Fachbeiträge & Kommentare zu Kanzlei

Klare Zielstellungen sowie Marketing-Maßnahmen, welche die 5 strategischen Kräfte berücksichtigen, helfen Kanzleien dabei, erfolgreicher, rentabler und vor allem bez. des Faktors Zeit effizienter zu agieren. Davon profitieren Inhaber, Mitarbeiter und Mandant. [1] Ziele… ... sind klare Aussagen darüber, was man erreichen will. ... sind auf alle Zeitebenen bezogen (10-30 Jahre [Vi...mehr

Die skizzierten Veränderungen im Steuerberatungsmarkt erfordern eine Entwicklung und Diversifizierung der Dienstleistungen der Steuerkanzlei in den einzelnen strategischen Geschäftsfeldern. Etwas praktischer ausgedrückt geht es dabei um die Frage, was tut die Kanzlei für wen (welche Mandantengruppen) wie (auf welche Art und Weise). Es geht dabei auch um eine genaue Betrachtu...mehr

Eine klare Gestaltung der Honorare durch Honorarmodelle und durch die Strukturierung Ihrer Dienstleistungsangebote wird Ihnen das Marketing und damit auch die Neumandantenakquise vereinfachen. In der Umsetzung kommt es auf Details an, wie z. B.: Dienstleistungsgestaltung: Welche Buchungen nehmen Sie schon in der laufenden FiBu vor und welche nicht? Welche Art von Kommunikation...mehr

Die klare Darstellung der Kanzlei-Dienstleistungen ist auch die Voraussetzung dafür, Mandanten ihre Rolle beim Erstellungsprozess zu verdeutlichen und Optionen zur Zusammenarbeit anzubieten – z. B. bei der Belegübermittlung zur Finanzbuchhaltung von "Schuhkarton bis komplette digitale Erfassung durch Mandanten." Selbstredend sind solche unterschiedlichen Optionen der Zusamme...mehr

Marketing bedeutet, aus Empfängersicht nutzenorientiert sowie permanent darüber zu kommunizieren, was man tut. Das gilt gleichermaßen für vorhandene wie für potenzielle Mandanten und alle, die die Kanzlei schon aktiv empfehlen oder das potenziell tun könnten – unabhängig davon, ob sie schon Mandant sind (sog. Empfehler). Für freie Berufe gibt es von C. J. Hayden den praxiserp...mehr

Mit Ihrem schriftlichen Plan haben Sie eine Basis geschaffen, Ihre Marketing-Aktivitäten von Mal zu Mal zu verbessern – indem Sie auf die Planung des Vorjahres blicken und beurteilen, welche Maßnahmen sich nicht ausgezahlt haben und daher angepasst werden sollten. Sie bauen echte Marketing-Intelligenz in Ihrer Kanzlei auf: Sie, Ihre Partner und Ihre Mitarbeiter werden mit de...mehr

Durch das Selbstmanagement auf der persönlichen Ebene der Kanzleileitung ist die Basis gelegt, dass auch Werte und Ziele für die Kanzlei als Organisation (weiter-)entwickelt werden können. Für diese wichtigste Führungsaufgabe wird im Folgenden das praxisorientierte Instrumentarium vorgestellt, das Sie für Ihre Kanzlei in der vorgestellten oder abgewandelter Form anwenden kön...mehr

Es gibt ganz viele individuelle Möglichkeiten für attraktives und effektives Marketing. Die strategischen Kanzlei-Ressourcen lassen sich überwiegend langfristig rentabel entwickeln. Langfristige Ziele helfen Ihrer Kanzlei, auch kurzfristig unternehmerisch effektiv zu agieren, da Sie durch Ihre (Marketing-)Maßnahmen dann nicht ständig die Richtung wechseln und Ihre Ressourcen...mehr

Ganz nach dem Motto: "Keine Fibu ohne Belege!" Denn Mandanten bringen Informationen mit ein, die zur Beurteilung der steuerlichen Belange relevant sind. Sie sind demnach Teil der Dienstleistungserstellung. Dadurch, und das ist vielleicht eine überraschende Perspektive, werden sie gewissermaßen zu "Mitarbeitern" der Kanzlei. Es ist eine Frage der Professionalität der Kanzlei, ...mehr

Die Broschüre Steuerberatung 2020 (S. 46 ff.) zeigt Veränderungsnotwendigkeiten und -möglichkeiten sowie strategische Handlungsfelder für Steuerkanzleien auf. Praktikable Vorschläge für die Zusammensetzung und Entwicklung strategischer Geschäftsfelder in verschiedenen Dienstleistungsportfolios von 6 Kanzleikandidaten werden entwickelt: Traditionelle Einzelkanzlei Fortschrittli...mehr

Die strategische Positionierung eines Geschäftsfelds beantwortet die Frage, auf welche Ziele die beschränkten Ressourcen (Zeit und Geld) im jeweiligen Geschäftsfeld fokussiert werden sollen. Vor allem aber, mit welchen Dienstleistungen für welche Zielgruppen in welchem Wettbewerbsumfeld das Geschäftsfeld am Markt positioniert wird. Sie beantwortet die Frage, welcher Wert für...mehr

In der Praxis wird häufig der Fehler gemacht, dass Kanzleien Zielgruppen zu schnell wechseln oder zu wenige Maßnahmen je Zielgruppe durchführen. Zwar werden Steuerberater häufiger gewechselt als früher, aber bis eine Wechsel-Entscheidung tatsächlich getroffen wird, kann es Jahre dauern – erheblich länger als in anderen Branchen. Effizienz Ihrer Marketing-Anstrengungen sicher...mehr

Überblick Die Branche Steuerberatung sowie der gesamte Berufsstand sind von fundamentalen Umwälzungen geprägt, deren Auswirkungen sich erst erahnen lassen – die KI-Technologierevolution wirft ihre Schatten voraus. Die Corona-Krise hat Kanzleien die nötigen Anpassungen an die Zukunftfähigkeit wie unter einem Brennglas aufgezeigt. Insgesamt erfordert die Situation für die meis...mehr

Wenn Sie eine detaillierte Bestandsaufnahme Ihrer Dienstleistungen vornehmen, werden Sie feststellen, dass Grund- und Zusatzleistungen bzw. die Pakete jeweils einen erheblichen Umfang haben. Wenn Sie eine Übersicht für Ihre Kanzlei definieren, arbeiten Sie zunächst an der internen Voraussetzung für hohe Qualität der Dienstleistung. Denn Sie schaffen eine Sollvorstellung, ein...mehr

Wenn Sie schon einmal einen Mandantenabend in der Kanzlei veranstaltet haben, dann wissen Sie, wie viel Arbeit die Vorbereitung, Einladung und Durchführung selbst eines einfachen Events mit 45 Minuten Fachnews, Jazz-Band und gutem Catering macht – zumal Sie Ihre Mitarbeiter gut einweisen sollten, sich unter die Mandanten und Geschäftspartner, die Ihre Mandanten mitgebracht h...mehr

Steuerkanzleien sind auf Steuer- und Rechnungswesen bezogene "Problemlöser". Mit "Wissen" ist vor allem die Fähigkeit der Kanzlei gemeint, Steuer- und Rechnungswesen-Probleme für die Mandanten zu lösen. Wissen erfordert die Kenntnisse und Fähigkeiten des gesamten Kanzleiteams. Es ist immer personengebunden. Kenntnisse wiederum sind Fachmethoden und Wissen über Mandanten(-Pro...mehr

Mandanten wünschen sich gute Erreichbarkeit, ein angenehmes Kommunikationsklima, fachlich einwandfreie Arbeit und Steuerersparnis – doch vor allem: keine Überraschungen bei den Rechnungen. Die Praxis in vielen Kanzleien sieht immer noch so aus, dass Mandanten erst mit der Rechnung im Briefkasten erfahren, was die Leistungen bei ihrem Steuerberater kosten. Das geht besser: Die...mehr

Egal, ob Sie nach Vergütungsverordnung, Stundensatz, Buchungszeilen oder fixen Preisen je Mandantengruppe (z. B. nach Größe des Unternehmens oder Gegenstandswert) verrechnen: Das Wichtigste für Ihre Mandanten ist, dass sie im Vorhinein Klarheit darüber haben, was sie in Ihre Dienstleistungen investieren. Das ist nur verständlich, denn auch Sie selbst wissen gern im Vorhinein...mehr

Überblick Die Entwicklung der letzten Jahre zeigt, dass Veränderungen und unerwartete Krisen "das neue Normal" bestimmen. Dadurch sind auch Steuerkanzleien veranlasst, ihre Dienstleistungen zu überdenken und weiterzuentwickeln. Das können digitalere Dienstleistungsangebote und fachliche neue Beratungsangebote für Mandantenunternehmen sein, oder auch künftig Beratung unterstü...mehr

Der Vorteil der Aufstellung des Dienstleistungsportfolios mit unterschiedlichen strategischen Geschäftsfeldern besteht darin, dass Sie die Marktsituation unterschiedlich ausnutzen und z. B. in den Geschäftsfeldern aktiv Marketing betreiben, in denen keine Wettbewerber unterwegs sind und Sie Wettbewerb vorfinden, vielleicht eher auf interne Qualität und persönliche Empfehlung...mehr

Die Positionierung bezeichnet das gezielte, planmäßige Schaffen und Herausstellen von Stärken und Qualitäten, durch die sich Geschäftsfelder klar und positiv vom Wettbewerb unterscheiden. Sie ist Kern der Marketing-Kommunikation sowie der Dienstleistungsentwicklung der Kanzlei. In der Praxis wird überwiegend mit der Idee eines "kontinuierlichen Verbesserungsprozesses" an der...mehr

Die meisten Neumandate in Steuerkanzleien kommen über Empfehlungen, weil Vertrauen am effektivsten persönlich übertragen wird. Es ist wichtig, dass Sie Know-how, Lösungskompetenz und konkrete Ausgestaltung Ihrer Dienstleistungen an ganz spezifischen Mandantenbedürfnissen orientieren. Diese unterscheiden sich je nach Personengruppe (Zielgruppe) durchaus erheblich. Strategisch...mehr

Im ersten Schritt sollten Sie sich mit Arbeits- und Qualitätsstandards der Kanzlei auseinandersetzen. Hier sollte absolute Klarheit im gesamten Team darüber herrschen, welche Dienstleistungen mit welchen Standards, Tools und Arbeitsvorlagen zu erbringen sind. Und zwar für die Standarddienstleistungen Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Jahresabschluss, betriebliche und priva...mehr

Überblick Wie nie zuvor besteht für die Steuerberatungsbranche der von außen getriebene Zwang, die Dienstleistungen in Steuerkanzleien hinsichtlich der Anforderungen von Mandantenbedürfnissen und der Positionierung gegenüber externen Wettbewerbern fortzuentwickeln. Gerade die Corona-Krise zeigte, dass sich einerseits auf die wichtigsten Dinge fokussiert, andererseits flexibe...mehr

Sie sollten generell immer vorbereitet sein. Sie können dies durch eine klare und transparente Dienstleistungs- und Honorarpolitik innerhalb der Kanzlei erreichen, wofür der Dienstleistungskatalog und die Beschreibung der Leistungsprozesse im Rahmen Ihres Qualitätsmanagementsystems (QMS) die Grundlagen bilden. D. h., Sie und Ihre Mitarbeiter haben so eine positive Einstellun...mehr

Prinzipiell funktionieren Anzeigen für Steuerkanzleien nicht – Ausnahmen bestätigen aber die Regel. Regelmäßig im lokalen Anzeigenblatt zu erscheinen, sichert manchen Kanzleien in mittelgroßen Städten allgemeine Bekanntheit. Jährlich die größte Anzeige in den Gelben Seiten einer Großstadt zu haben, bringt einer anderen Kanzlei jährlich 3-4 Unternehmermandate. Unter "Werbung ...mehr

Die Marketing-Aktivitäten lassen sich aus den 5 strategischen Kräften ableiten[1] Ansatzpunkte aus "Wissen und Lösungskompetenz" Publizieren Sie für Ihre (Ziel-)Mandanten relevante Fachartikel. Pflegen Sie regelmäßig Internet-Blogs oder versenden Sie Newsletter. Bieten Sie Workshops und Seminare für (potenzielle) Mandanten in kleinem Kreis an. Sorgen Sie dafür, dass bei der Suche...mehr

Fixieren Sie Ihre Marketingpläne und -strategien schriftlich und werten Sie diese im Team nach der Umsetzung aus. Ihr Marketingplan ist für Sie ein Führungsinstrument, mit dem Sie (persönlich) interne und externe Partner und Ihr Team über Ziele und geplante Marketing-Aktivitäten informieren. Im Idealfall binden Sie Ihre Mitarbeiter schon vorab bei der Ideenfindung für Maßnah...mehr

Die Herausforderungen für Steuerkanzleien sind so grundsätzlicher Natur, dass sie auf der Ebene der Führung und nicht des Managements angegangen werden müssen. Doch was bedeutet Führung eigentlich? Im Kern ist Führung nichts weiter als die Menge der Fähigkeiten und Eigenschaften, andere dazu zu bringen, jemandem zu folgen. Führungspersönlichkeiten haben die Eigenschaft, ihr T...mehr

Die fachlichen Anforderungen an Steuerkanzleien und ihr Personal sind nicht nur ungebrochen hoch, sondern mit steigender Komplexität des Steuerrechts und der Rechtsprechung sind allein diese fachlichen Fragen für eine einzelne Person nicht mehr zu bewältigen. Viele Kanzleien spüren schon seit Jahren, dass das Modell Einzelkanzlei nicht mehr der unternehmerische Standard für ...mehr

Welche Dienstleistungen grundsätzlich erbracht werden, sollte schriftlich festgehalten werden, z. B. in einem Dienstleistungskatalog. Dieser ist vorrangig interne Arbeitsgrundlage und kann das persönliche Gespräch mit Mandanten gut unterstützen. Der Dienstleistungskatalog bzw. andere Dienstleistungsbeschreibungen sind die Basis für Qualitätsmanagement und Marketing. Zusammen...mehr

Bei der Erarbeitung strategischer Geschäftsfelder ist es wichtig, die Balance zwischen pragmatischer und schneller Entwicklung sowie zwischen ausreichender Informationssammlung und Analyse zu halten. Bei zu wenig Recherche, Analyse und kreativem Freiraum für Überlegungen kommen Sie möglicherweise auf zu wenig weiterführende Ansätze und Ideen. Letztlich ist das der größte Sto...mehr

Sind die Dienstleistungsprozesse erst einmal mit dem Kanzleiteam entwickelt und mittels persönlicher Kommunikation unter Zuhilfenahme eines schriftlichen Dienstleistungskatalogs oder anderweitiger schriftlicher Dokumentation (z. B. individuelles Angebotsanschreiben, jährliche Leistungs- und Honoraranpassung) mit den Mandanten geklärt, ist der erste Schritt der inhaltlichen F...mehr

Eine intensive Zusammenarbeit mit Mandanten ist für die meisten Steuerberatungsdienstleistungen notwendig. Für Effektivität im gemeinsamen Arbeitsprozess besteht die zentrale Herausforderung darin, Informationen, Unterlagen und konkrete Wünsche der Mandanten auch rechtzeitig für die Bearbeitung nutzbar zu machen. Die Beziehungskompetenz Ihres Kontaktpersonals ist dafür der S...mehr

Wenn Sie als Fachexperte o. Ä. dazu eingeladen werden, einen Vortrag oder Workshop auszurichten, ist das für Sie die effektivste Form des Netzwerkens. Auch mit eigenen Einladungen ein Publikum zu aktivieren ist ein Weg – dessen Vorbereitung in Zeitvorlauf und Aufwand allerdings nicht zu unterschätzen ist. Wenn Sie kein geübter Redner sind, können Sie auch als "Zeremonienmeis...mehr

Über ein Netzwerk von persönlichen Kontakten kommen Sie potenziell nicht nur an neue Mandanten, sondern auch an neue Ideen, Informationen, andere Perspektiven oder Bausteine für Ihr Marketing. Erfolgreiches Networking beinhaltet auch gegenseitige Empfehlungen – Einbahnstraßen funktionieren selten. Viele Steuerkanzleien haben in Rechtsanwälten und – meist branchenspezialisier...mehr

Aufsätze, Kolumnen oder Blogs zu schreiben, ist besonders geeignet, um fachliche Glaubwürdigkeit in Ihrem Spezialgebiet aufzubauen, die Sie anders nicht bekommen würden. Die Königsdisziplin ist die Veröffentlichung eines eigenen Buchs. Sie können natürlich viel kleiner anfangen und für Blogs oder Newsletter von Netzwerk- oder Kooperationspartnern schreiben. Außerdem können S...mehr

Diese Strategie beinhaltet persönlichen Eins-zu-eins-Kontakt mit potenziellen Mandanten – oder bestehenden Mandanten, denen Sie Zusatzleistungen anbieten wollen. Das können persönliche Gespräche, Telefonate oder individuelle Schreiben sein. Der Kontakt muss persönlich sein und auf Interessen und aktuelle Bedürfnisse Ihrer Zielperson bezogen sein. Entscheidend ist, dass Sie d...mehr

Man könnte meinen, dass Steuerkanzleien als freiberufliche Organisationen – wie Arztpraxen – sich relativ wenig Gedanken über die Steuerung des Tagesgeschäfts machen müssen. Getreu dem Motto "unsere Fachkompetenz und qualitätsvolle Arbeit sorgt für reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts" werden in der Praxis eher betriebswirtschaftliche oder Managementansätze der operativen...mehr

Zusammenfassung Überblick Steuerberatung ist ein Hochleistungssport und erfordert neben einem eingespielten System auch ein Team, das nach klaren Regeln spielt. Die Kanzleiführung nimmt dabei idealer Weise die Rolle des Coaches ein, denn es gibt viele Varianten von sinnvollen Spielregeln für die effektive Organisation und Steuerung des Tagesgeschäfts in der Kanzlei. Unabhängi...mehr

Damit die operative Steuerung Ihrer Kanzlei auf Basis der vorgestellten Methoden funktioniert, müssen Sie unbedingt 3 wichtige Voraussetzungen erfüllen: Mitarbeiter sowie alle Führungskräfte müssen konsequent täglich eine systematische und logisch abgestimmte einheitliche Zeiterfassung durchführen. Die Rollen und Verantwortungen aller Personen in der Kanzlei müssen klar defini...mehr

Es gibt viele Kennzahlen und Messgrößen, die sich grundsätzlich für die Steuerung Ihrer Kanzlei eignen. Da kleine und mittlere Kanzleien üblicherweise keine Stabstellen für Controlling haben, verlieren sich Führungskräfte leicht in zu vielen Details von Zahlen, Daten und Fakten. Beherzigen Sie deshalb, dass Sie vor allen Dingen die Dinge messen sollten, die Sie erreichen woll...mehr

Überblick Steuerberatung ist ein Hochleistungssport und erfordert neben einem eingespielten System auch ein Team, das nach klaren Regeln spielt. Die Kanzleiführung nimmt dabei idealer Weise die Rolle des Coaches ein, denn es gibt viele Varianten von sinnvollen Spielregeln für die effektive Organisation und Steuerung des Tagesgeschäfts in der Kanzlei. Unabhängig von akuten Kr...mehr

Konkret werden die 4 Stolperfallen der Umsetzung mit der Auftrags- und Kapazitätsplanung vermieden, indem jährliche übergeordnete Kanzleiziele – Umsatz – auf die Arbeitskapazität der einzelnen Personen der Kanzlei in dem Jahr heruntergebrochen werden. Werden zudem die mit den Kapazitäten verbundenen Kosten sowie mit den Aufträgen verbundenen Umsätze berücksichtigt, erhält ma...mehr

Das operative Controlling Ihrer Kanzlei soll dem gesamten Team auch bei hohen Qualitätsanforderungen und Termindruck eine klare Orientierung über Ziele und Zielerreichung vermitteln. Das operative Controlling hat üblicherweise Liquidität und Gewinn der Kanzlei im Zielfokus und soll den Abgleich von Arbeitskapazitäten und -ergebnissen mit Anforderungen von Mandanten steuern. Ko...mehr

Eine Dreierbeziehung birgt meist etliche Gefahren und Stolperfallen – so auch für die Arbeit in der Steuerkanzlei. Und letztlich ist die Arbeit der Kanzlei für Mandanten, die häufig durch die Auftragsklärung seitens der Kanzleileitung initiiert wird, und dann durch Mitarbeiter für Mandanten abgearbeitet wird, eine solche Dreierbeziehung. Es gilt also auch als Grundlage für d...mehr

Prinzipiell ist in Steuerkanzleien klar, was täglich zu tun ist. Die Abgabetermine der Finanzverwaltung setzen einen klaren äußeren Rahmen für die Arbeit in der Kanzlei. Dieser ist jedoch weiter zu konkretisieren – insbesondere in Bezug auf spezifische Bedürfnisse (z. B. Arbeitsmodalitäten, Termine und Fristen unabhängig von gesetzlichen Vorgaben, oder auch akute und unvorhe...mehr

Im Weiteren werden die Informationen bezüglich der Aufträge, der Umsätze sowie der Kosten ergänzt, um aus der reinen Kapazitätsplanung eine mehrstufige Deckungsbeitragsrechnung zu erstellen. Schritt 3: Zuordnung Kosten pro Team (Kostenstellen) Kostenstellen können üblicherweise Teams sein, die entweder für die Bearbeitung von Aufträgen von bestimmten Mandantengruppen verantwor...mehr

In den meisten Kanzleien ist es noch nicht üblich, dass Mitarbeiter eine klare Verantwortung für konkrete Umsatzziele haben. Meist werden sie auch aus betriebswirtschaftlichen Überlegungen hinsichtlich der Steigerung des Deckungsbeitrags oder der Steigerung des Umsatzes je abrechenbarer Stunde außen vor gelassen. Im Sinne der Vermeidung der 4 Stolperfallen in der Umsetzung is...mehr

Nur wer gut führt, kann langfristig immer wieder den täglichen Kampf für sich entscheiden, ausreichend Aufgaben zu delegieren. Führen heißt, die Fähigkeit zu besitzen, dass andere Menschen einem folgen. Nur wer sich selbst gut führt, kann auch andere führen – es ist also ein gewisses Maß an Selbstmanagement Voraussetzung dafür, dass Sie auch Ihr Personal gut führen können. D...mehr