Fachbeiträge & Kommentare zu Kosten

6.1 Elektronische Rechnung bei öffentlichen Aufträgen Die Europäische Union will die Elektronische Rechnung (E-Rechnung, X-Rechnung) für die Abrechnung des öffentlichen Auftragswesens verbindlich machen. In Deutschland ist daher die Abrechnung von öffentlichen Aufträgen seit 27.11.2020 nur noch in elektronischer Form möglich. Wie kann man öffentliche Aufträge elektronisch abrec...mehr

Die elektronische Rechnung ermöglicht optimierte Abläufe in mehreren Bereichen im Unternehmen. 3.5.1 Schnelligkeit Liegt die Rechnung in elektronischer Form vor, kann sie sofort in das betriebsinterne EDV-System eingespielt und verarbeitet werden. Die manuelle Erfassung entfällt. Damit können die Prozesse in Buchführung, Auftragsabwicklung, Bestellwesen, etc. beschleunigt werd...mehr

2.1 Rechnungseingang: Diese Voraussetzungen müssen für den Vorsteuerabzug erfüllt sein Stellt der Leistende eine elektronische Rechnung aus, ist der Vorsteuerabzug möglich, sofern das Übertragungsverfahren (Rechnungseingang) und die Aufbewahrung (Archivierung und Lesbarmachung) den o. g. Vorschriften entsprechen. 2.2 Rechnungsausgang: Diese Grundsätze müssen beachtet werden Aus...mehr

Im Folgenden werden die Bereiche näher beleuchtet, bei denen sich zu bedenkende Aspekte bei der Nutzung der elektronischen Rechnung ergeben. 3.1 Geschäftspartner Im Kontext der Geschäftspartner des Unternehmens bringt die elektronische Rechnung Vorteile im Hinblick auf die Kunden wie auch im Hinblick auf die Lieferanten mit sich. 3.1.1 Kunden Durch die Umstellung auf elektronisc...mehr

Geldbeschaffungskosten sind nicht den Herstellungskosten zuzurechnen.[1] Kalkulatorische Kosten sind nicht tatsächlich entstanden und rechnen deshalb nicht zu den Herstellungskosten. Das gilt beispielsweise auch für Zinsen für Eigenkapital.[2] Der Wert der eigenen Arbeitsleistung (fiktiver Unternehmerlohn des Einzelunternehmers).[3] Eine Tätigkeitsvergütung,[4] die dem Gesells...mehr

Durch die Umstellung auf elektronische Rechnungen darf der Kundenstamm nicht beeinträchtigt werden. Auch Geschäftspartner, die eine Abrechnung noch in Papierform wünschen, müssen bedient werden können. Auf der anderen Seite kann bei Einführung bzw. Erweiterung der Rechnungsdarstellung auch ein neuer Kundenkreis erschlossen werden.mehr

Datenschutzrichtlinien sind insbesondere bei der Datenübertragung und Archivierung zu beachten. Zu nennen sind hier: Passwörter, Verschlüsselungen, Zugangs- und Zugriffskontrollen, Migration und gesetzeskonformes Löschen der Daten.mehr

Außerordentlich wichtig sind die Verbreitung und Anwendung in der Wirtschaft. Nur ein Verfahren, welches von der überwiegenden Anzahl von Unternehmen genutzt wird, kann für die Umsetzung im eigenen Betrieb infrage kommen. Umso mehr Geschäftspartner auch die elektronische Rechnung nutzen, umso mehr Nutzen hat das Unternehmen.mehr

Im Zusammenspiel von elektronischer Rechnung und Fakturierung stellen sich folgende Fragen: Wird das hauseigene System voll genutzt? Besteht bereits die – bislang nicht genutzte – Möglichkeit, elektronische Rechnungen zu erzeugen?mehr

EDI (electronic data interchange – elektronischer Datenaustausch) ist ein in der Wirtschaft verwendetes System zur sicheren elektronischen Datenübermittlung. Hier werden die Daten zwischen den Beteiligten direkt ausgetauscht. Sowohl auf Sender- wie auch auf Empfängerseite müssen die Datenverarbeitungsanlagen gemeinsam gegenseitig abgestimmt werden.mehr

Müssen papierhafte Rechnungen erst eingescannt werden, kann es durch den Medienbruch zum Informationsverlust kommen. Zu denken ist hier z. B. an verlorene Textpassagen und Grafiken sowie Überdeckungen durch Scanaufkleber.mehr

Liegt die Rechnung in elektronischer Form vor, kann sie sofort in das betriebsinterne EDV-System eingespielt und verarbeitet werden. Die manuelle Erfassung entfällt. Damit können die Prozesse in Buchführung, Auftragsabwicklung, Bestellwesen, etc. beschleunigt werden.mehr

Stellt der Leistende eine elektronische Rechnung aus, ist der Vorsteuerabzug möglich, sofern das Übertragungsverfahren (Rechnungseingang) und die Aufbewahrung (Archivierung und Lesbarmachung) den o. g. Vorschriften entsprechen.mehr

Durch den Wegfall von höchst fehleranfälligen manuellen Tätigkeiten, z. B. Datenerfassung oder Belegtransport, werden die Betriebsabläufe bei der Nutzung elektronischer Rechnungen optimiert und sicherer gemacht.mehr

Im Kontext der Geschäftspartner des Unternehmens bringt die elektronische Rechnung Vorteile im Hinblick auf die Kunden wie auch im Hinblick auf die Lieferanten mit sich. 3.1.1 Kunden Durch die Umstellung auf elektronische Rechnungen darf der Kundenstamm nicht beeinträchtigt werden. Auch Geschäftspartner, die eine Abrechnung noch in Papierform wünschen, müssen bedient werden kö...mehr

Der einmaligen Implementierung und den evtl. laufenden Wartungskosten stehen Einsparungen in diesen Bereichen gegenüber: im Personalbereich (Postversand, Scannen), bei Büromaterial, Druckkosten, bei Portokosten und Transportwegen sowie bei Archivierungskosten. Durch den verkürzten "Postlauf" können elektronische Rechnungen früher bezahlt werden und führen so zu einer Liquiditätss...mehr

Es sollte auf eine möglichst einfache Anbindung der elektronischen Rechnung an das hauseigene EDV-System geachtet werden. Es sollte über einen öffentlichen, gängigen und herstellerunabhängigen Standard verfügen (z. B. PDF/xml).mehr

Für den elektronischen Versand ist kein besonderes Verfahren vorgeschrieben.[1] Denkbar sind damit verschiedene Verfahren, die in der Folge kurz dargestellt werden. 4.1 EDI-Verfahren EDI (electronic data interchange – elektronischer Datenaustausch) ist ein in der Wirtschaft verwendetes System zur sicheren elektronischen Datenübermittlung. Hier werden die Daten zwischen den Bete...mehr

Mit dem Erfordernis der Echtheit der Herkunft soll sichergestellt werden, dass die Rechnung auch tatsächlich von dem im Rechnungsformular genannten Rechnungsaussteller kommt.[1]mehr

Wird die Buchführung außer Haus erledigt, entfallen durch elektronische Rechnungen der körperliche Belegtransport und der Zeitverzug hierfür. Die Belege sind außerdem permanent und ortsunabhängig verfügbar. Auch hier wird die manuelle Erfassung eingespart. Die Archivierung wird auf die reine Speicherung reduziert. Alle gegenständlichen Bewegungen, die es bei Papierbelegen gib...mehr

Name, Rechnungsnummer und Kontoverbindungen können aus der elektronischen Rechnung direkt in das Electronic-Banking-System übernommen werden. Lediglich der ebenfalls eingespielte Zahlungsbetrag muss noch auf evtl. Skonti oder sonstige Abschläge überprüft werden. Aufgrund dieser Aspekte wird der Zahlungsverkehr mit elektronischen Rechnungen erleichtert.mehr

Bei der Implementierung eines elektronischen Rechnungssystems muss die Firmenidentität unbedingt erhalten bleiben. D. h. die Darstellung der Rechnung und insbesondere das Firmenlogo sollten erhalten bleiben. Insoweit sollte sich der Ausdruck einer elektronischen Rechnung nicht wesentlich vom bisherigen Papierformat unterscheiden.mehr

Zusammenfassung Überblick Beim Blick auf mögliche Kosteneinsparungen kann der Blick auch auf die elektronische Rechnung fallen. Ab Juli 2011 wurde die elektronische Rechnungsstellung enorm vereinfacht. Eine Arbeitsgruppe hat eine weitere Plattform zur Implementierung dieser Rechnungsform vorgestellt. Das Bundesfinanzministerium hat 2019 ein Schreiben zu den Grundsätzen zur or...mehr

Punkte, die bei der Einführung eines Systems zur Erstellung elektronischer Rechnungen beachtet werden sollten:mehr

Überblick Beim Blick auf mögliche Kosteneinsparungen kann der Blick auch auf die elektronische Rechnung fallen. Ab Juli 2011 wurde die elektronische Rechnungsstellung enorm vereinfacht. Eine Arbeitsgruppe hat eine weitere Plattform zur Implementierung dieser Rechnungsform vorgestellt. Das Bundesfinanzministerium hat 2019 ein Schreiben zu den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen F...mehr

Der Buchführungsdienstleister DATEV hat in Zusammenwirken mit der IHK Südlicher Oberrhein einen Vergleich der Prozesskosten beim elektronischen und papierhaften Ein- und Ausgang von Rechnungen dargestellt, aus dem ersichtlich ist, dass mit der elektronischen Rechnung Kostenersparnisse erzielt werden können: Prozesskosten beim Rechnungssendermehr

Bei Buchprüfungen will die Finanzbehörde stets den Zusammenhang zwischen Beleg und Buchung herstellen. Liegen Belege in digitaler Form vor, kann die Finanzverwaltung bei Prüfungen den gewünschten Beleg direkt und selbst einsehen. Ein zeitaufwendiges Suchen im Archiv, Fotokopieren und erneutes Archivieren durch Personal des Betriebs entfällt. Dies sollte auch zu einer kürzere...mehr

Steuerlich ist der Rechnungsversand mit E-Mail möglich, sofern der Empfänger zustimmt. Rechnung und E-Mail (unter den o. g. Voraussetzungen)[1] sind zu archivieren. Datensicherheit i. S. d. Datenschutzgesetzes ist mit der einfachen E-Mail nicht gegeben, kann aber mit der DE-Mail sichergestellt werden.mehr

Ausgehende Rechnungen müssen den "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD)[1] entsprechen: Wie bei der Papierform besteht auch ein elektronisches "Radierverbot".[2] Es muss sichergestellt sein, dass die elektronische Rechnung weder bei der Übertragung noch bei der ...mehr

Für die Rechtslage bis einschließlich 2024 gelten die folgenden Ausführungen (ein Ausblick auf die künftige, ab 2025 geltende Rechtslage findet sich unter[1] Tz. 6.2): Seit etlichen Jahren dürfen Rechnungen auch in elektronischer Form gestellt werden. Damit sind die Rechnung in Papierform und die Rechnung in elektronischer Form weitgehend gleichgestellt. Voraussetzung ist die...mehr

Die Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V. (AWV), die durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie gefördert wird, hat im Juni 2014 eine Plattform zum Erstellen und Archivieren von elektronischen Rechnungen entwickelt. Das mit dem Kürzel "ZUGFeRD" (= Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) bezeichnete Format hat folgende...mehr

Für die Zustimmung des Empfängers zur elektronischen Rechnungserteilung bedarf es keiner besonderen Form.[1] Sie kann schriftlich, mündlich oder mittels durchgeführter Praxis, also stillschweigend, erfolgen.[2]mehr

Unter Unversehrtheit des Inhalts versteht man, dass bei der Übermittlung der Rechnung die in der Rechnung nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Angaben nicht geändert werden können.[1] Es soll sichergestellt sein, dass beispielsweise die Bezeichnung der Leistung, die Bezeichnung des Leistenden, das Entgelt und der Steuersatz nicht verändert werden können.mehr

Nur wer eine Leistung erhalten[1] hat und im Besitz der dazugehörigen ordnungsgemäßen[2] Rechnung ist, kann Vorsteuer dem Grunde nach abziehen.[3]mehr

Sind sich Leistender und Leistungsempfänger einig, dass der Leistungsempfänger mit einer sog. "Gutschrift" abrechnet,[1] kann diese ebenfalls in Papier- oder elektronischer Form erstellt werden. Die vorgenannten Vorschriften gelten dann entsprechend.mehr

Auch eine von Computer-Fax zu Computer-Fax gesandte Rechnung stellt aktuell noch eine elektronische Rechnung i. S. d. UStG dar.[1] Eine von Standard-Telefax an Standard-Telefax oder von Computer-Telefax/Fax-Server an Standard-Telefax übermittelte Rechnung gilt als Papierrechnung.[2]mehr

Die Aufbewahrungsfrist für Buchungsunterlagen bzw. Rechnungen beträgt 10 Jahre.[1] Innerhalb dieses Zeitraums müssen die Unterlagen (z. B. Rechnungen) jederzeit verfügbar sein und unverzüglich lesbar gemacht werden können.[2] Auf Verlangen des Finanzamts muss der Steuerpflichtige die Unterlagen unverzüglich ganz oder teilweise ausdrucken oder ohne Hilfsmittel lesbar machen.[3]mehr

Ob heute oder morgen, der elektronischen Rechnung gehört die Zukunft. Betriebe, die heute ausschließlich oder überwiegend in Papierform kommunizieren, sollten und ggf. müssen sich möglichst bald auf die neuen Gegebenheiten einstellen und ein System vorhalten, welches elektronische Eingangsrechnungen verarbeiten kann. Nicht außer Acht zu lassen ist auch die Möglichkeit, Waren...mehr

Für Sondergruppen von Rechnungen wie Kleinbetragsrechnungen [1] oder Fahrausweise [2] gilt eine Ausnahme von der Pflicht zur Ausstellung einer "elektronischen Rechnung" nach neuer Definition. Gleiches gilt für bestimmte, nämlich nach § 4 Nr. 8 bis Nr. 29 UStG, umsatzsteuerfreie Umsätze. Damit entfällt z. B. für umsatzsteuerfreie Vermietungen[3] zwischen inländischen Unternehmer...mehr

Ziel jedes Unternehmens ist es, die Buchhaltung so effizient wie möglich zu gestalten. Dazu gehört u. a. das Anbinden des Buchungsbelegs an die Buchung. Bei der Durchsicht der Buchungen kann so der jeweils dazugehörige Beleg sofort eingesehen werden. Papierdokumente müssen dazu regelmäßig zunächst mit hohem Personalaufwand gescannt werden. Aufgrund der Grundsätze zur ordnungs...mehr

Bei der elektronischen Signatur wird neben dem Dokument noch ein Übertragungscode versandt. Dadurch werden die Echtheit des Absenders und die Unversehrtheit des Inhalts garantiert. Zum Nachweis müssen Dokument und Übertragungscode so abgespeichert werden, dass sie einander zugeordnet werden können! Um zu verhindern, dass im Zuge der Übertragung ein Mitlesen möglich ist, soll...mehr

Umsätze von Unternehmern unterliegen regelmäßig der Umsatzsteuer. Der Steuersatz beträgt derzeit 19 % (in Ausnahmefällen 7 % und 0 %).[1] Der leistende Unternehmer rechnet seinen erbrachten Umsatz (100 %) ab und schlägt, wenn der Regelsteuersatz gilt, zusätzlich noch einmal 19 % Umsatzsteuer auf. Der Kunde muss dann den Rechnungsbetrag i. H. v. 119 % begleichen. Der leistende...mehr

Nach den Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes [1] müssen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts, die Lesbarkeit und die Aufbewahrung der Rechnung gewährleistet sein. Diese Vorgaben können durch jedes betriebsspezifische Kontrollverfahren erreicht werden, wenn ein verlässlicher Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung geschaffen wird.[2] Dies kann z. B. durc...mehr

Bei Betriebsprüfungen, Umsatzsteuersonderprüfungen oder Umsatzsteuernachschauen will und darf das Finanzamt die elektronischen Rechnungsbelege elektronisch einsehen.[1] Dazu muss in der Firma entsprechende Soft- und Hardware vorgehalten werden, die den elektronischen Inhalt lesbar macht. Ein Ausdruck lediglich auf Papier ist nicht zulässig.mehr

Nach § 14c UStG schuldet der Unternehmer den in einer Rechnung unzutreffend gesondert ausgewiesenen Steuerbetrag. Werden Rechnungskopien oder Duplikate erstellt, müssen diese als solche gekennzeichnet werden, um eine mehrfache Belastung des Unternehmens mit Umsatzsteuer zu vermeiden. Insbesondere der Rechnungsversand muss "eindeutig" sein. Spiegel-Dateien und Archive sind al...mehr

Um den Vorsteuerabzug des Leistungsempfängers nicht zu gefährden, ist der Leistende grds. zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet, wenn er die Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen ausgeführt hat.[1] Praxis-Tipp Widerspruchsrecht des Rechnungsempfängers Verfügt der Rechnungsempfänger nicht über die Möglichkeit, Rechnungen im elektronischen Format zu ...mehr

Die Europäische Union will die Elektronische Rechnung (E-Rechnung, X-Rechnung) für die Abrechnung des öffentlichen Auftragswesens verbindlich machen. In Deutschland ist daher die Abrechnung von öffentlichen Aufträgen seit 27.11.2020 nur noch in elektronischer Form möglich. Wie kann man öffentliche Aufträge elektronisch abrechnen? Hierzu muss man sich zunächst bei der zentralen ...mehr

Wie bisher auch muss die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der elektronischen Rechnung gewährleistet sein, wobei"Lesbarkeit" hier bedeutet, dass die XML-Datei maschinell auswertbar sein muss.[1] Hinweis Übermittlung einer menschenlesbaren Version nicht nötig Eine zusätzliche Übermittlung eines menschenlesbaren Dokuments neben dem maschine...mehr

In den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) ist ausgeführt, dass als Speicherort auch ein Cloud-System zulässig ist.[1] Grundsätzlich soll der Speicherort im Inland[2] oder im EU-Raum[3] liegen. Ein Speicherort im Drittland (Nicht-EU-Land) ist genehmigungspflich...mehr

Durch das sog. "Wachstumschancengesetz"[1] wurde die elektronische Rechnung für Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmern, wenn der Leistungsempfänger die Leistung für sein Unternehmen empfängt, zwingend eingeführt.[2] Eine Zustimmung des Rechnungsempfängers zur Erteilung einer elektronischen Rechnung ist daher nicht erforderlich. Dagegen gilt die neue Pflicht zur Er...mehr