Am Ende der Probezeit fällt die Entscheidung für oder gegen den neuen Mitarbeiter:innen: Übernehmen oder nicht? Als Vorgesetzter müssen Sie Bilanz aus der Einarbeitungszeit ziehen und ein Probezeitgespräch führen. Wir zeigen, wie Sie diese wichtige Investitionsentscheidung professionell vorbereiten und das Probezeitendgespräch mit dem Mitarbeiter durchführen.
In der Probezeit kommt es darauf an, dass neue Mitarbeiter:innen die Kompetenzen aufbauen, die sie benötigen, um ihre Kernaufgaben ausführen zu können. Aber auch die soziale Integration muss stimmen.
Als Führungskraft sollten Sie daher von Anfang an regelmäßig mehrere Mitarbeitergespräche während der Probezeit mit Ihrem neuen Mitarbeiter:innen durchführen, mindestens jedoch drei. So lernen Sie den:die Mitarbeiter:in einzuschätzen: Sie bekommen ein gutes Gespür dafür, wie gut die Einarbeitung funktioniert und wo der:die Mitarbeiter:in noch zusätzliche Kompetenzen aufbauen muss. Keinesfalls sollten Vorgesetzter und Mitarbeiter:in erst am Ende in einem einzigen Probezeitendgespräch Bilanz über die Qualität der Zusammenarbeit ziehen, denn da gibt es keinen Spielraum mehr für Verbesserungen beim Onboarding-Prozess.
Der:die Vorgesetzte und der:die neue Mitarbeiter:in vereinbaren in diesen Probezeitgesprächen
• die Aufgaben und Ziele,
• besprechen die bisherigen Arbeitsergebnisse und
• klären Probleme oder unterschiedliche Erwartungen.
In diesen Gesprächen während der Probezeit bekommt der:die Mitarbeiter:in zudem Feedback zu seinen Verhalten und Integrationsfortschritten. Die Einarbeitungsphase kann dadurch frühzeitig optimiert und der weitere Kompetenzaufbau gefördert werden.
Tipp: Vereinbaren Sie möglichst klare Aufgaben, Messgrößen, Ziele und Erwartungen, an denen Sie später die Probezeitbeurteilung festmachen können. Berücksichtigen Sie auch unbedingt, wie sich der:die neue Mitarbeiter:in in das bestehende Team integriert und z. B. mit Kund:innen interagiert.
Dokumentieren Sie die Ergebnisse dieser Probezeitgespräche unbedingt schriftlich. Auf Basis dieser schriftlichen Gesprächsnotizen fällt es Ihnen später leichter, die Entscheidung für oder gegen die Übernahme des Mitarbeitenden fundiert zu treffen. Eine eventuelle Kündigung am Ende der Probezeit kommt für den Mitarbeitenden auch nicht völlig unvorhergesehen, wenn Sie Schwierigkeiten bereits angesprochen haben.
Damit kein:e Mitarbeiter:in "aus Versehen" oder stillschweigend übernommen wird, sollten Sie sich spätestens sechs Wochen vor Ende der Probezeit Gedanken über die Beurteilung Ihres neuen Mitarbeitenden machen. In Ihre Entscheidung sollten Sie einbeziehen:
• Die Arbeitsleistung, die fachlichen Fähigkeiten, Erfahrungen und Kenntnisse (Fachkompetenz): Ist die Person den neuen Aufgaben gewachsen und damit für die Stelle geeignet?
• Ist Potenzial sichtbar/vorhanden, um sich die evtl. noch fehlenden Kompetenzen anzueignen?
• Die soziale Kompetenz: Passt sie:er ins bestehende Team? Wird sie:er von Kund:innen, Kolleg:innen und Vorgesetzten akzeptiert?
• Passt sie:er zu unserer Unternehmenskultur: Cultural Fit?
Die Übernahme des Mitarbeitenden ist in der Regel eine langfristige Bindung. Daher sollten Sie genau prüfen, ob Sie von der Eignung oder dem Entwicklungspotenzial des Mitarbeitenden auf der fachlichen und sozialen Ebene überzeugt sind.
Stützen Sie Ihre Entscheidung auf Ihre Gesprächsunterlagen aus den unterschiedlichen Feedback- bzw. Probezeitgesprächen. Diese Dokumentationen sind hilfreich, um schwierige Gespräche vorzubereiten und eine mögliche Kündigung sachlich zu begründen.
Sind Sie bereits vor Ablauf der Probezeit überzeugt, dass der:die Mitarbeiter:in für die Stelle geeignet ist und ins Team und Unternehmen passt, dann signalisieren Sie das möglichst frühzeitig. Damit zeigen Sie Ihre Wertschätzung und vermeiden, dass sich der:die Mitarbeiter:in aufgrund der unsicheren Lage in der Probezeit für einen anderen Arbeitgeber entscheidet.
Sollten Sie sich gegen den:die Mitarbeiter:in entscheiden, begründen Sie sachlich, warum Sie das Arbeitsverhältnis nicht über die Probezeit hinaus fortsetzen wollen:
• Zeigen Sie dem Mitarbeitenden z. B. auf, in welchen Bereichen er:sie Sie mit ihren:seinen Leistungen nicht überzeugen konnte,
• oder ob es an ihrer:seiner mangelnden Integrationsbereitschaft lag und
• wie sie:er sich fehlende Kompetenzen für ihren:seinen weiteren beruflichen Weg aneignen kann.
Machen Sie deutlich, dass für Sie daher die Trennung die beste Lösung ist. Stellen Sie für einen versöhnlichen Gesprächsabschluss die Stärken der Person heraus und wünschen Sie dem:der Mitarbeiter:in für die weitere berufliche Zukunft alles Gute.
Hinweis: Unabhängig von Ihrer Entscheidung sollten Sie auf eine konstruktive und sachliche Gesprächsatmosphäre achten und immer Ihr Arbeitgeberimage im Blick behalten! Schließlich kann sich ein enttäuschter ehemaliger Mitarbeitende sehr negativ in diversen Arbeitgeberportalen äußern und damit neue Kandidat:innen abschrecken.
Tipp, nutzen Sie unseren kostenlosen Download: Sie erhalten weiterführende Informationen zum Thema Probezeitgespräche und einen Gesprächsleitfaden zum Protokollieren des Probezeitendgesprächs.
Jeden Tag versorgen unsere HR-Experten kleine, mittlere und große Unternehmen mit den wichtigsten Tipps, Tools und Informationen rund um das Thema Human Resources.
