Die E-Rechnung kommt: Umstellung will gut geplant sein

Wer Geld von der öffentlichen Hand zu bekommen hat oder Zahlungen an sie leistet, braucht ab 2020 nicht mehr mit Rechnungen in einem unstrukturierten PDF, per Fax oder gar auf Papier zu kommen. Der Staat macht mit E-Government ein bisschen ernster und führt im kommenden Jahr sukzessive und endgültig für alle staatlichen Stellen die E-Rechnung ein.

Unternehmen, darunter auch die, die sich mit Bauen und Immobilien befassen, müssen dann im Rahmen des Zahlungsverkehrs mit der öffentlichen Hand ihre Rechnungen digital – genauer: als den EU-Vorgaben entsprechende strukturierte Datensätze – einreichen. Also Schluss auch mit digitalen Formularen Marke Eigenbau.

Glossar: Was ist eine E-Rechnung?

Umstellung auf E-Rechnung: Spannend wird es ab 2020

Die Umstellung auf E-Rechnung erfolgt in mehreren Schritten: Die obersten Bundesbehörden und Verfassungsorgane sind mit Inkrafttreten der EU-Richtlinie 2014/55/EU bereits seit 2018 verpflichtet, elektronische Rechnungen im Standard XRechnung zu empfangen und zu verarbeiten. Zum 27.11.2019 gilt das auch für nachgelagerte Behörden auf Bundesebene.

Richtig spannend wird es für Unternehmen ab 2020: Zunächst stellen ab dem 18. April alle Auftraggeber des Bundes, der Länder und der Kommunen auf das elektronische Rechnungsverfahren um. Heißt: Die öffentliche Hand muss Rechnungen im E-Format von Unternehmen annehmen und verarbeiten können und wird ihrerseits auch nur noch solche versenden. Ab dem 27. November sind dann alle Unternehmen in der Pflicht, Rechnungen gegenüber der öffentlichen Hand im korrekten Format auszustellen, sofern es sich nicht um Direktaufträge im Nettowert von unter 1.000 Euro handelt.

Betroffen von der neuen Regelung sind damit auch Firmen der Wohnungs- und Immobilienbranche, die Zahlungsverkehr mit der öffentlichen Hand abwickeln, etwa im Bereich Planung und Bau oder für Dienstleistungen aller Art. Das wären zum Beispiel Verwalter, die im Auftrag einer Wohnungseigentümergemeinschaft Services von kommunalen Dienstleistungsunternehmen wie Stadtwerken oder Entsorgungsunternehmen organisieren und bezahlen. Oder Planer und Makler, die im öffentlichen Auftrag tätig sind.

Sie sind ab dem Stichtag verpflichtet, im Zusammenhang mit der Rechnungsstellung notwendiges Material einschließlich Bildern und Zeichnungen bei Bund, Land oder Kommune in E-Rechnungs-konformer Form einzureichen. Unternehmen, bei denen der Bund einkauft, steht nach einmaliger Registrierung die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) zur Verfügung.

Viele Unternehmen arbeiten noch mit Papierrechnungen oder unstrukturierten PDFs

Die Aufgabe der Unternehmen wird nun vor allem darin bestehen, ihre Rechnungen mittels passender Software in die entsprechenden Formate zu bringen und auf korrekte Weise zu übermitteln. Hilfreich: Entsprechende Software, die von zahlreichen Anbietern etwa von Buchungs- und ERP-Lösungen bereitgehalten wird, garantiert nicht nur die korrekte Eingangsverbuchung, sondern unterstützt meist bereits die verschiedenen Buchungs- und Archivierungsprozesse und wird künftig sogar einzelne Genehmigungsschritte automatisieren können.

Trotzdem wird es für manche Unternehmen noch ein weiter Weg zur eRechnung sein, beobachtet Christian Budenz, IT-Leiter beim Architektur- und Dienstleistungsbauträger Interboden: "Generell dürfte es gerade bei kleinen Betrieben noch einige Zeit dauern, bis die Buchhaltung und die zugehörigen Prozesse entsprechend aufgestellt sind. Wir bekommen zum Beispiel oft noch Rechnungen in traditionellen Formaten, mit hohem Anteil an Papierrechnungen. Das gilt auch für Versorgungsunternehmen und andere kommunale Dienstleister. In unserem Unternehmen sehen wir der E-Rechnungs-Pflicht aber gelassen entgegen, weil wir dabei sind, unsere Software- und IT-Systeme darauf vorzubereiten und den Rechnungsverkehr durchgehend zu digitalisieren".

Was zunächst nach einer weiteren lästigen Pflicht klingt, könnte aber der Startschuss dafür sein, dass sich die E-Rechnung auch für den Zahlungsverkehr außerhalb des Bereichs der öffentlichen Hand durchsetzt. Auf Dauer könnte sich der Vorstoß als vorteilhaft für die Unternehmen der Branche herausstellen. Denn das elektronische Erstellen und Versenden von Rechnungen hat Qualitäts- und Kostenvorteile. Das digitale Einheitsformat beschleunigt die Rechnungsbearbeitung beim Empfänger und sorgt so für einen schnelleren Zahlungseingang.

"Die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung führt, wenn sie mit Weitblick umgesetzt wird, fast automatisch zu einer merklichen Prozessvereinfachung und damit Kostensenkung." Reinhard Wild, Vorstand im Verband elektronische Rechnung (VeR) und Geschäftsführer der XimantiX Software

Besonders gilt das laut Wild für die Abläufe beim Rechnungsempfänger, der die Vorteile einer durchgängigen transparenten Verarbeitung von Rechnungen bis hin zur elektronischen Archivierung nutzen kann. "Dazu gehören der automatische Abgleich zwischen Rechnung, Bestellung und Lieferschein, barrierefreie Freigabeprozesse, automatische, zahlungszielgerechte Überweisung unter Skontoausnutzung und eine platz- und kostensparende digitale Beleg-Archivierung", sagt Wild.

Umstellung will gut geplant sein, weil sie viel Zeit kostet und Personal bindet

Vorteile ergeben sich Wild zufolge nur, wenn tatsächlich der gesamte Rechnungsprozess durchgehend elektronisch ausgelegt sei. Und das sei zugegebenermaßen aufwändig, da die zugehörigen Softwarelösungen hochkomplex sind.

Wie hier die Praxis aussieht, weiß Julien Ahrens, Mitglied der Geschäftsleitung der Strenger Gruppe und des Digitalisierungsbeirats des Bundesverbands Freier Immobilien- und Wohnungsunternehmen (BFW), aus eigener Erfahrung: "Für mittelständische Unternehmen ist die Einführung einer durchgehend digitalisierten Rechnungslösung eine Herausforderung. Bei Strenger führten wir eine Software ein, die Rechnungen in den entsprechenden Formaten auslesen und bearbeiten kann. Ein Problem dabei ist die heterogene Struktur der Rechnungssteller". Die großen Versorger seien zwar recht schnell in der Umsetzung des Themas E-Rechnung, rund 80 Prozent der Rechnungen kämen aber von kleinen Unternehmen, die noch lange nicht so weit sind.

Der damit verbundene Mehraufwand mache die Rechnungsdigitalisierung für viele Unternehmen zu einem Projekt mit ungewissem Ausgang. "Der Aufwand, den wir hatten, um die Prozesse den Erfordernissen der Digitalisierung intelligent anzupassen und eine adäquate Software einzuführen, hat bei uns in den letzten Jahren im Schnitt 1,5 Mitarbeiter – von 75 – beschäftigt", so Ahrens: "Wer sich an ein solches Projekt macht, sollte sich also zu Beginn sorgfältig beraten lassen".

Der Artikel erschien im Magazin "Immobilienwirtschaft", Ausgabe 11/2019.