Arbeitszeugnis erstellen: Das gilt es zu beachten

Arbeitszeugnisse müssen hohen Anforderungen genügen, um rechtlich wasserdicht zu sein und im Zweifelsfall vor Gericht bestehen zu können. Bei der Erstellung von Zeugnissen gibt es deshalb einiges zu beachten.

Ein Arbeitszeugnis enthält Informationen über die Art und die Dauer des Arbeits- oder Ausbildungsverhältnisses sowie gegebenenfalls über die Leistung und das Verhalten des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin.

Wann wird ein Arbeitszeugnis erstellt?

Mitarbeitende können zu unterschiedlichen Anlässen ein Arbeitszeugnis anfordern:

  1. Ein sogenanntes Zwischenzeugnis wird im bestehenden Arbeitsverhältnis ausgestellt, zum Beispiel in Zusammenhang mit einem Wechsel des Vorgesetzten.
       
  2. Vor Beendigung des Arbeitsverhältnisses kann ein vorläufiges Arbeitszeugnis ausgestellt werden, zum Beispiel zum Zeitpunkt der Vereinbarung eines Aufhebungsvertrags.
       
  3. Ein Endzeugnis wird zum Ende eines Arbeitsverhältnisses ausgestellt, zum Beispiel mit Ablauf der Kündigungsfrist.

Auszubildende haben einen Anspruch auf ein Ausbildungszeugnis. Das ergibt sich aus § 16 Berufsbildungsgesetz (BBiG). Bei Arbeitnehmenden findet sich die rechtliche Grundlage für ein Arbeitszeugnis in § 109 Gewerbeordnung (GewO), für arbeitnehmerähnliche Personen, zum Beispiel feste freie Redakteure, in § 630 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB).

Der gesamte Prozess der Zeugniserstellung nimmt in der Praxis nach wie vor viel Zeit in Anspruch. Das zeigt die aktuelle Zeugnis-Studie von Haufe. Vom Antrag bis zur Aushändigung vergehen bei rund drei Viertel der Unternehmen bis zu zwei Wochen. Und bei jedem vierten Unternehmen dauert der Prozess sogar einen Monat oder länger. Ein digitaler Zeugnisprozess kann hier für deutlich mehr Geschwindigkeit sorgen.

Wer erstellt ein Arbeitszeugnis?

Wer hat die Ehre – und die Pflicht – das Arbeitszeugnis zu schreiben? Ist das Aufgabe der HR-Abteilung, muss der Beschäftigte selbst ran oder übernimmt das die Führungskraft?

Grundsätzlich gilt: Das Zeugnis muss vom Arbeitgeber erteilt werden, das heißt vom gesetzlichen Vertreter des Unternehmens. Dieser Vertreter darf die Zeugnisausstellung allerdings delegieren, zum Beispiel an die direkte Führungskraft oder an die HR-Abteilung.

Die Person, die das Zeugnis ausstellt – also unterschreibt –, muss erkennbar ranghöher sein als der Beschäftigte, der beurteilt wird. Im Idealfall ist die Person, die das Zeugnis ausstellt, auch gleichzeitig an der eigentlichen Erstellung beteiligt. Es können also mehrere Personen in den Prozess einbezogen werden, auch der Beschäftigte selbst. Laut der Haufe Zeugnis-Studie werden die einzelnen Aufgaben im Zeugnisprozess in der Praxis immer häufiger von den Führungskräften selbst erledigt.

Was ist bei der Erstellung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses zu beachten?

Ein Arbeitszeugnis kann unterschiedlich umfangreich sein. Man unterscheidet zwischen einem einfachen und einem qualifizierten Zeugnis. Das einfache Arbeitszeugnis enthält lediglich Informationen über die Art und Dauer der Beschäftigung. Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis ist dagegen wesentlich umfangreicher. Hier gelten die folgenden formalen Ansprüche:

  • Das Zeugnis muss in Schriftform ausgestellt werden. Der elektronische oder digitale Weg ist nicht zulässig. Es darf also zum Beispiel nicht als PDF per E-Mail versendet werden. Das Original, das der oder die Beschäftigte erhält, muss also auch (noch) händisch unterschrieben sein. Eine eingescannte Unterschrift oder ein Stempel reichen nicht aus. Übrigens darf die Unterschrift auch nicht "verstellt" sein – sie muss eindeutig wie die übliche Unterschrift der unterzeichnenden Person aussehen.
      
  • Das Dokument muss ordentlich aussehen. Sind Flecken darauf, enthält es Durchstreichungen, Eselsohren oder Ähnliches, kann der oder die Arbeitnehmende darauf bestehen, ein ordentliches Dokument zu erhalten.
       
  • Das Zeugnis muss auf dem üblichen Geschäftspapier des Unternehmens ausgestellt sein.
       
  • Enthält das Zeugnis Rechtschreibfehler, könnte es den Eindruck erwecken, der Arbeitgeber wolle sich vom Inhalt distanzieren. Das kann als " Geheimcode" interpretiert werden und ist im Zeugnis nicht zulässig. Zudem werfen Rechtschreibfehler im Zeugnis auch kein gutes Licht auf den Arbeitgeber.
        
  • Das Zeugnis darf gefaltet werden, um in einen Briefumschlag in kleinerem Format gesteckt zu werden. Die Faltung sollte aber möglichst unauffällig sein und darf sich beim Kopieren oder Scannen nicht abzeichnen.

All diese Punkte sind eine wichtige Grundlage, um ein rechtlich wasserdichtes Arbeitszeugnis zu erstellen. Laut der Haufe Zeugnis-Studie kam es 2023 bei 35 Prozent der befragten Unternehmen zu Gerichtsprozessen, 2015 waren es noch 26 Prozent.

Download-Tipp: Dieses Haufe-Whitepaper bietet Ihnen eine Checkliste mit den wichtigsten Schritte für die Erstellung eines Arbeitszeugnisses. Hier geht es zum Download.


Aufbau von Arbeitszeugnissen: Welche Angaben gehören in das Dokument?

Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis dient als Bewerbungsunterlage und muss deshalb aussagekräftig sein. Aus diesem Grund gelten nicht nur für den Aufbau, sondern auch für den Inhalt formale Anforderungen, die sich im Laufe der Zeit etabliert haben. Folgende Angaben und Informationen gehören in ein qualifiziertes Arbeitszeugnis:

  • Überschrift (Zeugnis, Arbeitszeugnis, Zwischenzeugnis, Ausbildungszeugnis),
  • Name und Titel des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin,
  • Tätigkeit und Position,
  • Dauer der Beschäftigung,
  • detailreiche Beurteilung der Leistung und des Verhaltens (Details zu den Beurteilungsgrundsätzen im Zeugnisrecht lesen Sie hier),
  • Ort und Datum der Zeugnisausstellung,
  • Name der Unterzeichnenden mit Angabe der Funktion und Rechtsstellung,
  • Unterschrift(en).

Lesen Sie dazu auch: Wann muss ein Arbeitszeugnis korrigiert werden?