Ein gutes Onboarding-Programm sorgt dafür, dass neue Talente schnell im Unternehmen ankommen und sich sowohl fachlich als auch sozial integriert fühlen. Dadurch verhindern Unternehmen hohe Frühfluktuationsquoten und profitieren von der gesteigerten Motivation der neuen Mitarbeiter:innen. Im Onboarding-Programm sollten stets die drei Dimensionen „Organisation“, „Menschen“ und „Technologie“ berücksichtig werden. Nur, wenn alle drei Dimensionen im Onboarding-Programm ineinandergreifen, profitieren auch die neuen Mitarbeiter:innen:
Ein erfolgreiches Onboarding-Programm setzt auf drei Dimensionen: Was kann und sollte die Organisation leisten? Was kann das Team übernehmen? Wie kann Technologie unterstützen?
Ein Onboarding-Programm verfolgt nicht nur das Ziel, dass neue Mitarbeiter:innen so schnell wie möglich produktiv mitarbeiten. Vielmehr zahlt es auf das langfristige Ziel ein, neue Kolleg:innen sowohl fachlich als auch sozial zu integrieren, interne Ressourcen schneller freizusetzen und dank begeisterter Onboardees auch die Wahrnehmung des Unternehmens als attraktiver Arbeitgeber zu stärken. Die Vorteile eines zentralen Onboarding-Programms sind daher vielfältig:
HR kann das Onboarding-Programm im Unternehmen nicht allein einführen. Ein Projekt muss her. Verantwortliche sollten sich dafür in einem ersten Schritt Mitstreiter:innen ins Boot holen, die ein großes Interesse an einem gelungenen Prozess haben. Das können Kolleg:innen aus Bereichen sein, die viele neue Talente einstellen, ehemalige Onboardees, innovative Führungskräfte und gut vernetzte Multiplikatoren. Gemeinsam mit diesen Mitstreiter:innen entwickeln Verantwortliche einen Stufenplan für das Projekt. Um für ein Unternehmen ein Onboarding-Programm strukturiert und nachhaltig aufbauen zu können, empfiehlt sich ein 5-Phasen-Modell.
Damit ein Onboarding-Programm erfolgreich wird, braucht es vorab klar definierte Ziele. Das geht am besten mit Onboarding-KPIs, so genannten Key Performance Indicators, an denen sich Personalverantwortliche orientieren können. Hat ein Unternehmen beispielsweise mit einer hohen Frühfluktuationsquote zu kämpfen, definieren Verantwortliche den Onboarding-KPI „Frühfluktuationsquote“ und erheben diesen über einen längeren Zeitraum. Sinkt die Quote mit Roll-out der Onboarding-Maßnahmen ist das Beweis dafür, dass das Ziel erreicht wurde.
Hinweis: Selbstverständlich verfolgt nicht jedes Onboarding-Programm das Ziel, die Frühfluktuationsquote zu verringern. Manch ein Unternehmen mag seinen Fokus auf die Mitarbeitermotivation, manch anderes auf die Außenwirkung der Arbeitgebermarke legen. Wichtig ist jedoch in allen Fällen, die Ziele vorher klar zu definieren, um im Nachgang den Erfolg des Onboarding-Programms messen zu können.
Spätestens seit der Corona-Pandemie gehört es zum Standard, Onboarding-Maßnahmen im Unternehmen auch digital anzubieten. Das trifft nicht nur auf jene neuen Kolleg:innen zu, die aus dem Homeoffice in die neue Position starten, sondern auch für jene, die hybrid eingearbeitet werden. Doch virtuelles Onboarding will gelernt sein. Damit neue Mitarbeiter:innen einen Mehrwert aus dem Programm ziehen und HR-Ressourcen auch wirklich geschont werden, braucht es beispielsweise ein benutzerfreundliches Frontend und ein gut durchdachtes Aufgabenmanagement. Beste Unterstützung zur Einführung eines digitalen Onboarding-Programms bietet eine digitale Onboarding-Lösung, z. B. in Form einer Onboarding-App.
Damit das Onboarding-Projekt erfolgreich wird, brauchen Verantwortliche dedizierte Teams oder Onboarding-Manager:innen, die sich um das Thema kümmern. Sonst laufen sie Gefahr, dass die Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen nebenher mitläuft. So werden wertvolle Potenziale verspielt. Schließlich hat die Rekrutierung der Talente viel Zeit und Geld gekostet. Diese wegen lausiger Einarbeitung gleich wieder zu verlieren, würde wertvolle Ressourcen verschwenden. Es braucht also klare Verantwortlichkeiten. Neben Mentor:innen, die einzelne Mitarbeiter:innen während ihrer Einarbeitungsphase betreuen, braucht es zusätzlich eine:n Onboarding-Manager:in, der:die den Gesamtprozess aktiv und über Abteilungsgrenzen hinweg weiterentwickelt.
Je nach Unternehmensgröße und -struktur gestaltet sich jedes Onboarding-Programm unterschiedlich. Eins ist dabei jedoch sicher: Je strukturierter und standardisierter der Prozess aufgesetzt wird, desto nachhaltiger und langfristiger werden Personaler:innen, Führungskräfte und Mitarbeiter:innen davon profitieren. Templates für Einarbeitungspläne oder Begrüßungsschreiben der neuen Mitarbeiter:innen geben Personalverantwortlichen eine erste Orientierung.
Ist der Onboarding-Prozess einmal aufgesetzt, sollte er kontinuierlich optimiert werden. Dafür ist systematisches Feedback gefragt. Doch hier besteht noch Luft nach oben. Laut der aktuellen Haufe Onboarding Studie holen nur 64 Prozent der befragten Personaler:innen das Feedback neuer Mitarbeiter:innen zum Onboarding-Programm während der Einarbeitungsphase ein. Doch kombiniert mit der Erhebung vorab definierter KPIs sind es genau diese Rückmeldungen der neuen Kolleg:innen, die dazu beitragen, die Onboarding Experience kontinuierlich zu verbessern und ihre Qualität zu sichern.
Das Haufe Onboarding-Programm schickt seine Nutzer:innen beispielsweise mittels Onboarding-App und Onboarding Management Software auf eine Onboarding-Reise, die eine moderne Unternehmenskultur direkt spürbar und den Jobstart zu einem positiven Erlebnis macht. Über das Content- und Taskmanagement System können Personaler:innen beispielsweise alle Vorgesetzten am Onboarding-Prozess beteiligen. Sie erstellen Inhalte, stoßen Prozesse an und stellen digitale Einarbeitungspläne zur Verfügung. Die App hingegen versorgt die neuen Mitarbeiter:innen im „Frontend“ mit jenen Inhalten, die der:die zuständige HR-Manager:in vorher über das Management System definiert hat. Onboardees bekommen einen guten Überblick, wie ihre Onboarding-Reise aussehen wird und haben gleichzeitig Zugriff auf alle relevanten Informationen.
Am Max-Planck-Institut für Biophysik in Frankfurt ist die Haufe Onboarding-Lösung beispielsweise schon im Einsatz. Das Institut hatte mit hohen Fluktuationen aufgrund der überwiegend befristeten Verträge zu kämpfen. Außerdem benötigten Neuzugänge nach Jobstart im Schnitt zwei Wochen, bevor sie voll einsatzfähig waren. Mit der Haufe Onboarding-Lösung konnten Personaler:innen die neuen Kolleg:innen bereits vor Arbeitsantritt besser auf die neue Position vorbereiten. Bei den internationalen Kolleg:innen des Instituts stellte die Onboarding-App zudem sicher, dass auch stets die jeweiligen Einreisebestimmungen beachtet wurden.
Die Wichtigkeit eines strukturierten Onboarding-Programms wird auch in den kommenden Jahren zunehmen. Denn nur wer seine neuen Talente von Anfang an begeistert, im Unternehmen reibungslose Onboarding-Prozesse schafft und somit die Möglichkeiten für eine möglichst frühe Produktivität schafft, ist für neue Mitarbeiter:innen ein dauerhaft interessanter Arbeitgeber und profitiert auch langfristig von der Produktivität und Motivation seiner Belegschaft.
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