Fachbeiträge & Kommentare zu Lohnabrechnung

Mit dem Ausstellen einer Unbedenklichkeitsbescheinigung dokumentiert die Einzugsstelle (Krankenkasse oder Minijob-Zentrale) insbesondere, dass der Arbeitgeber seiner Pflicht zur Beitragsabführung ordnungsgemäß nachkommt. Dazu sind die Verhältnisse zum Zeitpunkt der Ausstellung der Bescheinigung und für einen Zeitraum von in der Regel 6 Monaten zuvor maßgebend. Bislang wurde d...mehr

Arbeitgeber haben vom 1.1.2024 an im Rahmen des allgemeinen elektronischen Meldeverfahrens den Beginn und das Ende der Elternzeit von krankenversicherungspflichtigen und freiwillig versicherten Arbeitnehmern der zuständigen Krankenkasse zu melden, damit diese das betreffende Versicherungsverhältnis prüfen und feststellen kann.[1] Eine Meldepflicht besteht nur für gesetzlich ...mehr

Bahn.bonus ist das Prämienprogramm für Bahnfahrten mit der BahnCard der Deutschen Bahn. Für jede mit der BahnCard durchgeführte Zugfahrt werden dem BahnCard-Inhaber auf sein persönliches Kundenkonto Punkte gutgeschrieben. Ab einer bestimmten Punktezahl können die gesammelten Bonuspunkte in Sachprämien umgewandelt werden. Eine Umwandlung der Prämienpunkte ist beispielsweise i...mehr

Vom Arbeitgeber getragene Studiengebühren rechnen als Leistung im ganz überwiegend betrieblichen Interesse nicht zum Arbeitslohn, wenn die Ausbildung Gegenstand des Dienstverhältnisses ist (sog. Ausbildungsdienstverhältnis). Steuerrechtlich liegt kein Vorteil mit Arbeitslohncharakter vor. Ein überwiegend eigenbetriebliches Interesse des Arbeitgebers wird auch unterstellt, wen...mehr

Das bekannteste Prämienprogramm zur Kundenbindung ist das Vielflieger-Programm "Miles & More" der Lufthansa. Aber auch viele andere Fluggesellschaften nutzen inzwischen vergleichbare Prämienmodelle. Der Wert der Prämie richtet sich hierbei im Wesentlichen nach der Anzahl der zurückgelegten Flugkilometer. Die Bonuspunkte werden auch Fluggästen gutgeschrieben, die im Auftrag u...mehr

Die GKV-Monatsmeldung ist erst nach Aufforderung durch die Einzugsstelle von den Arbeitgebern abzugeben. Anhand der GKV-Monatsmeldungen ist es möglich, bei mehrfachbeschäftigten Arbeitnehmern mit einem Gesamtentgelt über der Beitragsbemessungsgrenze der Krankenversicherung, einen zutreffenden Ausgangswert zur Beitragsberechnung zu ermitteln. Beitragskorrekturen werden infolg...mehr

"BahnBonus" ist das Prämienprogramm für Bahnfahrten mit der BahnCard. Für jede mit der BahnCard durchgeführte Zugfahrt werden dem BahnCard-Inhaber auf sein persönliches Kundenkonto Punkte gutgeschrieben, die ab einer bestimmten Punktezahl in Prämien eingetauscht werden können, z. B. für Freifahrten, Genussscheine für das Bord-Restaurant oder First-Class-Upgrades. Da die auf ...mehr

Erhält der Arbeitnehmer durch den Arbeitgeber oder einen Dritten Freifahrten und Freiflüge, richtet sich die steuerliche Behandlung des daraus entstehenden Vorteils danach, aus welchem Anlass dem Arbeitnehmer die kostenlose Beförderungsmöglichkeit (z. B. durch Firmenfahrzeug, Firmenflugzeug, Fahrkarte oder Flugticket) zur Verfügung gestellt wird. Im Einzelnen gelten folgende...mehr

Der Fall Ein Arbeitnehmer erhielt von seinem Arbeitgeber ein Bruttomonatsgehalt von zuletzt 5.477,60 EUR. Es wurde ihm daneben ein Dienstwagen zur privaten Nutzung überlassen. Der geldwerte Vorteil dieser Nutzungsmöglichkeit wurde auf der Entgeltabrechnung unter Anwendung der sogenannten "1 %-Regelung" gemäß § 8 Abs. 2 Satz 2 i. V. m. § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG, mit einem B...mehr

Verstirbt der Beschäftigte, so endet das Arbeitsverhältnis mit Tod des Beschäftigten. Das bis zum Sterbetag zustehende Entgelt (Tabellenentgelt, Zulagen, Zeitzuschläge) ist abzurechnen. Zum Entgelt für die weiteren Tage des Sterbemonats siehe Ziffer 2 Sterbegeld. Anteiliges Entgelt für den Sterbemonat Es besteht Anspruch auf Entgelt bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses....mehr

Nachzahlungen von laufendem Arbeitslohn, die sich ausschließlich auf Lohnzahlungszeiträume beziehen, die im Kalenderjahr der Zahlung enden, sind laufender Arbeitslohn. Für die Berechnung der Lohnsteuer ist die Nachzahlung den Lohnabrechnungszeiträumen zuzurechnen, für die die Nachzahlung geleistet wird (R 39b.5 Abs. 4 Satz 1 LStR). Es erfolgt eine rückwirkende Änderung der L...mehr

Der Arbeitnehmer ist bei seiner Krankenkasse unter Angabe des Meldegrundes "30" (Ende einer versicherungspflichtigen Beschäftigung) im maschinellen Verfahren abzumelden. Die Abmeldung hat mit der nächsten folgenden Entgeltabrechnung, spätestens innerhalb von 6 Wochen nach Ende der Beschäftigung, zu erfolgen. Der Arbeitgeber hat den Beschäftigten einen Nachweis über die erfol...mehr

Die nicht ständigen Entgeltbestandteile (insbesondere Zeitzuschläge, Bereitschaftsdienst-, Rufbereitschaftsentgelte) sind im übernächsten Kalendermonat nach Ableistung fällig (§ 24 Abs. 1 TVöD/TV-L/TV-H). Es erfolgt also eine zeitversetzte Auszahlung. Praxis-Beispiel Zeitversetzte Auszahlung nicht ständiger Entgeltbestandteile Der Beschäftigte scheidet aufgrund einer ordentlic...mehr

Rz. 30 Der Bemessungszeitraum umfasst die letzten 3 abgerechneten Kalendermonate vor Beginn der Schutzfrist nach § 3 Abs. 1 MuSchG . Die Schutzfrist nach § 3 Abs. 1 MuSchG erstreckt sich auf die letzten 6 Wochen vor der Entbindung. Für die Bestimmung des Entbindungstages ist gem. § 3 Abs. 1 Satz 3 MuSchG das Zeugnis eines Arztes oder einer Hebamme bzw. eines Entbindungspflege...mehr

Freiwilligkeitsvorbehalte verhindern die Entstehung einer betrieblichen Übung. Sie können sowohl im Arbeitsvertrag als auch im Zusammenhang mit der jeweiligen Erbringung einer Leistung abgegeben werden.[1] Gegen Freiwilligkeitsvorbehalte bestehen auch nach dem Inkrafttreten der Schuldrechtsreform keine rechtlichen Bedenken.[2] Unzulässig ist ein Freiwilligkeitsvorbehalt nach d...mehr

Die Position "sonstige Verbindlichkeiten" ist ein Sammelposten, der alle Verbindlichkeiten zugeordnet werden, die nicht einem anderen Verbindlichkeitsposten zugeteilt werden können. Hierunter fallen beispielsweise Darlehen von Dritten (keine Kreditinstitute), erhaltene Anzahlungen, Lohnverbindlichkeiten und Verbindlichkeiten aus Steuern. Im Gegensatz zu den Verbindlichkeiten gege...mehr

Rz. 78 Den Nachlass zu erhalten und zu verwalten und dann bei Beendigung der Pflegschaft an den Erben herauszugeben, ist neben der Inbesitznahme ein weiterer Kernbereich der Tätigkeit des Nachlasspflegers. Dazu zählt es, Kosten zu vermeiden bzw. zu reduzieren. Bei absehbar längeren Pflegschaften wird es notwendig sein:mehr

Die umsatzsteuerliche Behandlung der Dienstwagenüberlassung bestimmt sich danach, ob es sich um eine entgeltliche oder eine unentgeltliche Leistung handelt.[1] Wird die private Nutzung arbeitsvertraglich festgelegt, ist umsatzsteuerlich von einer entgeltlichen Dienstwagenüberlassung auszugehen. Die private Nutzung stellt eine umsatzsteuerpflichtige sonstige Leistung dar.[2] ...mehr

Begriff Der Begriff "Dienstwagen" (oder auch Firmenwagen) bezeichnet die Überlassung eines PKW durch den Arbeitgeber an den Arbeitnehmer, um damit dienstlich veranlasste Fahrten zu unternehmen. Darf der Arbeitnehmer den Dienstwagen kostenlos oder verbilligt auch für Privatfahrten bzw. für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte nutzen, ist der darin liegende Vor...mehr

Für den geldwerten Vorteil der Dienstwagennutzung für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte hat der Arbeitgeber ein Besteuerungswahlrecht: Er kann die Lohnsteuer für diese steuerpflichtigen Sachbezüge anstatt nach den Lohnsteuerabzugsmerkmalen auch mit einem festen Pauschsteuersatz von 15 % erheben. Hinzu kommen die in den einzelnen Bundesländern unterschiedli...mehr

Nutzungsentgelte, die der Arbeitnehmer für die Überlassung eines Dienstwagens an seinen Arbeitgeber zahlt, mindern den geldwerten Vorteil sowohl bei der 1-%-Regelung als auch bei der Fahrtenbuchmethode.[1]. Übersteigt das Nutzungsentgelt den geldwerten Vorteil, führt dies weder zu negativem Arbeitslohn noch zu Werbungskosten beim Arbeitnehmer. Die Anrechnung von Nutzungsentg...mehr

Rz. 34 Der Bemessungszeitraum umfasst die letzten 3 abgerechneten Kalendermonate vor Beginn der Schutzfrist nach § 3 Abs. 1 MuSchG . Die Schutzfrist nach § 3 Abs. 1 MuSchG erstreckt sich auf die letzten 6 Wochen vor der Entbindung. Für die Bestimmung des Entbindungstages ist gem. § 3 Abs. 1 Satz 3 MuSchG das Zeugnis eines Arztes oder einer Hebamme bzw. Entbindungspflegers maß...mehr

Das Verfahren des Kurzarbeitergeldes beginnt zwar mit der Anzeige der Kurzarbeit, die Auszahlung erfordert aber zusätzlich einen eigenständigen Leistungsantrag. Dieser Antrag auf Kurzarbeitergeld bzw. Saison-Kurzarbeitergeld (sog. Abrechnungsliste) ist nachträglich für den jeweiligen Anspruchszeitraum (Kalendermonat) zu stellen. Er kann auf den amtlichen Vordrucken (Abrechnu...mehr

Rz. 78 Stand: EL 136 – ET: 11/2023 Der ArbG muss in Abstimmung mit dem ArbN für jedes Kalenderjahr oder bei Beginn der erstmaligen Überlassung eines betrieblichen Kfz zur Privatnutzung festlegen, ob der Nutzungswert pauschal (> Rz 20 ff) oder ausnahmsweise individuell (> Rz 38 ff) ermittelt werden soll. Dies ist für Privatfahrten und für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tä...mehr

Rz. 75 Stand: EL 136 – ET: 11/2023 Das KiG wird von der zuständigen Familienkasse ausgezahlt (§ 70 Abs 1 Satz 1 EStG). Auf Antrag eines Berechtigten erteilt sie eine Bescheinigung über das für ein Kalenderjahr ausgezahlte KiG (§ 68 Abs 3 EStG). Den Antrag kann auch ein nachrangig Berechtigter stellen (BFH 244, 416 = BStBl 2014 II, 783). Rz. 76 Festgesetztes KiG wird nur für di...mehr

Rz. 1 Stand: EL 136 – ET: 11/2023 Das Emirat Kuwait (Hauptstadt: Kuwait; Amtssprache: Arabisch) ist ein Staat in Vorderasien auf der arabischen Halbinsel mit Grenzen zum > Irak und zu > Saudi-Arabien sowie einer Küstenlinie am persischen Golf. Es gilt das DBA vom 18.05.1999 nebst Protokoll mit Zustimmungsgesetz vom 27.02.2000 (BGBl 2000 II, 390 = BStBl 2000 I, 439), das am 07....mehr

Rz. 1 Stand: EL 136 – ET: 11/2023 Zur Abgrenzung der Einkünfte aus selbständiger und nichtselbständiger Arbeit bei unbeschränkt steuerpflichtigen Künstlern und verwandten Berufen hat die FinVerw allgemeine Grundsätze aufgestellt und Einzelfragen behandelt (zuletzt BMF vom 05.10.1990, BStBl 1990 I, 638 = EStG-Kartei § 19 EStG 1.5 unter I); dort auch zur Lohnabrechnung nach ein...mehr

Bei einer ehrenamtlichen, nebenberuflichen Tätigkeit als Übungsleiter, Ausbilder, Erzieher o. Ä., Pfleger in einer inländischen gemeinnützigen, kirchlichen oder mildtätigen (karitativen) Einrichtung, Künstler bleiben von der hierfür gezahlten Vergütung insgesamt 3.000 EUR jährlich (bis 2020: 2.400 EUR) steuerfrei.[1] Der Betrag gilt auch, wenn gleichzeitig mehrere ehrenamtliche Tä...mehr

Für Barzuschüsse des Arbeitgebers zu den Aufwendungen des Arbeitnehmers für den Erwerb und die Nutzung von Ladevorrichtungen für E-Bikes, die zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden, gilt: Wird der geldwerte Vorteil pauschal mit 25 % lohnversteuert, bleibt er beitragsfrei in der Sozialversicherung. Wichtig Beitragsfreiheit nur bei tatsächlich durchgefü...mehr

Die Berechnung der Arbeitsentgelte muss durch korrekte Erfassung der Entgeltarten in den Lohnabrechnungsprogrammen sowie durch geeignete Aufzeichnungen – insbesondere Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitszeiten – nachvollziehbar sein.[1] Werden Arbeitnehmern üblicherweise Zuschläge für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit gewährt, so muss sichergestellt werden, dass diese ...mehr

Überblick Die Beiträge zur Sozialversicherung (Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil) werden vom beitragspflichtigen Bruttoarbeitsentgelt ermittelt. Der Arbeitgeberanteil stellt in der Buchhaltung "gesetzliche soziale Aufwendungen" dar. Der Arbeitnehmeranteil wird vom Arbeitgeber bei der Lohnabrechnung einbehalten. Dieser Beitrag informiert zu allen wichtigen Terminen und Beit...mehr

Die Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge erfolgt, bevor die Verbindlichkeiten im Rahmen der sozialen Sicherheit endgültig feststehen. Überwiesen werden die am fünftletzten Bankarbeitstag durch Schätzung ermittelten Beiträge. Differenzen, die nach erfolgter Lohnabrechnung zum Monatsende zu den tatsächlichen Verbindlichkeiten entstehen, werden im Folgemonat mit der neuen Sc...mehr

Die Beiträge zur Sozialversicherung werden grundsätzlich von Arbeitgeber und Arbeitnehmer gemeinsam getragen. Krankenversicherung: Arbeitnehmer und Arbeitgeber zahlen den Beitrag seit 2019 wieder zu gleichen Teilen: jeweils 7,3 % sowie die Hälfte des kassenindividuellen Zusatzbeitrags. Renten- und Arbeitslosenversicherung: i. d. R. je zur Hälfte vom Arbeitgeber und vom Arbeitn...mehr

Es klingt etwas befremdlich, doch es ist wahr: Die Entgeltabrechnung selbst ist für die Sachbearbeiter das geringste Problem. Hier gilt tatsächlich, was den Payrollern gerne insgesamt vorgeworfen wird: das Primat des richtigen Knopfes. Mit wenigen Klicks wird die Maschine angestoßen und führt auf Basis der vorgegebenen und gültigen Daten selbstständig die Brutto- und Nettobe...mehr

Die folgende Infografik bietet einen Überblick über die anfallenden Tätigkeiten in der Entgeltabrechnung: Infographicmehr

Die Abläufe im Bereich der Entgeltabrechnung sind ausgesprochen komplex und anspruchsvoll. Zudem dürfen grundsätzlich keine Fehler gemacht werden, die Folgen können fatal sein – und die Haftungsrisiken sind immens. Weiterhin sind für eine zuverlässige Abwicklung der Payroll mitsamt aller Vor- und Nacharbeiten sehr gut ausgebildete Lohnexperten notwendig, die aufgrund der tra...mehr

Die Aufgaben der Fachleute für Entgeltabrechnung sind schon bei oberflächlicher Betrachtung sehr vielfältig. Taucht man tiefer in die administrativen und operativen Abläufe hinein, so zeigt sich eine Fülle an Handlungsnotwendigkeiten zur Sicherung einer jederzeit korrekten Entgeltabrechnung. Im Kern geht es um Personaldaten, die Abwicklung von Ein- und Austritten, die allgem...mehr

Zusammenfassung Überblick Die Entgeltabrechnung ist ein Herzstück jedes Unternehmens. Die korrekte und pünktliche Berechnung und Auszahlung der Gehälter gehört zu den Vitalfunktionen, ebenso wie das nachgelagerte Bedienen staatlicher Stellen mit gesetzlichen Beiträgen. Fehler können katastrophale Auswirkungen haben. Deshalb ist es von großer Bedeutung, dass die Payroll jederz...mehr

Im Zentrum aller Dinge der Entgeltabrechnung stehen die relevanten Daten der einzelnen Personalfälle im Betrieb. Sind diese nicht vollständig und fehlerfrei, so kommt es auch in der Payroll zu Problemen. Zu unterscheiden sind die Stammdaten und die Bewegungsdaten. Stammdaten Die Stammdaten erfordern insbesondere im Zuge des Onboardings neuer Mitarbeiter einen gewissen Aufwand,...mehr

Überblick Die Entgeltabrechnung ist ein Herzstück jedes Unternehmens. Die korrekte und pünktliche Berechnung und Auszahlung der Gehälter gehört zu den Vitalfunktionen, ebenso wie das nachgelagerte Bedienen staatlicher Stellen mit gesetzlichen Beiträgen. Fehler können katastrophale Auswirkungen haben. Deshalb ist es von großer Bedeutung, dass die Payroll jederzeit einwandfrei...mehr

Jedes Payroll-System mit entsprechender Zertifizierung der informationstechnischen Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG) ist autorisiert, die im Rahmen der Entgeltabrechnung erforderlichen Meldungen zu erstellen und an die entsprechenden Stellen zu übermitteln. Insofern haben die Payroll-Sachbearbeiter mit dem Meldewesen keinen sonderlichen Aufwand. Doch ...mehr

Zeitwirtschaft Die Daten aus der Zeitwirtschaft haben grundsätzlich Auswirkungen für die Entgeltabrechnung und müssen entsprechend berücksichtigt bzw. an die Payroll überführt werden. Im Prinzip geht es um die Erfassung zuschlagspflichtiger Arbeitszeiten und entgeltrelevanter Fehlzeiten, um die Urlaubskonten und um die Überwachung der Zeitkonten. Reisekosten Auch Reisekosten mü...mehr

Ein beliebtes Instrument zur Prozessoptimierung ist die Auslagerung der Entgeltabrechnung an einen externen Dienstleister – auf einen Schlag werden viele zeit- und kostenintensive Vorgänge eingespart, Fehler und Risiken werden minimiert und die Personalabteilung hat endlich Zeit für strategisch wichtige Dinge wie das Recruiting. Doch Achtung: Payroll-Outsourcing passt nicht z...mehr

Bestimmte Prozesse sind mit einem hohen Aufwand verbunden, weil viele Daten gesammelt, kontrolliert und eingepflegt werden müssen. Beispiele hierfür sind das Onboarding neuer Mitarbeiter, das Berichts- und Bescheinigungswesen, die Zeitwirtschaft oder auch der Versand der Entgeltabrechnungen an die Beschäftigten. All diese Abläufe sollten in regelmäßigen Abständen auf Effizie...mehr

Bestimmte Verwaltungsroutinen sind fester Bestandteil des Payroller-Alltags, zahlreiche Ereignisse aus dem Kreis der Belegschaft münden im Büro der Entgeltabrechnung. Beschäftigte haben Anfragen oder Beratungsbedarf in entgelttechnischen Angelegenheiten oder brauchen bestimmte Bescheinigungen für Behörden. Arbeitsunfälle müssen bearbeitet werden, die Nebentätigkeiten von Mit...mehr

Etliche entgeltrelevante Daten müssen die Beschäftigten selbst zuliefern. Zu Beginn der Beschäftigung sind das zunächst die notwendigen Stammdaten, welche später eher selten Änderungen erfahren. Während der Beschäftigung müssen auch bestimmte Bewegungsdaten durch die Beschäftigten mitgeteilt werden, z. B. Krankheit oder Urlaub. Die Zulieferung all dieser Daten geschieht leid...mehr

Der Bereich der Entgeltabrechnung ist mit umfangreichen Aufgaben betraut. Der Arbeitsaufwand ist hoch und die Verantwortung ist groß. Andererseits ist die personelle Besetzung der Payroll in vielen Unternehmen und auch bei Dienstleistern oftmals eher schmal, was auch am chronischen Mangel an Fachkräften in Deutschland liegt. Umso wichtiger ist es also, die Abläufe möglichst ...mehr

Wer viel weiß, macht wenig Fehler. Diese Weisheit gilt auch für Lohnbuchhalter. Ständig ändern sich einschlägige Gesetze und Verordnungen, permanent gibt es neue Gerichtsurteile mit Relevanz für die Payroll und einige Änderungen müssen den Mitarbeitern im Unternehmen erklärt werden, weil sie deren Auswirkungen auf dem Lohnzettel sehen. Gut ausgebildete Fachleute wissen, wora...mehr

Die Pflege von Personaldaten stellt vielerorts den größten Zeitfresser für die Fachkräfte dar. Die entscheidende Frage ist: Auf welche Weise werden diese Daten zugeliefert und erfasst? Dies geschieht auch heute gerne noch auf durchweg manuelle oder zumindest umständliche und fehleranfällige Weise. Bei einer Neueinstellung werden die notwendigen Stammdaten per Papier-Fragebog...mehr

Treten neue Mitarbeiter in das Unternehmen ein, so müssen neben der Stammdatenerfassung u. U. auch Verträge erstellt, fehlende Unterlagen angefordert sowie Zusatzvereinbarungen erfasst und berücksichtigt werden. Handelt es sich um Minijobber oder Auszubildende, sind weitere Arbeiten zu erledigen. Der Austritt von Beschäftigten ist ein größeres Feld, denn hier ist eine ganze R...mehr