverfahren erreicht werden, wenn ein verlässlicher Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung geschaffen wird.[2] Dies kann z. B. durc...mehr

Ziel jedes Unternehmens ist es, die Buchhaltung so effizient wie möglich zu gestalten. Dazu gehört u. a. das Anbinden des Buchungsbelegs an die Buchung. Bei der Durchsicht der Buchungen kann so der jeweils dazugehörige Beleg sofort eingesehen werden. Papierdokumente müssen dazu regelmäßig zunächst mit hohem Personalaufwand gescannt werden. Aufgrund der Grundsätze zur ordnungs...mehr

Bei Betriebsprüfungen, Umsatzsteuersonderprüfungen oder Umsatzsteuernachschauen will und darf das Finanzamt die elektronischen Rechnungsbelege elektronisch einsehen.[1] Dazu muss in der Firma entsprechende Soft- und Hardware vorgehalten werden, die den elektronischen Inhalt lesbar macht. Ein Ausdruck lediglich auf Papier ist nicht zulässig.mehr

Steuerlich ist der Rechnungsversand mit E-Mail möglich, sofern der Empfänger zustimmt. Rechnung und E-Mail (unter den o. g. Voraussetzungen)[1] sind zu archivieren. Datensicherheit i. S. d. Datenschutzgesetzes ist mit der einfachen E-Mail nicht gegeben, kann aber mit der DE-Mail sichergestellt werden.mehr

Bei der elektronischen Signatur wird neben dem Dokument noch ein Übertragungscode versandt. Dadurch werden die Echtheit des Absenders und die Unversehrtheit des Inhalts garantiert. Zum Nachweis müssen Dokument und Übertragungscode so abgespeichert werden, dass sie einander zugeordnet werden können! Um zu verhindern, dass im Zuge der Übertragung ein Mitlesen möglich ist, soll...mehr

Der Buchführungsdienstleister DATEV hat in Zusammenwirken mit der IHK Südlicher Oberrhein einen Vergleich der Prozesskosten beim elektronischen und papierhaften Ein- und Ausgang von Rechnungen dargestellt, aus dem ersichtlich ist, dass mit der elektronischen Rechnung Kostenersparnisse erzielt werden können: Prozesskosten beim Rechnungssendermehr

Ausgehende Rechnungen müssen den "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD)[1] entsprechen: Wie bei der Papierform besteht auch ein elektronisches "Radierverbot".[2] Es muss sichergestellt sein, dass die elektronische Rechnung weder bei der Übertragung noch bei der ...mehr

Bei Buchprüfungen will die Finanzbehörde stets den Zusammenhang zwischen Beleg und Buchung herstellen. Liegen Belege in digitaler Form vor, kann die Finanzverwaltung bei Prüfungen den gewünschten Beleg direkt und selbst einsehen. Ein zeitaufwendiges Suchen im Archiv, Fotokopieren und erneutes Archivieren durch Personal des Betriebs entfällt. Dies sollte auch zu einer kürzere...mehr

Nur wer eine Leistung erhalten[1] hat und im Besitz der dazugehörigen ordnungsgemäßen[2] Rechnung ist, kann Vorsteuer dem Grunde nach abziehen.[3]mehr

Sind sich Leistender und Leistungsempfänger einig, dass der Leistungsempfänger mit einer sog. "Gutschrift" abrechnet,[1] kann diese ebenfalls in Papier- oder elektronischer Form erstellt werden. Die vorgenannten Vorschriften gelten dann entsprechend.mehr

Umsätze von Unternehmern unterliegen regelmäßig der Umsatzsteuer. Der Steuersatz beträgt derzeit 19 % (in Ausnahmefällen 7 % und 0 %).[1] Der leistende Unternehmer rechnet seinen erbrachten Umsatz (100 %) ab und schlägt, wenn der Regelsteuersatz gilt, zusätzlich noch einmal 19 % Umsatzsteuer auf. Der Kunde muss dann den Rechnungsbetrag i. H. v. 119 % begleichen. Der leistende...mehr

Um den Vorsteuerabzug des Leistungsempfängers nicht zu gefährden, ist der Leistende grds. zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet, wenn er die Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen ausgeführt hat.[1] Praxis-Tipp Widerspruchsrecht des Rechnungsempfängers Verfügt der Rechnungsempfänger nicht über die Möglichkeit, Rechnungen im elektronischen Format zu ...mehr

Datenschutzrichtlinien sind insbesondere bei der Datenübertragung und Archivierung zu beachten. Zu nennen sind hier: Passwörter, Verschlüsselungen, Zugangs- und Zugriffskontrollen, Migration und gesetzeskonformes Löschen der Daten.mehr

Die Anwendung sollte möglichst unkompliziert sein. Auf einfaches, automatisches Umschalten zum Erzeugen kundenspezifischer Papier- bzw. digitaler Rechnungen sollte geachtet werden.mehr

Müssen papierhafte Rechnungen erst eingescannt werden, kann es durch den Medienbruch zum Informationsverlust kommen. Zu denken ist hier z. B. an verlorene Textpassagen und Grafiken sowie Überdeckungen durch Scanaufkleber.mehr

Liegt die Rechnung in elektronischer Form vor, kann sie sofort in das betriebsinterne EDV-System eingespielt und verarbeitet werden. Die manuelle Erfassung entfällt. Damit können die Prozesse in Buchführung, Auftragsabwicklung, Bestellwesen, etc. beschleunigt werden.mehr

Bei Geschäftspartnern im Ausland muss die internationale Kompatibilität des Systems gewährleistet sein.mehr

2.1 Rechnungseingang: Diese Voraussetzungen müssen für den Vorsteuerabzug erfüllt sein Stellt der Leistende eine elektronische Rechnung aus, ist der Vorsteuerabzug möglich, sofern das Übertragungsverfahren (Rechnungseingang) und die Aufbewahrung (Archivierung und Lesbarmachung) den o. g. Vorschriften entsprechen. 2.2 Rechnungsausgang: Diese Grundsätze müssen beachtet werden Aus...mehr

In den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) ist ausgeführt, dass als Speicherort auch ein Cloud-System zulässig ist.[1] Grundsätzlich soll der Speicherort im Inland[2] oder im EU-Raum[3] liegen. Ein Speicherort im Drittland (Nicht-EU-Land) ist genehmigungspflich...mehr

Die Aufbewahrungsfrist für Buchungsunterlagen bzw. Rechnungen beträgt 10 Jahre.[1] Innerhalb dieses Zeitraums müssen die Unterlagen (z. B. Rechnungen) jederzeit verfügbar sein und unverzüglich lesbar gemacht werden können.[2] Auf Verlangen des Finanzamts muss der Steuerpflichtige die Unterlagen unverzüglich ganz oder teilweise ausdrucken oder ohne Hilfsmittel lesbar machen.[3]mehr

Nach § 14c UStG schuldet der Unternehmer den in einer Rechnung unzutreffend gesondert ausgewiesenen Steuerbetrag. Werden Rechnungskopien oder Duplikate erstellt, müssen diese als solche gekennzeichnet werden, um eine mehrfache Belastung des Unternehmens mit Umsatzsteuer zu vermeiden. Insbesondere der Rechnungsversand muss "eindeutig" sein. Spiegel-Dateien und Archive sind al...mehr

Schrifttum: Blank, Zum objektiven Tatbestand des § 370 Abs. 1 Nr. 2 AO beim Kleinunternehmer nach § 19 UStG, wistra 1992, 51; Dörn, Zur Strafverfolgung und Nichtabgabe und der verspäteten Abgabe von Steuererklärungen und Steuervoranmeldungen, wistra 1989, 290; Dörn, Strafverfolgung der Nichtabgabe von Steuererklärungen, wistra 1991, 10; Dörn, Die Nichtabgabe von Umsatzsteuerv...mehr

Ab dem 7.11.2021 gilt nach dem Regierungserlass Nr. 8/2021: Die Möglichkeit der Nutzung des nationalen RO-Systems für elektronische Rechnungen in Beziehungen zwischen einem Wirtschaftsteilnehmer einerseits und öffentlichen Auftraggebern oder Auftraggebern andererseits (Business to Government (B2G)-Beziehungen). Sobald sich ein Betreiber für die Nutzung des Systems entschieden...mehr

Rechnungen können nach den Bedingungen des belgischen Rechts elektronisch übermittelt werden. Dies setzt u. a. voraus, dass die Rechnungen unveränderlich sind und ihr Inhalt erhalten bleibt. Die Rechnungen müssen mit einer elektronischen Signatur versehen sein. Eine fortgeschrittene elektronische Signatur beruhend auf einem qualifizierten Zertifikat ist nicht erforderlich. S...mehr

Rechnungen können in elektronischer Form ausgestellt, versendet und aufbewahrt werden – unter der Voraussetzung, dass die Echtheit ihrer Herkunft und die Unversehrtheit ihres Inhalts durch eine sichere elektronische Signatur im Sinne von Art. 3 Punkt 2 des Gesetzes vom 18.9.2001 über die elektronische Signatur (Gesetzblatt Nr. 130, Pos. 1450, mit späteren Änderungen), die mit...mehr

Rechnungen können elektronisch übermittelt werden. Eine fortgeschrittene elektronische Signatur ist nicht erforderlich. Der Leistungsempfänger muss die Echtheit und Integrität der Daten gewährleisten. Bei im EDI-System erteilten Rechnungen müssen der leistende Unternehmer und der Leistungsempfänger über eine Sammelliste verfügen, die die erteilten bzw. empfangenen Rechnungen...mehr

Elektronische Rechnungen können mit Hilfe einer fortschrittlichen elektronischen Signatur, eines Zeitstempels oder eines elektronischen Datenaustauschsystems ausgestellt werden. Die Begriffe "fortgeschrittene elektronische Signatur" und "Zeitstempel" werden in dem Gesetz Nr. XXXV von 2001 definiert.mehr

Die Rechnungen sind innerhalb des Gebietes der Europäischen Gemeinschaft aufzubewahren. Jeder Steuerpflichtige muss Auskunft geben darüber, wo genau er seine Rechnungen (und sonstigen Dokumente) aufbewahrt. Diese Vorschrift ist immer anzuwenden (für elektronische Rechnungen und solche in Papierform gleichermaßen, ob sie im Inland oder einem anderen Mitgliedstaat aufbewahrt w...mehr

Die Pflichten zur Rechnungsstellung werden in Art. 106-108 des Mehrwertsteuergesetzes vom 11.3.März 2004 (Gesetzblatt Nr. 54, Pos. 535 mit Änderungen) sowie in § 9-27 der Verordnung des Finanzministers vom 25.5.2005 über die Rückerstattung der Steuer an bestimmte Steuerzahler, die Steuerrückerstattung im Rahmen eines Vorschusses, die Ausstellung von Rechnungen, die Art ihrer...mehr

Seit 1.1.2018 mussten alle Unternehmer (und nicht wie vorher lediglich Groß- und Mittelgroßunternehmen) ihre Erklärungen elektronisch abgeben. Es waren sichere elektronische Signaturen, elektronische Datenaustauschsysteme (EDI) und sonstige durch die IT-Abteilung des Finanzministeriums genehmigte elektronische Systeme erforderlich. Die MwSt-Erklärungen konnten entweder elekt...mehr

Wenn man diese unterschiedlichen Ausprägungen der Rechnungseingangsportale in Deutschland betrachtet, ist das Projekt "E-Rechnung" des IT-Planungsrates zu begrüßen. Der IT-Planungsrat, das zentrale politische Steuerungsgremium für die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung in Deutschland, hat mit Beschluss 2024/07 den Bund beauftragt, eine befristete Projektgruppe "Kons...mehr

Im öffentlichen Auftragswesen sind elektronische Rechnungen schon länger verpflichtend. Gerade im kommunalen Bereich gelten hier aber je nach Bundesland unterschiedliche Regelungen. Durch das Wachstumschancengesetz und § 2b UStG kommen jetzt neue Herausforderungen in Sachen E-Rechnung auf die Kommunen zu. Nachfolgend ein Überblick.mehr

Mit der Definition des zu nutzenden elektronischen Rechnungsformates nach § 14 Abs. 1, Satz 8 Nr. 1 UStG, welches auf die EU-Richtlinie 2014/55/EU verweist, entsprechen die strukturierten E-Rechnungen i. S. des UStG auch den Anforderungen, die die öffentlichen Auftraggeber wie Kommunen und kommunale Einrichtungen an die E-Rechnung stellen. Das bedeutet, dass grundsätzlich al...mehr

Zusammenfassung Im öffentlichen Auftragswesen sind elektronische Rechnungen schon länger verpflichtend. Gerade im kommunalen Bereich gelten hier aber je nach Bundesland unterschiedliche Regelungen. Durch das Wachstumschancengesetz und § 2b UStG kommen jetzt neue Herausforderungen in Sachen E-Rechnung auf die Kommunen zu. Nachfolgend ein Überblick. 1 Hintergrund Spätestens mit d...mehr

Der Empfang von strukturierten E-Rechnungen ist bei Kommunen und kommunalen Einrichtungen grundsätzlich sichergestellt. Das Wachstumschancengesetz stellt somit hinsichtlich des Empfangs von strukturierten E-Rechnungen keine neue Herausforderung dar, da mit der Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen bereits d...mehr

Zusätzlich zu den bereits dargestellten Annahme- und Lieferantenverpflichtungen im öffentlichen Bereich, kommen mit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes vom 27.3.2024 und der darin enthaltenen, obligatorischen Verwendung einer elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen (inländische B2B-Verpflichtung) weitere Vorgaben auf Kommunen und da...mehr

Spätestens mit der Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU des europäischen Parlaments und des Rates v. 16.4.2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen hat auch die E-Rechnung Einzug ins kommunale Umfeld gehalten. Der für die Umsetzung in Deutschland grundsätzlich maßgebliche E-Rechnungs-Standard, die XRechnung , andere EN16931-konforme E-Rechnung...mehr

Eine Sendeverpflichtung für öffentliche Auftraggeber und somit auch Kommunen und kommunale Einrichtungen ergibt sich nur für den fiskalischen Bereich bei einer umsatzsteuerrelevanten Leistung an Unternehmen. Öffentlich-rechtliche Abgaben, wie z. B. Gebühren, Bußgelder, Zölle, Beiträge oder auch Steuern unterfallen der Abgabenordnung und entsprechenden Satzungen und unterliege...mehr

Schaut man auf die föderale Struktur und damit auf die einzelnen Bundesländer, gleicht die Situation einem Flickenteppich. Bei der Annahmeverpflichtung muss zum Teil zusätzlich, je nach Bundesland, zwischen den Schwellenwerten (oberschwellig und unterschwellig) nach § 106 GWB differenziert werden. Eine Annahmeverpflichtung von E-Rechnungen i. S. der EU-Richtlinie 2014/55/EU ...mehr

Regelung allgemein (gesetzliche Grundlage): BERG und E-RechVO Berlin Annahmeverpflichtung (Kommunen): Keine Regelung notwendig, da Stadtstaat Portal: Nachnutzung der OZG-RE (= "Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform" des Bundes) Zugangskanäle Portal: E-Mail, Peppol, DE-Mail, Webservice und Webupload Ausnahmen oder Wertgrenzen: keine Lieferantenverpflichtung: Kein...mehr

Regelung allgemein (gesetzliche Grundlage): § 4 Abs. 2 BremEGovG und ERechVO Bremen Annahmeverpflichtung (Kommunen): Annahmeverpflichtung im oberschwelligen und unterschwelligen Bereich Portal: Landes-E-Rechnungsportal Bremen kann von beiden Kommunen nachgenutzt werden Zugangskanäle Portal: E-Mail, Peppol, DE-Mail, Webservice und Webupload Ausnahmen oder Wertgrenzen: Ausnahme fü...mehr

Regelung allgemein (gesetzliche Grundlage): § 5 Abs. 2 HEGovG i. V. m. E-Rech-VO Hessen Annahmeverpflichtung (Kommunen): Annahmeverpflichtung im oberschwelligen und unterschwelligen Bereich Portal: kein zentrales landesweites Portal vorhanden, die Kommunen stellen den Empfang eigenverantwortlich sicher Zugangskanäle Portal: entfällt Ausnahmen oder Wertgrenzen: Ausnahme bei unzum...mehr

Regelung allgemein (gesetzliche Grundlage): § 6 Abs. 3 ff. NDIG und NERechVO Annahmeverpflichtung (Kommunen): Annahmeverpflichtung im oberschwelligen und unterschwelligen Bereich, Rechnungsannahme mindestens per E-Mail oder Webupload Portal: Landes-E-Rechnungsportal Niedersachen kann von beiden Kommunen nachgenutzt werden Zugangskanäle Portal: E-Mail, Peppol, Webservice und Web...mehr

Regelung allgemein (gesetzliche Grundlage): § 10a Abs. 3 E-GovG SL und ERechVO SL Annahmeverpflichtung (Kommunen): Annahmeverpflichtung im oberschwelligen und unterschwelligen Bereich Portal: Landes-E-Rechnungsportal Saarland kann von den Kommunen nachgenutzt werden Zugangskanäle Portal: E-Mail, Peppol, Webservice und Webupload Ausnahmen oder Wertgrenzen: Ausnahme für geheimhalt...mehr

Regelung allgemein (gesetzliche Grundlage): ERechGRP und RechVORP Annahmeverpflichtung (Kommunen): Annahmeverpflichtung im oberschwelligen und unterschwelligen Bereich Portal: Landes-E-Rechnungsportal RLP kann von beiden Kommunen nachgenutzt werden Zugangskanäle Portal: E-Mail, Peppol, Webservice und Webupload Ausnahmen oder Wertgrenzen: Ausnahme für geheimhaltungsbedürftig Rech...mehr

Regelung allgemein (gesetzliche Grundlage): ERG LSA und ERechVO LSA Annahmeverpflichtung (Kommunen): Annahmeverpflichtung im oberschwelligen und unterschwelligen Bereich Portal: Landes-E-Rechnungsportal Sachsen-Anhalt kann von den Kommunen nachgenutzt werden Zugangskanäle Portal: E-Mail, DE-Mail, Peppol, Webservice und Webupload Ausnahmen oder Wertgrenzen: Ausnahme für geheimhal...mehr

Regelung allgemein (gesetzliche Grundlage): Art. 18 Abs. 2 BayDiG i. V. m. § 8 BayDiV Annahmeverpflichtung (Kommunen): Annahmeverpflichtung im oberschwelligen und unterschwelligen Bereich Portal: kein zentrales landesweites Portal vorhanden, die Kommunen stellen den Empfang eigenverantwortlich sicher Zugangskanäle Portal: entfällt Ausnahmen oder Wertgrenzen: Wertgrenze 1.000 EUR...mehr

Regelung allgemein (gesetzliche Grundlage): § 5 Abs. 2 BbgEGovG und BbgERechV Annahmeverpflichtung (Kommunen): Annahmeverpflichtung im oberschwelligen und ab dem 1.1.2025 im unterschwelligen Bereich Portal: Nachnutzung der OZG-RE Zugangskanäle Portal: E-Mail, Peppol, DE-Mail, Webservice und Webupload Ausnahmen oder Wertgrenzen: Ausnahme für geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdate...mehr

Regelung allgemein (gesetzliche Grundlage): HmbERechG und HmbERechVO Annahmeverpflichtung (Kommunen): Keine Regelung notwendig, da Stadtstaat Portal: Zentraler E-Rechnungseingang Hamburg Zugangskanäle Portal: E-Mail, Peppol, DE-Mail, Webservice und Webupload Ausnahmen oder Wertgrenzen: Ausnahme für Bar- und Sofortzahlungen, bei unzumutbarer Härte, geheimhaltungsbedürftige Rechnu...mehr