Fachbeiträge & Kommentare zu Aufbewahrungsfrist

Tz. 6 Stand: EL 36 – ET: 06/2022 Der Grundsatz der materiellen Richtigkeit besagt, dass die Buchführung auf richtigen Grundaufzeichnungen aufgebaut sein muss; dazu muss die Beschreibung der Geschäftsvorfälle mit den zugrunde liegenden Tatbeständen dem Grunde und der Höhe nach übereinstimmen (vgl. Leffson (1987), S. 200). Eine dem Grunde nach richtige Buchführung liegt vor, we...mehr

Tz. 20 Stand: EL 36 – ET: 06/2022 Während der Grundsatz der materiellen Richtigkeit fordert, dass Buchführung und JA materiell richtig zu sein haben, verlangt der Grundsatz der Klarheit, dass Buchführung und JA formell richtig sein müssen (vgl. Leffson (1987), S. 207). Somit kann der Grundsatz der Klarheit der Handelsbücher auch als Grundsatz der formellen Richtigkeit bezeich...mehr

Betriebsausgaben können nur berücksichtigt werden, wenn sie auf Verlangen durch Vorlage von Belegen nachgewiesen werden,[1] auch wenn der Steuerpflichtige die Betriebseinnahmen und -ausgaben nicht aufzeichnen muss.[2] Praxis-Tipp Belege auf Thermopapier Um die Lesbarkeit während der Aufbewahrungsfrist zu gewährleisten, können die auf Thermopapier erhaltenen Unterlagen kopiert ...mehr

Tz. 4 Stand: EL 36 – ET: 06/2022 Das verwendete Buchführungssystem muss gewährleisten, dass alle buchführungspflichtigen Vorgänge den formalen Anforderungen der Abs. 1–3 entsprechend aufgezeichnet werden, unabhängig von den dabei verwendeten Organisationsformen und der eingesetzten Organisationsmittel der Buchführung (z. B. konventionelle, papierbasierte Buchführung, mittels ...mehr

Tz. 33 Stand: EL 36 – ET: 06/2022 Die Vorschrift, dass die Handelsbücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen auch in der geordneten Ablage von Belegen bestehen oder auf Datenträgern geführt werden können, soweit diese Formen der Buchführung einschließlich des dabei angewandten Verfahrens den GoB entsprechen, führt zur Überlegung, welche Buchführungsformen generell zul...mehr

Rn. 20b Stand: EL 43 – ET: 08/2024 Gemäß Art. 1 enthält die AP-VO a) Anforderungen an die Prüfung von JA und konsolidierten Abschlüssen bei PIE, b) Vorschriften für die Organisation von AP und Prüfungsgesellschaften und für deren Auswahl durch PIE mit dem Ziel, deren Unabhängigkeit und die Vermeidung von Interessenkonflikten zu fördern, sowie c) Vorschriften für die Überwachu...mehr

Einnahmen sind grundsätzlich einzeln aufzuzeichnen,[1] das gilt auch für Bareinnahmen. Ausnahmen gibt es bei einer Vielzahl von einzelnen Geschäften mit geringem Wert, z. B. für Einzelhändler, die Waren an unbekannte Kunden gegen Barzahlung verkaufen. Einzelheiten sind auch dem BMF-Schreiben v. 19.6.2018 zu entnehmen.[2] Auch wenn eine Verpflichtung zur Führung eines Kassenbu...mehr

Tz. 5 Stand: EL 36 – ET: 06/2022 Der Grundsatz der Wahrheit fordert eine vollständige und richtige Verbuchung. Das Gebot der Vollständigkeit der Verbuchung beinhaltet die lückenlose und uneingeschränkte Erfassung aller RL-relevanten Geschäftsvorfälle und sämtlicher Güter des UN sowie die Auswertung aller zugänglichen Informationen, d. h., es dürfen keine Vorfälle ausgelassen,...mehr

Tz. 30 Stand: EL 36 – ET: 06/2022 Die Vorschrift des § 239 Abs. 3, wonach eine Eintragung oder eine Aufzeichnung nicht in einer Weise verändert werden darf, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist und dass auch solche Veränderungen nicht vorgenommen werden dürfen, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sin...mehr

Rn. 22 Stand: EL 35 – ET: 03/2022 Die Buchführung hat nach § 238 Abs. 1 mit Hilfe der GoB die Handelsgeschäfte und die Vermögenslage ersichtlich zu machen und einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit einen Überblick darüber zu ermöglichen. Diese als Generalnorm bezeichnete Buchführungspflicht verdeutlicht, dass der Gesetzgeber eine übersichtliche, vollständige und ...mehr

Rz. 63 Die durch Art. 1 Nr. 1 i. V. m. Art. 2 des 10. SGB V-ÄndG ab 29.3.2002 angefügte Regelung des Abs. 1 Nr. 6 gewährte bis dahin freiwillig versicherten Rentnern die Option (daher wird der Ausdruck Optionsrentner verwandt), statt der ab 1.4.2002 eintretenden Krankenversicherungspflicht als Rentner die freiwillige Versicherung durch Erklärung des Beitritts mit Rückwirkung...mehr

Die Rechnungen sind innerhalb des Gebietes der Europäischen Gemeinschaft aufzubewahren. Jeder Steuerpflichtige muss Auskunft geben darüber, wo genau er seine Rechnungen (und sonstigen Dokumente) aufbewahrt. Diese Vorschrift ist immer anzuwenden (für elektronische Rechnungen und solche in Papierform gleichermaßen, ob sie im Inland oder einem anderen Mitgliedstaat aufbewahrt w...mehr

Rz. 193 Abbruchkosten: Für vertragliche Verpflichtungen zum Abbruch von Gebäuden auf fremdem Grund und Boden besteht Rückstellungspflicht.[1] Die Rückstellungsbildung erfolgt als sog. unechte Ansammlungsrückstellung bzw. Verteilungsrückstellung.[2] Für öffentlich-rechtliche Verpflichtungen ist analog zu verfahren, soweit mit einer hinreichenden Wahrscheinlichkeit der Inanspr...mehr

Rz. 5 Der Begriff "Buchführungspflicht" wird überwiegend als weiter Oberbegriff verwandt, der sowohl die Buchführungs-, Aufzeichnungs- als auch die Aufbewahrungspflichten[1] umfasst. Rz. 6 Die Buchführungspflicht nach HGB ergibt sich aus § 238 Abs. 1 Satz 1 HGB. Danach ist jeder Kaufmann verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines V...mehr

Rz. 63 Nach § 10 Abs. 1 LkSG ist die Erfüllung der Sorgfaltspflichten unternehmensintern fortlaufend zu dokumentieren. Bzgl. der Dokumentation gibt es eine 7-jährige Aufbewahrungsfrist. Das Unternehmen ist verpflichtet, jährlich einen Bericht über die Erfüllung seiner Sorgfaltspflichten im vergangenen Geschäftsjahr zu erstellen und spätestens 4 Monate nach dem Schluss des Ges...mehr

Rz. 9 Der durch das AReG neu geschaffene § 317 Abs. 3a HGB trug dem Umstand Rechnung, dass ab dem 17.6.2016 für Abschlussprüfungen bei Unt, die kapitalmarktorientiert i. S. v. § 264d, aber keine Kreditinstitute oder VersicherungsUnt sind, die unmittelbar geltende EU-Verordnung für spezifische Anforderungen bei Unt von öffentlichem Interesse[1] anzuwenden war. Die Vorschrift ...mehr

Rz. 45 Nach § 147 Abs. 3 AO beträgt die Aufbewahrungsfrist: zehn Jahre für Geschäftsunterlagen i. S. v. § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO, also Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Bilanzen sowie die zugehörigen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen; Buchungsbelege i. S. v. § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO; Zollunterlagen i. S. v. § 147 Abs. 1 Nr. 4a AO; sechs Jahre für alle übrigen Geschäfts...mehr

Rz. 6 Die Aufbewahrungsfrist beträgt nach § 147a Abs. 1 S. 1 AO sechs Jahre. Die Aufbewahrungsfrist beginnt nach § 147a Abs. 1 S. 5 AO i. V. m. § 147 Abs. 4 AO mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die Unterlagen entstanden sind. Zu beachten ist, dass nach § 147 Abs. 3 S. 3 AO die Aufbewahrungsfrist nicht abläuft, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutu...mehr

Rz. 23 Unabhängig von Einzelbestimmungen in den jeweiligen Gesetzen geben die §§ 145–147 AO Mindesterfordernisse hinsichtlich der technischen Durchführung und Aufbewahrung der Buchführung. Eine besondere Form der Buchführung ist allerdings nicht gesetzlich vorgeschrieben.[1] Die Mindesterfordernisse müssen aber in jedem Fall, gleichgültig welche Aufzeichnungsform der Stpfl. ...mehr

Rz. 48 Das Fristende tritt mit Ablauf des zu berechnenden Kalenderjahrs (s. Rz. 45) ein. Allerdings ergibt sich aus § 147 Abs. 3 S. 5 AO eine Ablaufhemmung insoweit, als die Aufbewahrungsfrist für die Geschäftsunterlagen nicht vor Ablauf der Steuerfestsetzungsfrist nach § 169 AO für die in dem betreffenden Kj. angefallenen Steuern enden kann.[1] Hierdurch wird sichergestellt...mehr

Rz. 19 Neu eingefügt durch das Steuerumgehungsbekämpfungsgesetz v. 23.6.2017[1] wurde § 147a Abs. 2 AO. Die Regelung steht im Zusammenhang mit der nach der Veröffentlichung der sog. Panama-Papers als besonders wichtig empfundenen Bekämpfung von sog. Basis- oder Domizilgesellschaften zur Steuerhinterziehung.[2] Die jetzt geschaffene Regelung geht allerdings erheblich weiter u...mehr

Rz. 1 § 147 AO ist eine besondere Ordnungsvorschrift für die Aufbewahrung von Buchführungs- und Aufzeichnungsunterlagen. Die entsprechende Vorgängerbestimmung war § 162 Abs. 8 und 9 RAO.[1] Die Pflicht zur Aufbewahrung ist notwendiger Bestandteil der Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht[2], da anderenfalls deren Zweck, einen Überblick über die Geschäftsvorfälle, die Ertrag...mehr

Rz. 13 Die Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht ist eine in Bezug auf sonstige steuerliche Pflichten selbstständige steuerrechtliche, also öffentlich-rechtliche[1] Pflicht.[2] Das Steuerpflichtverhältnis[3] entsteht gem. § 38 AO mit der Verwirklichung des Tatbestands, an den das Gesetz die Pflicht knüpft, unabhängig davon, ob auch ein Anspruch aus einem Steuerschuldverhält...mehr

Rz. 25 Sind die vorstehenden Voraussetzungen erfüllt, sind alle Aufzeichnungen und Unterlagen über die Beziehung zu der Drittstaat-Gesellschaft und alle damit verbundenen Einnahmen und Ausgaben aufzubewahren. Dies dürften neben gesellschaftsrechlichen Unterlagen vor allem Kontounterlagen sein.[1] Eine Konkretisierung, welche Aufzeichnungen und Unterlagen aufzubewahren sind, ...mehr

Rz. 17 Nach § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO sind die Buchungsbelege aufzubewahren.[1] Entsprechendes gilt nach § 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB. Wird die Buchführung in Form der geordneten Ablage der Belege geführt, so haben die Belege Buchfunktion (s. Rz. 3) und sind demgemäß hinsichtlich der Aufbewahrungsfrist als solche zu behandeln.[2] Hinsichtlich der Form der Aufbewahrung (s. Rz. 25) beha...mehr

Rz. 16 Die Verletzung der Aufbewahrungspflicht nach § 147a Abs. 1 AO hat keine straf- oder bußgeldrechtlichen Folgen[1], da eine entsprechende Gesetzesnorm nicht vorliegt.[2] Rz. 17 Die Verletzung der Aufbewahrungspflicht durch Vernichtung oder Verlust der Unterlagen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist (s. Rz. 7) hat aber zur Folge, dass der steuerliche Zweck, also die Kontroll...mehr

Rz. 47 Nach § 147 Abs. 4 AO beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte für die Entstehung der Geschäftsunterlage erforderliche Maßnahme erfolgt ist, also die letzte Eintragung in das Buch vorgenommen, das Inventar oder die Bilanz auf- bzw. festgestellt, die Korrespondenz empfangen oder abgesandt worden ist oder der Buchungsbeleg und d...mehr

Rz. 11 Nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO sind Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Bilanzen sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen aufzubewahren.[1] Rein private Unterlagen[2] sind also nicht aufzubewahren, es sei denn, die Sonderbestimmung des § 147a AO [3] greift ein. Unterlagen i. S. ...mehr

Rz. 7 Die Aufbewahrungspflicht ist nach § 147a Abs. 1 S. 3 AO vom Beginn des Kalenderjahrs an zu erfüllen, das auf das Kj. folgt, in dem die Summe der positiven Einkünfte mehr als 500.000 EUR beträgt. Damit ist allein das einmalige Überschreiten der Grenze nach dem Gesetzeswortlaut ausreichend, damit die Aufbewahrungspflicht erfüllt werden muss.[1] M. E. besteht aber bei ein...mehr

Rz. 28 Der Buchführungspflichtige hat die freie Wahl hinsichtlich des gewählten Buchführungssystems.[1] Allerdings muss es sich zumindest um eine kaufmännische Buchführung also um die "einfache" oder "doppelte" Buchführung, handeln, die eine Gewinnermittlung zulässt. Die "kameralistische" Buchführung, die im Wesentlichen nur einen Nachweis der Einnahmen und Ausgaben darstell...mehr

Rz. 37 Die Finanzbehörde hat, wenn Unterlagen i. S. v. § 147 Abs. 1 AO mithilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden sind, gem. § 147 Abs. 6 AO das Recht, die Buchführung des Stpfl. durch Datenzugriff zu prüfen.[1] Diese Prüfungsmethode ist mit der Einführung neben die Möglichkeit der herkömmlichen Prüfung getreten und heute nahezu als der Normalfall anzusehen.[2]...mehr

Rz. 51 Die Verletzung der Aufbewahrungspflicht durch Vernichtung oder Verlust der Unterlagen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist (s. Rz. 48) hat, wie die Verletzung der Buchführungspflicht selbst, zur Folge, dass die Buchführung nicht als ordnungsmäßig anerkannt werden kann.[1] Der steuerliche Zweck der Buchführung, also die Schaffung von Kontrollunterlagen, ist dann nicht err...mehr

Rz. 192 Während Personenschaden und Personenfolgeschaden bei Verschuldenshaftung grundsätzlich ohne Begrenzung der Schadenhöhe vom Schadensersatzpflichtigen zu ersetzen sind, ist der hinter einem schadenrechtlich Verantwortlichen stehende Haftpflichtversicherer auf seine versicherungsvertragliche Leistung beschränkt: Der Versicherer schuldet nur eine Leistung (Versicherungsl...mehr

Rz. 231 Hinweis Siehe auch Rdn 228, 260 ff. Rz. 232 Die Schadenbearbeitung wird sachlich zunächst durch das Zusammentragen der erforderlichen Informationen (tatsächlicher Lebenssachverhalt) zu Haftungsgrund und Anspruchsvolumen und weniger durch die Beantwortung von Rechtsfragen bestimmt. Die Sachverhaltsaufklärung umfasst Aspekte zu Schadengrund und Schadenhöhe, aber auch zu...mehr

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Rz. 3 Die Primärsysteme in der vertragsärztlichen Versorgung, in der vertragszahnärztlichen Versorgung und in Krankenhäusern sind mit bestimmten offenen und standardisierten Schnittstellen auszustatten. Rz. 4 In das Primärsystem sind offene und standardisierte Schnittstellen zur systemneutralen Archivierung von Patientendaten sowie zur Übertragung von Patientendaten bei einem...mehr

Die Aufbewahrungspflicht kann auch für E-Mails gelten. Die Dauer richtet sich nach dem Inhalt der E-Mail und nach den üblichen steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen. Eine 10-jährige Aufbewahrungsfrist gilt z. B. für Buchungsbelege. Unabhängig davon gilt für Rechnungen eine 10-jährige Aufbewahrungsfrist. Für Handels- oder Geschäftsbriefe, bzw. E-Mails, gilt die Frist von 6 Jahr...mehr

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Vorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme enthält die AO. Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse, der Eröffnungsbilanz und der Unterlagen, sofern es sich bei letztgenannten Unterlagen um amtliche Urkunden oder handschriftlich zu unterschreibende nicht förmliche Präferenznachweise handelt, können genannten Unterlagen auch a...mehr

Das Wohnungseigentumsgesetz enthält keine Regelung über die Aufbewahrungsfristen von Verwaltungsunterlagen. Allgemein anerkannt – wenn auch dogmatisch nicht gesichert – ist, dass insoweit bezüglich der Verwaltungsunterlagen die in § 257 HGB und 147 AO geregelten Fristen entsprechend anwendbar sind.[1] Beide Vorschriften regeln für bestimmte Unterlagen eine Aufbewahrungsfrist...mehr

Da die Verwaltungsunterlagen zum Gemeinschaftsvermögen nach § 9a Abs. 3 WEG gehören und Inhaberin des Gemeinschaftsvermögens die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer ist, gehört die Aufbewahrung der Verwaltungsunterlagen zu den ureigensten Amtspflichten des amtierenden Verwalters. Gesetzliche Regelungen darüber, wo, in welcher Art und Weise und wie lange Verwaltungsunterlagen...mehr

Beispiel einer unwirksamen Klausel im Verwaltervertrag "Die Hausverwaltung ist berechtigt, alle Verwaltungsunterlagen aus laufender Verwaltung (wie Kontoauszüge, Belege und bedingte Teile von Korrespondenz) nach Ablauf von 5 Kalenderjahren datenschutzsicher zu vernichten." Die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften für die Dauer der Aufbewahrungspflicht von Belegen und B...mehr

Abberufung bei verweigerter Einsicht Verweigert der Verwalter den Wohnungseigentümern die Einsicht in die Verwaltungsunterlagen, stellt dies einen wichtigen Grund zu dessen Abberufung dar.[1] Anmerkung: Der Verwalter kann jederzeit grundlos von seinem Amt abberufen werden. Allerdings endet der Verwaltervertrag nach § 26 Abs. 3 Satz 2 WEG erst spätestens 6 Monate nach der Abber...mehr

Wichtige Verwaltungsunterlagen Die nachfolgenden Verwaltungsunterlagen stellen die elementaren Unterlagen dar, wobei die Aufzählung nicht abschließend ist[1]: Gemeinschaftsordnung bzw. Teilungserklärung mit Aufteilungsplänen, ggf. Hausordnung, vollständige Auflistung aller Eigentümer mit Namen und ggf. Anschriften, vollständige Übersicht über offene Forderungen und Verbindlichke...mehr

Arbeitgeber sind verpflichtet, im Rahmen des Arbeitsverhältnisses einzelne Dokumente und Informationen für eine gewisse Dauer aufzubewahren. Entsprechende Aufbewahrungspflichten können sich aus Gesetz, Satzung, Tarif- oder Individualvertrag ergeben. Sinn und Zweck ist in erster Linie die Ermöglichung und Sicherstellung von effektiven Kontrollen durch staatliche Behörden. Nebe...mehr

Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen können auch auf Datenträgern geführt werden[1], soweit diese Form der Buchführung einschl. des dabei angewandten Verfahrens den GoB entspricht (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – GoBD).[2] Technische Vorgaben oder ...mehr

Sachverhalt Der Arbeitnehmer verlangt vom Arbeitgeber die Löschung einer weit zurückliegenden Abmahnung. Kann bzw. muss der Arbeitgeber diese aus der Personalakte entfernen oder besteht noch eine Aufbewahrungspflicht? Ergebnis Das Entfernen von (berechtigten) Abmahnungen ist in der Praxis ein umstrittenes Thema. Es bestehen keine Verjährungsregelungen oder ein festes Ablaufdat...mehr

Sachverhalt Im Unternehmen gehen viele Aufträge per E-Mail ein. Auch intern besteht reger geschäftlicher Austausch über den elektronischen Schriftverkehr. Sollte der Arbeitgeber geschäftliche Korrespondenz aufbewahren? Ergebnis Obwohl es keine spezifische gesetzliche Aufbewahrungsfrist für allgemeine Korrespondenz (insbesondere intern) gibt, ist es ratsam, wichtige Geschäftsbr...mehr

Handels- und steuerrechtlich gilt, dass die Bilanz vollständig zu sein hat.[1] Welche einzelnen Positionen in die Bilanz aufzunehmen sind, richtet sich nach den GoB sowie nach den Regelungen der §§ 4 Abs. 1, 5 Abs. 1 EStG und §§ 140 –146 AO.[2] Handelsrechtlich sind in der Bilanz alle betrieblichen Vermögensgegenstände[3] und Schulden sowie die aktiven und passiven Rechnungs...mehr

Das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen v. 22.12.2016[1] dient der Sicherstellung der Unveränderbarkeit digitaler Grundaufzeichnungen, z. B. in elektronischen Registrierkassen. U. a. schützt es elektronische Aufzeichnungssysteme durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung und führt die Kassen-Nachschau (§ 146b AO) ein. Durch da...mehr