Homeoffice ist aus vielen Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Angestoßen durch die Corona-Pandemie, getrieben von der digitalen Transformation und dem demografischen Wandel, ist das hybride Arbeitsmodell fester Bestandteil der modernen Arbeitswelt geworden. Das birgt neben Chancen auch Herausforderungen, die Sie keineswegs allein bewältigen müssen. Wie ein HR-Chatbot Sie unterstützen kann, lesen Sie hier.
Eine der Errungenschaften der hybriden Arbeitswelt ist die Option einer ausgewogenen Work-Life-Balance: Lerchen und Eulen können, unter Berücksichtigung der Kernarbeitszeit, arbeiten, wann Produktivitäts- und Effektivitätsniveau am höchsten sind. Damit einher geht jedoch auch die Herausforderung der asynchronen Arbeitszeiten. Das bedeutet unter Umständen, dass Mitarbeiter:innen arbeiten, wenn die HR-Abteilung längst Feierabend gemacht hat. Wen fragen, wenn alle schon offline sind?
! Ein Chatbot ersetzte keine Mitarbeiter ! Individuelle Anfragen, wie etwa, welche Weiterbildung die Richtige wäre, um beruflich den nächsten Schritt zu machen, kann ein HR Chatbot nicht beantworten. Hier kann er informieren, welche Weiterbildungsangebote es gibt, eine Beratung ist jedoch nicht möglich. Er kennt keine persönlichen Stärken und Schwächen und weiß nicht, welche Maßnahmen für das Geschäftsjahr geplant sind oder berücksichtigt werden sollten.
Hier kommt der HR Assistant ins Spiel. Allzeit bereit und stets gut gelaunt, beantwortet der HR-Chatbot jede Frage, egal um wie viel Uhr sie gestellt wird. Ob die Anfrage aus dem heimischen oder dem Firmenbüro kommt, spielt keine Rolle. Jede Frage wird in Echtzeit beantwortet.
Wer kennt diese Zurufe nicht – „nur mal eben kurz was fragen“. Bei „nur mal eben kurz“ bleibt es meist jedoch nicht. Das ist vor allem problematisch, wenn in der Personalabteilung Not am Mann ist. Standard-Fragen, die jeden Tag aufs Neue gestellt werden, rauben den Mitarbeiter:innen der Personalabteilung viel Zeit – jedes Mal werden sie erneut aus der Arbeit gerissen. Ein HR Chatbot ist hier der Sondermitarbeiter, der diese Anfragen übernimmt, während die anderen konzentriert weiterarbeiten können. Generelle Anfragen, die sich zum Beispiel aufs Arbeitsrecht beziehen, oder zu unternehmensspezifischen Regelungen, werden beispielsweise vom Haufe HR Assistant übernommen. Das Beste daran: Er steht allen Mitarbeitenden gleichzeitig zur Verfügung.
Ein weiterer Vorteil von Chatbots: Sie sind einfach zu nutzen. Mitarbeitende müssen sich nicht durch komplexe Menüs oder Formulare navigieren, sondern können ihre Anfragen einfach über eine natürliche Spracheingabe oder durch die Auswahl von Optionen stellen. Dies erleichtert den Prozess für den Mitarbeitenden und beschleunigt die Beantwortung der Anfrage.
Natürliche Spracheingabe ermöglicht eine informelle Texterstellung. Der Chatbot muss nicht auf eine bestimmte Art und Weise adressiert werden, um zu antworten, wie beispielsweise Alexa von Amazon. Er verlangt auch keine exakten und fehlerfreien Formulierungen.
Wer im Büro ist, weiß mehr, sieht mehr und ist besser vernetzt – so scheint es. Mitarbeitenden im Homeoffice fehlt der Schnack auf dem Flur oder mit dem Kaffee in der Hand „mal eben“ in die Personalabteilung zu gehen. Informationen sind nicht für alle gleichermaßen zugänglich. Zwangsläufig entsteht so ein Ungleichgewicht zwischen den Mitarbeitenden, die mehrheitlich im Homeoffice tätig sind und denen, die regelmäßig im Büro arbeiten.
Der Chatbot bringt dieses Ungleichgewicht wieder ins Lot. Keiner hat einen Vorteil oder Nachteil durch das hybride Arbeitsmodell: Ob vor Ort oder im Homeoffice, Anliegen können dem HR Chatbot ortsunabhängig gestellt werde. Und das geht auch zwischendurch, denn der Haufe HR Assistant ist multitaskingfähig und kann mehreren Mitarbeiter:innen gleichzeitig antworten.
In Zeiten von Quiet Quitting und Fachkräftemangel gilt es, dem Thema Mitarbeiterbindung einen hohen Stellenwert zu geben. Natürlich können Sie nicht immer wissen, was Mitarbeitende umtreibt und haben berechtigt oder unberechtigt die Sorge, das Gespür für die Themen der Mitarbeitenden zu verlieren. Doch es gibt eine Lösung: Unternehmen können anhand von Suchanfragen und deren Häufigkeit Trends erkennen. Damit können sie der Frage „Was bewegt die Mitarbeitenden?“ mehr als nur ein Schulterzucken entgegensetzen.
Aus der Praxis Bei der Nürnberger Versicherung hat HR Assistant Arnie nicht nur für eine beachtliche Zeitersparnis gesorgt. Als eine neue Arbeitsordnung zum Thema "Mobile Arbeit" bevorstand, konnten dank der bei Arnie gestellten Fragen die Intranet-Ankündigung passgenauer abgestimmt und somit schon im Vorfeld auf Fragen eingegangen werden.
Dieser liefert zuverlässig einen Überblick über all die Anfragen, die er täglich von der Belegschaft bekommt. Daran lässt sich mehr als nur ein Stimmungsbild ablesen. Welche Themen sind interessant und wo besteht der größte Bedarf?
Auch hier ist keine komplizierte Auswertung nötig. Die Insights erfasst der HR-Chatbot automatisiert und stellt die Informationen datenschutzkonform in einem übersichtlichen Dashboard zur Verfügung. Die Daten werden dabei selbstverständlich anonymisiert und sind keinem einzelnen Mitarbeitendem zuzuordnen.
Wie der HR-Chatbot ganz praktisch bei der Nürnberger Versicherung hybrider Mitarbeiter des Monats wurde, lesen Sie in unserer Case Study zur Nürnberger Versicherung.
Meity Mariani Herianto verfolgte eine Karriere als Opernsängerin bevor sie sich entschied in die Software-Branche zu wechseln. Nach ihrem Studium des Kultur- und Medienmanagements, lernte sie in einem Chatbot-Start-Up die Technologie von allen Seiten kennen und entwickelte und bewertete für zahlreiche Branchen und Industrien Chatbot Use Cases und Anwendungsmöglichkeiten. Als Autorin und Referentin, kümmert sich die Chatbot Expertin nun um den Haufe HR Assistant. Sie begeistert sich für die Produktentwicklung neuer Technologien und spannende Innovationen.
