Retention Management - Wie Mitarbeiterbindung wirklich funktioniert

Die wichtigsten Punkte:

• Retention Management bezeichnet strategische Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung.

• Mithilfe von Retention-Management-Maßnahmen können Unternehmen qualifiziertes Personal langfristig halten und dazu beitragen, dass die Beschäftigten motivierter und engagierter sind.

• Mitarbeiterbindung wirkt emotional, rational und auf Basis habitueller Gewohnheiten sowie normativer Verpflichtungen.

• Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung betreffen das Arbeitsumfeld, die Unternehmenskultur, Entwicklungsmöglichkeiten, Gesundheit und Freizeit, das Employer Branding und Mitarbeiterbenefits.

Definition: Was versteht man unter Retention Management?

Der Lateinunterricht ist zwar schon ein paar Jahre her, aber dem geübten Ohr fällt auf: Retention, klingt nach „retenere“ – zu Deutsch: zurückhalten oder zurückbehalten. Genau darum geht es: Arbeitgeber wollen ihre Mitarbeitenden halten. Genauer gesagt: Ist von Retention Management die Rede, dann geht es um Mitarbeiterbindung. Unter Retention Management ist die strategische Planung und Umsetzung von Maßnahmen und Instrumenten zu verstehen, die darauf abzielen, Mitarbeiter:innen langfristig an das Unternehmen zu binden.

Welches Ziel verfolgt Retention Management oder Mitarbeiterbindung?

Retention Management dient in der HR-Welt dazu, mühsam rekrutierte und qualifizierte Mitarbeiter:innen mit geeigneten Maßnahmen möglichst langfristig an das Unternehmen zu binden. So stellen Unternehmen sicher, dass wichtiges „Know-how“ nicht abwandert, sondern im Unternehmen bleibt. Zudem zeigt die Praxis, dass die Mitarbeiter:innen dank Retention-Management-Initiativen auch deutlich motivierter und engagierter bei der Sache sind.

Doch die Realität zeigt, dass sich nur wenige Unternehmen genau darüber Gedanken machen. Dabei lohnt sich die Investition im Bereich Retention Management – die Wettbewerbsvorteile liegen auf der Hand!  

Wie wirkt Mitarbeiterbindung?

„Drum prüfe, wer sich ewig bindet, […]!“ – so steht es schon in Schillers‘ Lied von der Glocke. Auch fernab der Liebe und Poesie geht es um Prüfen, Abwägen und das Hin- und hergerissen sein. Arbeitgeber sollten genau dann hellhörig werden, denn die Gründe, dass Beschäftigte sich ihrem Arbeitgeber verbunden fühlen, können rationaler, habitueller, normativer und emotionaler Natur sein. Mitarbeiterbindung findet also auf vier Ebenen statt:

• Rationale Mitarbeiterbindung basiert auf einem Kosten-Nutzen-Vergleich der Beschäftigten. Hierbei geht es um Aspekte wie Gehalt oder Arbeitszeit.  

• Habituelle Bindung entsteht durch Gewohnheiten und kann durch positive Teamrituale verstärkt werden.  

• Normative Bindung beruht auf einem Gefühl der Verpflichtung gegenüber dem Team oder der Führungskraft. Gemeinsame Ziele, Entwicklungschancen und zunehmende Verantwortung spielen hierbei eine Rolle.

• Emotionale Mitarbeiterbindung – die stärkste Form – besteht, wenn Beschäftigte und Unternehmen gemeinsame Werte und Ziele vertreten. Diese Bindung beruht mitunter auf Wertschätzung, vertrauensvollem Miteinander und erfüllenden Tätigkeiten.

Wie funktioniert Retention Management in der Praxis?

Damit ein:e Mitarbeiter:in langfristig im Unternehmen bleibt, spielt seine:ihre Zufriedenheit im Job und die emotionale Bindung ans Unternehmen eine wesentliche Rolle. Je zufriedener er:sie ist, desto engagierter bringt er:sie sich ein und desto länger ist oft die Unternehmenszugehörigkeit. Eigentlich keine große Überraschung, doch wie gelingt Retention Management in der Praxis?

1. Analyse der aktuellen Situation:
Zunächst wird die aktuelle Situation im Unternehmen untersucht. Dabei werden insbesondere die Mitarbeiterfluktuation und Mitarbeiterzufriedenheit analysiert, sowie Feedback und bisherige Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung eingeholt bzw. ermittelt.

2. Ermittlung der Gründe der Mitarbeiterfluktuation:
Um die Hauptursachen der Mitarbeiterfluktuation bzw. -unzufriedenheit zu ermitteln, können Mitarbeiterbefragungen durchgeführt werden. Mögliche Gründe könnten mangelnde Anerkennung, fehlende Entwicklungsmöglichkeiten oder schlechte Work-Life-Balance sein.

3. Zielsetzung:
In einem nächsten Schritt sollten klare Ziele definiert werden, die auf den identifizierten Problemen und den langfristigen Zielen des Unternehmens basieren.

4. Entwicklung einer Retention-Strategie:
Basierend auf den analysierten Daten und Zielen kann eine Retention-Management-Strategie entwickelt werden. Dabei sollten verschiedene Aspekte wie Vergütung, Anerkennung, Entwicklungsmöglichkeiten, Work-Life-Balance und Unternehmenskultur berücksichtigt werden.

5. Kommunikation und Schulung:
Schulungen können dabei helfen, das Bewusstsein für die Mitarbeiterbindung zu schärfen und Führungskräfte im Umgang mit ihren Teams zu stärken.

6. Implementierung von Maßnahmen:
Die geplanten Maßnahmen müssen entsprechend umgesetzt werden. Dies können konkrete Programme zur Anerkennung und Belohnung, Weiterbildungsinitiativen, flexible Arbeitsregelungen, Verbesserungen der Unternehmenskultur o. Ä. sein.

7. Feedback und Evaluation: Um die Wirksamkeit der implementierten Maßnahmen zu prüfen, kann regelmäßig Feedback von Mitarbeiter:innen und Führungskräften eingeholt und evaluiert werden.

8. Kontinuierliche Verbesserung: Das gesammelte Feedback und die Ergebnisse der Evaluation, dienen als Grundlage, um die Retention-Strategie kontinuierlich zu verbessern.

Retention Management: Maßnahmen und Beispiele

Retention-Management-Programme sollten neben den üblichen monetären Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung wie z. B. Sozialleistungen, Sport- und Wohlfühlangebote vor allem die nicht monetären Maßnahmen in den Fokus rücken. Verbreitet ist hier das 6-Säulen-Modell:

Arbeitsumfeld und Organisation

Maßnahmen rund um eine positive Arbeitsatmosphäre und -umgebung. Dazu zählen z. B.:

• Flexible Arbeitszeiten und Homeoffice-Regelungen: Die Möglichkeit, Arbeitszeiten flexibel zu gestalten und gegebenenfalls von zu Hause aus zu arbeiten, ermöglicht es Beschäftigten, ihre Arbeit besser an persönliche Bedürfnisse anzupassen und eine gesunde Work-Life-Balance zu erreichen.

• Vereinbarkeit von Familie und Beruf:  Maßnahmen zur Unterstützung der Vereinbarkeit von Familie und Beruf, wie Elternzeit, Teilzeitarbeit, Kinderbetreuungszuschüsse und flexible Arbeitsmodelle, zeigen Wertschätzung für die individuellen Lebenssituationen der Mitarbeiter:innen.

• Agile Arbeitsmethoden: Die Förderung von Innovation und Empowerment durch agile Arbeitsmethoden ermöglicht es Mitarbeiter:innen, flexibel und kreativ zu arbeiten.  

• Gutes Arbeitsklima und kollegiales Umfeld: Ein positives Arbeitsklima, geprägt von gegenseitiger Unterstützung, Teamgeist und Spaß an der Arbeit, trägt erheblich zur Mitarbeiterbindung bei.

• Anerkennung, Wertschätzung und eine gute Feedback-Kultur: Die regelmäßige Anerkennung von Leistungen und eine offene Feedback-Kultur stärken das Selbstwertgefühl und die Motivation der Mitarbeiter:innen. Dies kann durch Lob, Dankesnachrichten und strukturierte Feedback-Gespräche erfolgen.

Weitere Maßnahmen zur Förderung der Arbeitsatmosphäre:

• Kostenlose Getränke und Obst

• Eine Kantine mit gesunden Mahlzeiten

• Ergonomische und professionelle Ausstattung

Unternehmenskultur und -kommunikation

Hier stehen gemeinsame Werte, soziale Verantwortung und transparente Kommunikation im Vordergrund, z. B.:

• Transparente Unternehmensstrategie und wertebasierte Unternehmenskultur: Mitarbeiter:innen sollten verstehen, wohin sich das Unternehmen entwickelt und welche Rolle sie dabei spielen. Eine klare Kommunikation der Unternehmensziele und -werte schafft Vertrauen und Engagement.

• Fehlerkultur: Eine Kultur, die Fehler als Lernmöglichkeiten betrachtet, und Offenheit für neue Arbeitsmodelle steigern die Zufriedenheit und Bindung der Mitarbeiter:innen.

• Führung auf Augenhöhe und Selbstverwirklichung: Eine Führungskultur, die auf Augenhöhe basiert und Mitarbeiter:innen ermutigt, ihre Ideen einzubringen und Verantwortung zu übernehmen, fördert ein Gefühl der Zugehörigkeit und Selbstverwirklichung.

Weitere Maßnahmen zur Förderung von Kultur und Kommunikation:

• Intranet zum Wissensaustausch und Teilen von Informationen

• Soziale Verantwortung

• Nachhaltigkeit als Unternehmenswert  

Personalentwicklung

Hier steht die persönliche und fachliche Weiterentwicklung der Beschäftigten im Fokus.

• Weiterbildung: Für viele Mitarbeiter:innen ist es besonders wichtig, dass sie bei ihrem Arbeitgeber die Möglichkeit zur beruflichen Weiterentwicklung erhalten. Unternehmen können interne Schulungen, externe Weiterbildungen oder finanzielle Unterstützung für Weiterbildungsmaßnahmen anbieten.

• Eigenverantwortliches Arbeiten mit klaren Rollen und Verantwortlichkeiten: Mitarbeiter:innen sollten klare Rollen und Verantwortlichkeiten haben, die es ihnen ermöglichen, eigenverantwortlich zu handeln und ihre Potenziale zu entfalten.

Weitere Maßnahmen zur Förderung von Entwicklung und Weiterbildung:

• Aufstiegsmöglichkeiten

• Auslandsaufenthalte

• Feedback und Mitarbeitergespräche

• Mentorenprogramme

Freizeit und Gesundheit

Diese Maßnahmen tragen dazu bei, dass Beschäftigte leistungsfähig und ausgeglichen sind. Krankheitstage, Stress und Überforderung sollen so vermieden werden. Maßnahmen sind z. B.:

• Einhalten der vereinbarten Arbeitszeit: Überstunden sollten nicht zur Regel werden. So kann eine Überlastung der Beschäftigten vermieden werden.

• Betriebliches Gesundheitsmanagement

• Ernährungsberatung

• Impfangebote

• Betriebsärztliche Untersuchungen

Employer Branding

Maßnahmen, die eine positive öffentliche und interne Wahrnehmung des Arbeitgebers stärken.

Effektives Onboarding: Ein umfassendes Onboarding, z. B. mit einer Onboarding-App, ist entscheidend, um neue Mitarbeiter:innen erfolgreich zu integrieren und ihre Bindung zum Unternehmen zu stärken. Dazu gehören eine strukturierte Einführung in Unternehmenskultur, Werte, Struktur und Prozesse, die Zuweisung eines Buddys, die Vorstellung des Teams und eine klare Darstellung der Erwartungen und Ziele.
Mit einer Onboarding-App lassen sich individuelle Onboarding-Journeys effizient, ansprechend und nachhaltig gestalten.  

• Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programme: Beschäftigte, die vom Unternehmen begeistert sind, werden zu Fürsprecher:innen und können offene Stellen im Freundes- und Bekanntenkreis teilen.

• Präsenz auf Jobmessen und Karriereevents

• Gute Bewertungen in Jobportalen

• Moderne Stellenanzeigen

Mitarbeiterbenefits

Maßnahmen rund um die Vergütung und zusätzliche Vorteile für die Beschäftigten, z. B.:

• Bonuszahlungen und Prämien

• Jobticket und Fahrtkostenübernahme

• Betriebliche Altersvorsorge

• Firmenwagen mit privater Nutzung

• Personalrabatte

• Sachgutscheine