Leider sucht man den Agenda-Punkt Transformation, mitarbeiterorientierte Digitalisierung und aktives Gestalten von Veränderungen vergeblich in den HR-Initiativen vieler Unternehmen. Obwohl das derzeit DIE New Work Trends schlechthin sind. Ein fahrlässiges Versäumnis, welches Unternehmen teuer zu stehen kommen wird – und die „Daseins-Berechtigung“ von HR weiter schmälert. Die Zeit drängt - und die Pandemie beschleunigt und verschärft den Veränderungsdruck! Es heißt also zunächst: HR muss Veränderungskompetenz entwickeln und mutig bei der Veränderung der eigenen Funktion beginnen. Nur als valides, authentisches Vorbild kann HR – auch und gerade bei der Digitalisierung eigener Prozesse und internen HR Services - sich als Organisations- und Kulturentwickler im Unternehmen etablieren und einen echten Beitrag zur Wertschöpfung leisten.
Wer die Mitarbeiter im wahrsten Sinne des Wortes mitnimmt, wird die notwendigen Fundamente legen und die Transformation meistern können. Erkenntnisse aus Sebastian Wörwags Untersuchung zur "Arbeitszufriedenheit und dem Wunsch nach Veränderung [1]" zeigen leider erhebliche Mängel in der realistischen Wahrnehmung der vorhandenen Kompetenzen auf: 60 % der Geschäftsleitungen schätzen sowohl die Veränderungsfähigkeit ihres Betriebes als auch die Führungskultur erheblich besser ein als alle übrigen Beschäftigen. Höchste Zeit also für Unternehmen und vor allem für HR, sich stärker auf die anstehenden Herausforderungen zu fokussieren.
New Work, Transformation, Digitalisierung. Das sind keine Trends mehr, sondern Notwendigkeiten. Wer, wenn nicht HR? Wir müssen Organisationen veränderungsfähig machen - und HR kann entscheidend dabei mitwirken, dass sich Unternehmen zukunftstauglich aufstellen. Die Zukunft ist digital – und HR muss es auch sein. Und loslegen! Aber: die derzeitigen analogen Prozesse dürfen nicht einfach nur digital abgebildet werden – sondern müssen neu gedacht und gestaltet werden. Damit sie nicht nur digital – sondern auch besser werden.
Ein Beispiel:
Ein Unternehmen will seine Service-Anfragen an HR in Sachen Fehlzeiten, Urlaubsanspruch u.ä. digitalisieren. Bislang ist dieser Prozess analog und Mitarbeiter kontaktieren einfach „ihre“ Ansprechpartner bei HR – i.d.R. den Lohn- und Gehaltsabrechner. Es wird am „Front-end“ ein Ticket-System eingeführt. Die Tickets laufen in einem allgemeinen Postfach auf. Ein HR-Sachbearbeiter weist diese manuell dem zuständigen Sachbearbeiter zu, der die Aufgabe bearbeitet und ggfs. den Mitarbeiter über das Vorgehen informiert. Das ist zu kurz gesprungen: Elegant wäre die Verzahnung des Ticket-Systems mit einem HR-Task-Management und der anschließenden automatisierten Prozessbearbeitung (z.B. Korrektur des Urlaubsanspruchs im System, Information des Mitarbeiters und Ablage in der digitalen Personalakte).
Wenn HR hier als Vorbild fungiert – und HR hat ja den Vorteil, dass jegliche Digitalisierungsinitiative direkt sichtbar für alle in der Organisation wird – dann ist schon ein großer Schritt getan! Und da gibt es Nachholbedarf: laut einer Studie der Leuphana Universität [2] hat HR nicht die digitalen Kompetenzen, die heute und vor allem in den kommenden Jahren notwendig sind. Das muss sich ändern und beginnt mit dem Selbstverständnis von HR. Nur wer den Wandel überzeugend vorlebt, kann ihn auch gestalten!
Die Rolle des Personalers entwickelt sich im digitalen Zeitalter in Richtung Gestaltung, Veränderungsmanagement und Enablement. Mit dem Willen zur Veränderung und dem Aufbau digitaler Kompetenzen ergeben sich riesige Potenziale. HR-Abteilungen, die ihre Prozesse digitalisieren, bearbeiten Mitarbeiteranfragen effizienter. Und erledigen – bei gleicher Größe der Personalabteilung – teilweise doppelt bis dreimal so viele administrative Tasks wie Betriebe, die auf eine solche Software verzichten. Die Employee Experience wird verbessert, Kulturwandel befördert und die Motivation der Belegschaft steigt. Und das Wichtigste: HR setzt ein Zeichen! Nämlich, dass Digitalisierung geht. Ohne viel Aufwand und mit viel Nutzen! Leider klaffen hier Wunsch und Wirklichkeit auseinander: 42 Prozent der Unternehmen fühlen sich beim Daten-, Technologie- und Kulturmanagement schlecht aufgestellt – obwohl diese Bereiche zu den wichtigsten im Personalmanagement gehört.
Erlebt ein Mitarbeiter, dass seine Personalakte digital gehalten wird, er im Self-Service seine Daten unkompliziert bearbeiten kann – und dann, wenn er HR als kompetenten Berater braucht – auch gut und zeitnah beraten wird, so hinterlässt das Spuren im Unternehmen. Mitarbeiter wenden sich bei Entwicklungswünschen an HR und schätzen die Kollegen als Sparringspartner in Krisenzeiten. Möglich wird diese Dienstleistung, weil HR durch die Automation von Prozessen von Routineaufgaben entlastet wird und sich so um die eigentliche HR-Aufgabe kümmern kann: People Präsenz! Denn: Mitarbeiter im Zeitalter von New Work wollen schnell Verantwortung übernehmen, ihre Kompetenzen erweitern und unmittelbares Feedback erhalten. Dafür bedarf es agiler Strukturen jenseits von Hierarchien sowie Selbstmanagement. HR unterstützt durch die passenden Rahmenbedingungen sowie Mentoring oder Beratung. Die Führungskräfte durch transformationale Führung, Coaching und eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe. So wird Druck aus dem Mitarbeiteralltag genommen, die Arbeitsstrukturen passen sich den Erfordernissen an und die Mitarbeiter können sich wohlfühlen. In so einem Umfeld können Mitarbeiter wirksam ihren Beitrag leisten – und alle haben Spaß dabei!
Nein, auch – und vor allem - Führungskräfte sind künftig Change-Manager. Die Unzufriedenheit mit der Führungsleistung ist jedoch groß: 57 Prozent der Mitarbeiter, die in ihrem Job unzufrieden sind, geben als Grund die schlechte Führung durch den Vorgesetzten an. Es braucht dringend ein neues Führungsverständnis, transformationales Führungsverhalten sucht man vielerorts vergebens! Transformation geht nur, wenn Mitarbeiter mehr Verantwortung übernehmen. Und das können sie nur, wenn Führungskräfte ihnen mehr Freiraum geben und Entscheidungskompetenzen übertragen. Anstatt Vorschriften zu machen, finden sie sich eher in der Rolle des Coaches, Befähigers und Moderators. So wie HR. Beide Rollen haben ihren Puls an der Belegschaft und verschreiben sich einer kontinuierlichen Verbesserung der Arbeitsbedingungen. Kein Top-Down, sondern Dialog auf Augenhöhe. So wird Transformation möglich und New Work aktiv belebt.
Leider ist es bei den Themen Kultur und Werte so, dass Glaubenssätze im Unternehmen enorm tief verankert sind – und Mitarbeiter diese unglaublich schnell internalisieren. Diesen dann ein „Update“ in Sachen Transformation und New Work zu verpassen, erfordert viel Zeit, Geduld und Arbeit! Das erklärt, warum so viele Unternehmen in Veränderungsprozessen so kläglich scheitern. Sie haben nicht verstanden, wie grundlegend ein „Systemwandel“ ist und wie viel zielgerichtete Maßnahmen es bedarf! Aber Wandel ist möglich, das haben viele New Work Unternehmen gezeigt: Es braucht dafür Vertrauen. In den Prozess und die Mitarbeiter. Und vor allem die Erkenntnis, dass Wandel zuallererst bei mir selber und jedem Einzelnen in der Organisation liegt und beginnt. Das erst können Veränderungsressourcen aktiviert werden, neue Wege beschritten und ausprobiert werden. Ohne eine Prise „Aushalten des dann oft folgenden Chaos“ funktioniert das nicht. Der Zauber liegt in der Macht der kleinen Schritte. Und in Kontinuität.
Ergreift HR die dringend benötigte Funktion als Treiber der Digitalisierung & Transformation, Gestalter von New Work, Berater und Multiplikator? Es braucht wenig mehr, als die Erkenntnis, dass die Zeit reif ist – und HR einen Beitrag leisten kann. Es schlummern viele Digitalisierungschancen in den HR-Abteilungen. Angefangen von einer digitalen Personalakte und der automatischen Generierungautomatische Generierung von Dokumenten mit integriertem Genehmigungs-Workflows bis hin zu HR Analytics in Form von intelligenten Reportings und einfach konfigurierbaren Dashboards. Und der Nutzen dieser Bemühungen ist für jeden im Unternehmen direkt offensichtlich. Leider wird HR nach wie vor nicht als Vorreiter wahrgenommen, sondern eher als administrativer „Late Mover“. Die Maxime lautet (Daniel Ullrich [3]):
„Mindset beats Toolset“
Wollen Unternehmen und HR Verantwortliche in Sachen Transformation und New Work Schritt halten, so führt kein Weg daran vorbei, notwendige Veränderungsprozesse für den eigenen Bereich anzustoßen und Mitarbeiter aller Bereiche durch diese hindurch zu führen. Inklusive der Identifikation von Qualifikationsbereichen und der Planung geeigneter Maßnahmen. Angriffspunkte gibt es viele, gerade im Personalbereich gibt es unzählige, noch nicht digitalisierte Workflows. Wenn HR diese Chancen nicht ergreift, werden es andere tun – und die Digitalisierung & Transformation wird (weiterhin) von anderen Bereichen getrieben und dann aber weniger Mitarbeiter erreichen. Somit: keine flächendeckende Transformation, sondern eher ein Transformations-Flickenteppich.
[3] Group HR Executive, innogy SE, in HR Trends 2020, Haufe, 1. Auflage, Oktober 2019
Veit Lemke entwickelt als Senior Manager bei der Haufe Group inhaltlich die Themenfelder HR-Services und HR-Digitalisierung weiter. Als Trainer bei der Haufe Akademie hält er für die Themen Onboarding, Reboarding und Offboarding sowohl Online- als auch Präsenz-Trainings.
