Fachbeiträge & Kommentare zu Software

In der heutigen Unternehmenslandschaft wimmelt es nur so von unterschiedlichen Projekten. Für jedes Projekt gibt es ein Kick-off, einen Zeitplan, einen Projektverantwortlichen und letztendlich auch ein Budget, das es einzuhalten und zu berichten gilt. Kennen wir doch alle die Zielvorgaben "in time, in quality and in budget". Dies begegnet uns in allen Wertschöpfungsbereichen...mehr

Ein Referentenentwurf des Bundesministeriums der Justiz vom 17.5.2023 will den Wohnungseigentümern die Beschlusskompetenz zur Durchführung rein virtueller Wohnungseigentümerversammlungen verleihen.[1] § 23 Abs. 2a Satz 1 WEG-E sieht insoweit vor, dass die Wohnungseigentümer mit einer Mehrheit von mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen beschließen können, dass die V...mehr

Das WEMoG hat den Wohnungseigentümern in § 23 Abs. 1 Satz 2 WEG die Möglichkeit eingeräumt, die Teilnahme an Wohnungseigentümerversammlungen auch im Wege der elektronischen Form zu beschließen. Sie haben also die Beschlusskompetenz, dass Wohnungseigentümer an Wohnungseigentümerversammlungen auch ohne ihre Anwesenheit an deren Ort teilnehmen und sämtliche oder einzelne ihrer ...mehr

Ein strukturierter Onboarding-Prozess macht die Erfolgsmessung wesentlich einfacher. Denn wenn man Onboarding-Maßnahmen mit konkreten Zahlen unterlegt, kann man Vergleiche anstellen und anhand der Daten Verbesserungen oder Verschlechterungen ablesen. Ein erster Schritt in diese Richtung: Zunächst die vorhandenen Prozesse und Maßnahmen im Unternehmen sammeln und analysieren. D...mehr

Beim Beinaheunfall (near miss) entstehen keine schwerwiegenden Personen- oder Sachschäden, sie hätten jedoch passieren können. Aus Beinaheunfällen können Unternehmen und Beschäftigte gefahrlos lernen. Praxis-Tipp Gefahrlos lernen aus Beinaheunfällen Es empfiehlt sich, Beinaheunfälle zu sammeln (z. B. in Form einer Excel-Liste oder geeigneter Software für SGA-Vorfälle) und in d...mehr

Häufige Ursache für eine mangelhafte Datenqualität ist bei Vorliegen von unnötigen Redundanzen von Datenbeständen zu finden. Insbesondere in kleinen und mittelständischen Unternehmen werden Daten nicht ausschließlich in einem zentralen Bestand gespeichert. Finanzbuchhaltungssysteme, ERP-Systeme, Bank-Software und QM-Systeme sind oft als eigenständige Insellösungen vorhanden....mehr

Für alle AwSV-Anlagen – auch für nicht-prüfpflichtige – wird eine Anlagendokumentation gefordert. Die Dokumentation muss folgende Angaben enthalten (§ 43 AwSV): Aufbau und Abgrenzung der Anlage, eingesetzte Stoffe, Bauart und Werkstoffe der einzelnen Anlagenteile, Sicherheitseinrichtungen und Schutzvorkehrungen, Löschwasserrückhaltung, Standsicherheit. Praxis-Tipp Kurzer Steckbrief...mehr

Um den CEO/CFO von der Notwendigkeit, in professionelle Lösungen zu investieren, zu überzeugen, müssen Zahlen auf den Tisch, die das propagierte hohe Kosteneinsparpotenzial belegen. Kosten lassen sich immer noch am besten durch Erfolge rechtfertigen – das gilt auch für Onboarding. Und erfolgreiches Onboarding zahlt sich aus! Wie wir zuvor aus der Umfrage gelernt haben, beklag...mehr

Bei der Einführung von KI-Systemen ist es wichtig, Informationen zur Funktionsweise des Systems bereitzustellen, insbesondere in Bezug auf das Autonomielevel, die Kritikalität und den Umgang mit personenbezogenen Daten.[1] Das Autonomielevel eines KI-Systems beschreibt, inwieweit Entscheidungen von selbstlernender Software übernommen und/oder unterstützt werden können. Dabei ...mehr

Der Begriff "Künstliche Intelligenz" ist in der Forschung bereits seit 1959 etabliert und somit nicht neu. Er spiegelt die Vision wider, die menschliche Intelligenz anhand von Algorithmen nachzubilden. Dazu werden im Rahmen der KI-Forschung, die als Teilgebiet der Informatik gilt, kognitive Fähigkeiten, wie Lernen, Planen und Problemlösen, in Form von Systemen, Verfahren und...mehr

Durch die Einführung von KI-Verfahren, können Menschen bei der Ausführung der Arbeitsaufgaben unterstützt und entlastet werden. Neben der Abnahme und Vorbereitung von Entscheidungen lassen sich Fehler reduzieren und auch Routineaufgaben an die Software delegieren. Arbeitsaufgaben lassen sich präziser an die individuellen Eigenschaften und Fähigkeiten der Arbeitskräfte, wie z...mehr

Bei der Einführung einer KI-Anwendung in einem Unternehmen lässt sich grundsätzlich von einem soziotechnischen Projekt sprechen, "das auf die Automatisierung von menschlichen Arbeitsprozessen (Analyse, Prognose, Planung, Entscheidung, Information, Kommunikation, Optimierung) durch digitale Werkzeuge (Hard- und Software) abzielt"[1]. Inzwischen liegen zahlreiche Modelle zum V...mehr

Im zweiten Schritt muss die Einführung der KI-Systeme sorgfältig geplant und gestaltet werden. Es ist wichtig, klare Kriterien zu definieren, um die Mensch-Maschine-Interaktion zwischen den Nutzern und den KI-Systemen zu beschreiben und festzulegen. Ein Konzept zur Gestaltung des Arbeitssystems sollte entwickelt werden. Dazu sollten die Funktionen, die den arbeitenden Mensch...mehr

Künstliche Intelligenz, insbesondere generative KI, kann in Unternehmen erhebliche Produktivitätssteigerungen bewirken. Das beginnt schon mit der einfachen Erstellung von Dokumenten, bei denen KI dem Mitarbeitenden einen ersten Vorschlag generiert. Die Überarbeitung und Anpassung eines solchen Dokuments gestaltet sich deutlich einfacher und schneller, als wenn der Mitarbeite...mehr

Es bleiben weitere Probleme, die beim Training von KI überdacht werden müssen. Joy Boulamwini, eine ghanaisch-kanadische Informatikerin, stellte bei einer Untersuchung 2018 fest, dass Gesichtserkennungssoftware (unter anderem von IBM und Microsoft) bei weißen Männern eine Fehlerquote von nur 1 % hatten, bei schwarzen Frauen aber von 35 %. Dieser Unterschied war nicht auf die...mehr

Die meisten Führungskräfte verbinden mit dem Begriff des Performance Management zunächst Konzepte und Methoden der Mitarbeiterführung. Gerade im angelsächsischen Raum fokussiert das ohne Zusatz genannte Performance Management auf die Personalführung und die damit zusammenhängenden Problemstellungen. Der Leistungserhalt bzw. die Leistungssteigerung der Mitarbeitenden mittels ...mehr

Vorschriften und Gesetze sind in der Regel lange Texte, die nicht selten schwer verständlich sind und von denen, die sie durcharbeiten müssen, oft nur widerwillig gelesen werden. LLM können lange Texte in diesem Kontext (nahezu beliebiger Komplexität) für den Anwender durcharbeiten und anschließend in einfachen Worten übersichtlich zusammenfassen. Dafür kann der Nutzer den Te...mehr

Die Systemstatik meint die Befestigungskonstruktion (Unterkonstruktion) der PV-Anlage auf dem Dach bzw. an der Fassade. Sie misst die dauerhafte Standsicherheit der Anlage und muss verantwortlich vom Installationsbetrieb berechnet und garantiert werden (Standsicherheitsnachweis – siehe auch Kap. 5). Hierbei sind neben der Beschaffenheit des Dachtyps, der Dachkonstruktion und...mehr

Zu den Dokumentations-Basisfunktionen der Software-Lösungen zählen insbesondere die Belegablage, das Ersetzende Scannen und die Kassenführung: Die Dokumentation der Belegablage beinhaltet sowohl Belege in papier- als auch in elektronischer Form und umfasst alle eingehenden Belege – wie Lieferscheine oder Quittungen – sowie alle ausgehenden Belege wie Rechnungen oder Bankausz...mehr

Aufwendige Implementierungsarbeiten sind für die Einführung einer Dokumentationssoftware in der Regel nicht nötig. Meist handelt es sich um Cloudlösungen. Einige Hersteller bieten ihre Lösung auch noch als klassische Festinstallation an. Bei solchen Anbietern können die Tools in der Regel auch hybrid genutzt werden, das heißt: ein Teil der Anwendungen liegt in der Cloud und ...mehr

Dies alles ist allerdings nur ein kleiner Teil der Anforderungen. Die Liste des Bundesfinanzministeriums ist deutlich länger (siehe hier). Händisch ist eine Verfahrensdokumentation nach GoBD für Unternehmer ebenso eine Herkules-Aufgabe wie für Steuerberater. Mittlerweile hat sich daher in Deutschland ein kleiner, aber feiner Markt von Softwarelösungen etabliert, die an genau...mehr

Batteriespeichersysteme für PV-Anlagen bestehen aus dem Speichermedium (Batterie), einem Batteriemanagementsystem, Elektronik zur Anbindung an das Internet und für das Monitoring sowie bei AC-Systemen zusätzlich einem eigenen Wechselrichter. Auf dem Markt gibt es verschiedene technische Lösungen für die Speicherung, von denen aber nur die Lithium-Ionen-Batterien von praktisch...mehr

Während das digitale Dokumentenmanagement oder auch die E-Mail-Kommunikation in der Steuerberaterbranche weit verbreitet sind, betreten einige Kanzleien mit Lösungen für Besprechungen und Konferenzen digitales Neuland. Doch die Notwendigkeit wächst, denn nur so lässt sich ein flexibles Zusammenarbeiten ermöglichen. Sind Mitarbeiter dienstlich an einem anderen Standort unterwe...mehr

Ein weiteres Digitalisierungsfeld für die interne Kommunikation ist die standortunabhängige Zusammenarbeit. Die Erschließung eines Regionalmarkts, der Aufbau einer neuen Standortvertretung, die kanzleiweite Einführung einer neuen Software oder sogar der Relaunch der Kanzleiwebsite: Hinter vielen Vorhaben können sich große oder kleine Projekte verbergen, die gemeinsam und sta...mehr

Für die Digitalisierung der internen Zusammenarbeit stehen viele Tools zur Verfügung. Während eine Kanzleisoftware bereits die meisten Prozesse rund um die Mandantenbetreuung und das Kanzleimanagement abdeckt, sind für weitere Bereiche eigene Lösungen notwendig: Von der Video-Konferenz-Software über Kommunikationslösungen bis hin zum Projektmanagement. Zunächst sollten die Zi...mehr

In der Regel werden zuerst die produktiven Prozesse digitalisiert – wie die digitale Buchhaltung und die Mandantenkommunikation. Davon ausgehend kann die Digitalisierung immer mehr Bereiche und Aufgabenfelder durchdringen. Ein wesentliches Element, um interne Abläufe digital zu gestalten, ist ein Dokumenten-Management-System (DMS). Alle in einer Kanzlei anfallenden Dokumente...mehr

Rechnungen können in elektronischer Form ausgestellt, versendet und aufbewahrt werden – unter der Voraussetzung, dass die Echtheit ihrer Herkunft und die Unversehrtheit ihres Inhalts durch eine sichere elektronische Signatur im Sinne von Art. 3 Punkt 2 des Gesetzes vom 18.9.2001 über die elektronische Signatur (Gesetzblatt Nr. 130, Pos. 1450, mit späteren Änderungen), die mit...mehr

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Mobile Applikationen eignen sich vor allem, um Dokumente zu digitalisieren und sie zentral verfügbar zu machen. So sind bei den meisten Cloud-basierten Buchhaltungslösungen Smartphone-Apps Bestandteil der Lösung. Mithilfe der Smartphone-Kamera können Mandanten ihre Belege digitalisieren und in der Cloud direkt in der Online-Buchhaltungslösung ablegen. Dies vereinfacht die Zu...mehr

Wird die Kanzleisoftware als Cloud-Lösung genutzt, muss die Kanzlei keinen Server betreiben und keine Rechner installieren. Die Daten werden im Rechenzentrum DSGVO-konform gespeichert und archiviert. Jeder Mitarbeiter kann sich über seinen Computer in seine Arbeitsumgebung einloggen und auf Termine und Dokumente zugreifen. Alle benötigten Software-Anwendungen werden über den...mehr

In der Vergangenheit war es üblich, stationäre Arbeitsplätze und mobile Mitarbeiter über einen lokalen Unternehmensserver zu vernetzen. Der zentrale Server stellte sowohl Rechenleistung, Daten als auch Anwendungen über das Netzwerk zur Verfügung und musste regelmäßig gewartet und die Anwendungen upgedatet werden. Unternehmen hatten dafür eine eigene IT-Abteilung. Mittlerweil...mehr

App: Abkürzung für „Applikation“. Im deutschsprachigen Raum versteht man darunter eine kleine Anwendungssoftware für Smartphones und Tablets. Blog/Weblog: Eine interaktive Website, auf welcher der „Blogger“ Inhalte mit seinen Besuchern teilen kann. In der Regel handelt es sich um eine chronologische Liste mit Einträgen des Bloggers. Buzz: Der Buzz steht dafür, wie intensiv von...mehr

Wird ein Home-Office an die Steuerkanzlei angebunden, besteht die Gefahr, dass der persönliche Kontakt zu diesen Mitarbeitern abnimmt und auch untereinander weniger kommuniziert wird. Doch dem lässt sich entgegenwirken, indem die technischen Möglichkeiten dazu genutzt werden, um eine neue Kommunikations- und Meeting-Kultur zu etablieren. Kleine Tools – meist ebenfalls als Cl...mehr

Die Sozialversicherungsträger sind dazu verpflichtet, Arbeitgebern eine allgemein zugängliche, elektronisch gestützte systemgeprüfte Ausfüllhilfe zur Verfügung zu stellen, um für die Sozialversicherung relevante Meldungen, Beitragsnachweise, Bescheinigungen und Anträge auf dem per Sozialgesetzbuch vorgeschriebenen elektronischen Weg verschlüsselt an die jeweiligen Sozialvers...mehr

An einer digitalen Mandanten-Kommunikation führt kein Weg mehr vorbei. Chat, Videotelefonie, selbstbuchbare Terminkalender und ein digitales Dokumentenmanagement halten in immer mehr Kanzleien Einzug, ebenso wie eine digitale Aufgabenverwaltung, automatische Newsletter und eine Kanzlei-Präsentation in den gängigen sozialen Medien. Die wichtigste Herausforderung für eine Digi...mehr

Während das Social Web ein gutes Instrument für eine One-to-Many-Kommunikation ist, sind andere digitale Kanäle dafür prädestiniert, direkt und persönlich mit den Mandanten zu kommunizieren. Diese 1-zu-1-Kommunikation stellt besondere Anforderungen an die Datensicherheit und den Datenschutz. Im Folgenden werden diese Kanäle näher betrachtet: Newsletter/E-Mail WhatsApp/SMS Video...mehr

WhatsApp und SMS sind verlockende Möglichkeiten, um Mandanten jederzeit und an jedem Ort zu erreichen. Auch lassen sich über WhatsApp Gruppen einrichten, mit denen man seine Mandanten theoretisch clustern und individuell ansprechen könnte. Allerdings ist WhatsApp für die Mandanten-Kommunikation ungeeignet, auch von SMS raten Juristen ab. So greift WhatsApp automatisch auf al...mehr

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Eine eigene Website ist daher auch für Steuerberater der Standard, ebenso sollte ein regelmäßiger Online-Newsletter nicht fehlen, der die Mandanten mit aktuellen Informationen rund um Steuern und Kanzlei-Leben versorgt. Darüber hinaus gibt es viele weitere digitale Möglichkeiten, um mit Mandanten zu kommunizieren. In sozialen Netzwerken beispielsweise können Kanzleien ihr Im...mehr

Das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen v. 22.12.2016[1] dient der Sicherstellung der Unveränderbarkeit digitaler Grundaufzeichnungen, z. B. in elektronischen Registrierkassen. U. a. schützt es elektronische Aufzeichnungssysteme durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung und führt die Kassen-Nachschau (§ 146b AO) ein. Durch da...mehr

Bei der Beurteilung eines Buchführungsfehlers ist nicht auf die formale Bedeutung des Mangels, sondern auf dessen sachliches Gewicht abzustellen.[1] Wurden vorwiegend Bargeschäfte getätigt, können Mängel der Kassenführung den gesamten Aufzeichnungen die Ordnungsmäßigkeit nehmen.[2] Bei Fehlen von geordnet aufzubewahrenden Belegen ist eine Buchführung nicht ordnungsgemäß. Da z...mehr

Mandanten digitalisieren sich häufig in Eigenregie. Die Folge ist ein Flickenteppich unterschiedlichster Buchhaltungslösungen in der eigenen Mandantschaft. Doch als Kanzlei kann Aufklärungsarbeit dahingehend geleistet werden, dass Mandanten nur mit solchen Systemen arbeiten, die eine digitale Zusammenarbeit mit ihrem Steuerberater unterstützen. In der Regel erfolgt diese Zus...mehr

Die Digitalisierung der Steuerberatung beginnt in der Regel bei der Kanzlei selbst. Moderne Kanzlei-Management-Software hilft von Rechnungsstellung und Anlagenverwaltung über Lohn und Gehalt, bis hin zur Abrechnung von Reisekosten und Fehlzeiten. Der Vorteil sind klare und effiziente Arbeitsabläufe. Wird die Software als Software-as-a-Service genutzt, ergeben sich weitere Vo...mehr

Entsprechend dem Trend der Digitalisierung in unserem Privatleben und in der Arbeitswelt stellt sich natürlich auch für das BGM die Frage, welche Inhalte digitalisierbar sind oder ob digitale Lösungen klassische, quasi noch analoge Maßnahmen sinnvoll ergänzen können. Fitness-Tracker und auch das Smartphone selbst bieten immer mehr Möglichkeiten einer permanenten Datenerfassu...mehr

Rn. 127a Stand: EL 171 – ET: 02/2024 Bei den nachfolgend alphabetisch geordneten Einzelfällen aus der Rspr geht es bei der Prüfung der Frage, ob ein Gewerbebetrieb mit GewStPfl (bei Gewerbeertrag über EUR 24 500) und Kammerzugehörigkeit in einer IHK vorliegt, insbesondere um die Abgrenzung gegenübermehr

Tz. 89 Stand: EL 137 – ET: 06/2024 Begünstigt für den Abzug eines Investitionsabzugsbetrag bzw. der Sonderabschreibung sind die Anschaffungs- oder Herstellungskosten für bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens. Dieses muss nach seiner Anschaffung oder Herstellung zu mindestens 90 % betrieblich genutzt werden, und zwar im Jahr seiner Anschaffung oder Herstellung und im...mehr

Rz. 338 Muster in Ihr Textverarbeitungsprogramm übernehmen Muster 1.5: Vorsorgevollmacht mit anwaltlichen Kontrollbevollmächtigten Vorsorgevollmacht mit Unterstützungs-, Kontroll- und Verfahrensbevollmächtigung [537] Nach eingehender Beratung über die Möglichkeiten der rechtlichen Vorsorge und deren Tragweite und nach eingehender Belehrung über die mit der Erteilung einer Vorsor...mehr

Der Touchpen, auch Eingabestift oder Stylus genannt, ist der "Füller des 21. Jahrhunderts".[41] Mittels Touchpen ist es möglich, die analoge und digitale Textanfertigung zu kombinieren und so auch bei Verwendung der entsprechenden Software handschriftliche Notizen in einem Dokument niederzuschreiben.[42] Dabei bedarf es eines speziell für den Touchpen vorbereiteten Bildschir...mehr

Rn. 135 Stand: EL 173 – ET: 06/2024 Wegen der heutzutage infolge der internationalen Verflechtung, unterstützt durch Computernetze, kurzfristig verändernden Zinslandschaft kann auch mit festverzinslichen Wertpapieren (wie mit Aktien) spekuliert werden (s BFH vom 31.07.1990, BStBl II 1991, 66). Daher besteht für die FinVerw unter fiskalischen Aspekten die Versuchung, auf dem U...mehr

Es sind gerade einmal anderthalb Jahre verstrichen, seit die Zwangsvollstreckungsformular-Verordnung (ZVFV) am 21.12.2022 acht neue Formulare für die Vollstreckung gebracht und gegenüber der ZVFV 2012 und GVFV 2015 flexiblere Anwendungsregeln geschaffen hat (FoVo 2023, 1). Sollten die Formulare zunächst zum 1.12.2023 verbindlich werden, hat die 1. Änderungsverordnung zur ZVF...mehr