Zu den Fragen, die in diesem Zusammenhang beantwortet werden müssen, zählen solche über die Art des Gebäudes, den Gebäudetyp, die Eigentumsverhältnisse und die Zahl der Wohnungen. Es geht um Heizungsart, Energieträger und um vieles mehr.
Kaum noch Vorbereitungszeit gibt es bei der Vorbefragung zur Gebäude- und Wohnungszählung. Die Mieter- und Eigentümerdaten werden dabei über Listen verschickt. Im letzten Schritt der Vorbefragung müssen ausgewählte Eigentümer und Verwalter bis zum Jahresende 2021 ihre Bestandsliste nochmals aktualisieren .
Haben Sie bereits Erfahrungen mit der vergangenen Volkszählung gemacht, werden Sie merken: Einiges hat sich gegenüber dem letzten Zensus geändert. So ist neu in den Fragebögen etwa die Frage nach dem Energieträger, oder auch die nach der Höhe der Nettokaltmiete, aufgenommen worden.
Online-Übermittlung ist möglich
Immerhin können Wohnungsunternehmen und Immobilienverwaltungen ihre Bestandsdaten schnell und einfach online übermitteln. Für die elektronische Übermittlung stellen die statistischen Ämter ein Standardverfahren (eSTATISTIK.core) zur Verfügung. Die Übertragung der Daten erfolgt verschlüsselt.
Ab 2022 gibt es dann noch ein paar mehr Aufgaben zu erledigen: Es müssen weitere Informationen über Gebäude und Wohnungen aus den Daten zu den Objekten zusammengestellt werden. Einige Aufgaben können Sie bereits im Vorfeld angehen, etwa die Prüfung und etwaige Ergänzung der Daten. Wichtig ist immer auch, geeignete IT-Ressourcen bereitzustellen: In welchen Programmen werden die Daten zu Gebäuden, Wohnungen und Mietern vorgehalten? Welche Software ist bereits im Unternehmen vorhanden, um den Zensus einfacher und schneller umzusetzen? Gegebenenfalls muss sich ein Unternehmen dafür entscheiden, externe Dienstleistungen in Anspruch zu nehmen.
Die datenschutzrechtliche Komponente
Denken Sie daran zu prüfen, ob eine eventuell bestehende Vereinbarung mit den Mietern zur Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) die Weitergabe an die statistischen Ämter umfasst.
Doch Vorsicht: Die gesetzlich angeordnete Übermittlung von Namen an die statistischen Ämter ist in der Regel mehr als das, was datenschutzrechtlich mit der „Durchführung des Mietverhältnisses“ abgedeckt ist. Vermieter und Verwalter müssen die Mieter deshalb nach Art. 13 DSGVO über die Weitergabe ihrer Daten informieren. Den Mindestinhalt für eine Information an die Mieter finden Sie auf der Webseite der statistischen Ämter.
Die Mieter sind auch darüber zu informieren, dass ihnen gegenüber den Vermietern und Verwaltern das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung sowie das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung ihrer Daten zusteht (Artikel 15 bis 18 und 21 DSGVO). Liegt aus Sicht des Mieters ein Verstoß gegen die datenschutzrechtlichen Bestimmungen vor, besteht zudem das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten durch den Vermieter zu beschweren (Artikel 77 DSGVO).
Sollte ein Datenschutzbeauftragter für ein Wohnungsunternehmen tätig sein, müssen den Mietern dessen Kontaktdaten zur Verfügung gestellt werden.
Sondervergütung für Verwalter?
Haben Verwalter aufgrund ihrer Aufwände Anspruch auf eine Sondervergütung? Der Zensus ist zwar mit einem deutlichen Mehraufwand verbunden, ein eigener Anspruch auf ein solches Honorar dürfte aber wohl nicht gegeben sein. Gerade dann, wenn es sich um eine große zu verwaltende Wohnanlage handelt, könnte der Verwalter jedoch – am besten nach Rücksprache mit dem Beirat – versuchen, die Wohnungseigentümer in der nächsten Eigentümerversammlung von einem einmaligen Sonderhonorar zu überzeugen. Je nach einzuschätzendem Arbeitsaufwand käme hier eines zwischen 200 € und 1000 € in Betracht.
Denken Sie daran: Der Stichtag für die digitale Übertragung der Daten ist der 15. Mai 2022.
