Sieben Software-Funktionen für den Schutz der Belegschaft

Der Covid-19-Ausbruch beim Fleischproduzenten Tönnies hat es deutlich gemacht, wie wichtig es ist, dass ein Arbeitgeber nachvollziehen kann, welche Mitarbeiter wann in welchen Bereichen tätig waren. Denn nur so können bei einer Infektion eines Beschäftigten diejenigen Kollegen, die mit ihm in Kontakt gekommen sind, isoliert werden. Die Fähigkeit, die Anwesenheit von Mitarbeitern nachverfolgen und diese im Ernstfall informieren zu können, sollte in Zukunft zur Corporate Governance eines Unternehmens gehören.

Software für den HR-Bereich: Risiken für Krankheitsausbrüche senken

Unternehmen, die darüber nachdenken, wie sie die Risiken für Krankheitsausbrüche am Arbeitsplatz senken können, sollten sich ihre IT-Lösungen für den HR-Bereich unter neuen Gesichtspunkten ansehen. Statt in Speziallösungen zu investieren, kann sich Software für das HR-Management, für Corporate Learning und Workforce Management hervorragend dazu eignen, Mitarbeiter bei Pandemien zu schützen, die Belegschaft auf solche Herausforderungen vorzubereiten und zu koordinieren.

Folgende Software-Funktionen lassen sich gut für diese Aufgabenstellung nutzen:

1. Kontaktverfolgung mittels Workforce Management. Infiziert sich ein Mitarbeiter mit Covid-19 oder einer anderen Krankheit, muss sein Arbeitgeber wissen, mit wem er an der Produktionslinie, in denselben Schichten und im selben Gebäude gearbeitet hat. Moderne Workforce-Management-Lösungen können solche Informationen liefern.
2. Personaleinsatzplanung für Social Distancing. In einer Kantine, in der normalerweise 100 Personen Platz finden, können bei Krankheitswellen nicht alle gleichzeitig ihre Pause einlegen. Mit Workforce-Management-Systemen können Arbeitgeber Pausen und Schichten zeitversetzt planen, sodass die Regeln für Social Distancing jederzeit eingehalten werden können. Das gleiche System kann auch für die Einsatzplanung an Produktionslinien und für die Einteilung von Bürozeiten und Remote Arbeit genutzt werden.
3. Lernmanagement für die Einhaltung von Vorgaben. Mithilfe integrierter HR-, Workforce-Management und Lernmanagement-Systeme können Unternehmen die Einhaltung von Vorschriften für erforderliche Schulungen und Zertifizierungen aktiv steuern. Sind die Qualifikationen oder Zertifikate nicht mehr auf dem erforderlichen Stand, wird beispielsweise bei Arbeitsbeginn eine Warnmeldung ausgelöst oder der Zutritt zu bestimmten Unternehmensbereichen wird verwehrt.
4. Testprozesse koordinieren und dokumentieren. Unternehmen mit vielen Mitarbeitern benötigen Prozesse, um diese im Bedarfsfall auf Infektionen zu testen. Die Gruppierung von Mitarbeitern in Abhängigkeit von ihrem Risikoprofil kann dazu beitragen, das Risiko zu minimieren und die Prozesseffizienz sicherzustellen. Auf jeden Fall muss die Software gewährleisten, dass die Tests genau erfasst und nachvollziehbar dokumentiert werden.
5. Flexible Personalplanungen und -anpassungen. Während der Pandemie verstärkte sich der Bedarf nach flexiblen Arbeitszeiten, nach dem Tausch von Schichten oder spontanen Urlaubstagen, weil die Betreuung von Kindern und pflegebedürftigen Angehörigen neu organisiert werden musste. Unternehmen, die dank moderner Workforce-Management-Systeme in der Lage waren, die notwendige Transparenz und Flexibilität in der Personalplanung zu gewährleisten, konnten klare Vorteile realisieren und das Engagement ihrer Mitarbeiter sichern.
6. Management bezahlter Krankenstände. Durch die Definition von spezifischem Krankengeld, wie zur Corona-Krise, und die Einrichtung eines bestimmten Saldos zur Nachverfolgung der tatsächlich angefallenen Krankengeldzahlungen, können Arbeitgeber in solchen Ausnahmesituationen mit finanziellen Unterstützungen durch den Staat oder von Sozialträgern rechnen. Mit ihrer HR-Software erhalten Unternehmen schneller eine Übersicht über die tatsächlich angefallenen Kosten und können Rückerstattungen bei Staat und Sozialträgern beantragen.
7. Zusammenführen dezentraler Organisationen. Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, Mitarbeiter über verschiedene Standorte und die Arbeitsplätze zu Hause hinweg miteinander zu verbinden. Darüber hinaus erfordert das verteilte Arbeiten neue Schulungsmethoden. Mittels HR-Lösungen, die über ein integriertes Lernmanagement verfügen, lassen sich Fortbildungen und Trainings über die gesamte Organisation hinweg vermitteln. Bei notwendigen Ad-hoc-Schulungen (wie die neuen Hygiene- und Abstandsregelungen) können Unternehmen sicherstellen, dass keine Mitarbeiter übersehen werden. Gleichzeitig fördern solche Systeme das Engagement und Zugehörigkeitsgefühl der Mitarbeiter, auch wenn diese remote arbeiten.

Zum Autor: Aristoteles Kabarganos ist Sales Director Central Europe beim Softwareunternehmen Sumtotal. Er unterstützt Unternehmen bei der Ausrichtung und Umsetzung ihrer Lern-, Talent- und Workforcemanagement-Strategien.

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