(Digitale) Personalakte

In einer Personalakte fasst der Arbeitgeber alle Informationen und Dokumente zum Arbeitnehmer zusammen, die für das Arbeitsverhältnis von Bedeutung sind. Gleichgültig, ob Personalakten digital oder traditionell in Papierform geführt werden, müssen von Seiten des Arbeitgebers bestimmte arbeitsrechtliche Vorgaben hinsichtlich der Erstellung, Aufbewahrung und Weitergabe beachtet werden.

Was ist die Personalakte: Definition

Die digitale Personalakte (auch elektronische Personalakte genannt) wird wie die Personalakte in Papierform vom Arbeitgeber geführt und enthält alle Informationen und Dokumente zum Arbeitnehmer, die für das Arbeitsverhältnis von Bedeutung sind.  Für den öffentlichen Dienst gilt die Definition einer Personalakte nach § 106 Abs. 1 Bundesbeamtengesetz. Danach gehören zu einer Personalakte "alle Unterlagen einschließlich der in Dateien gespeicherten Daten, (…), soweit sie mit dem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen".

Digitale und analoge Personalakte: Inhalt und Aufbau

Da Inhalt und Aufbau der Personalakte gesetzlich nicht geregelt sind, ist der Arbeitgeber im Prinzip in der Entscheidung frei, ob er eine Personalakte anlegt. Er wird jedoch kaum anders als durch das Führen von Personalakten den handels-, gesellschafts-, steuer- und sozialversicherungsrechtlich gebotenen Pflichten und der Dokumentation, dass diese Pflichten erfüllt wurden, nachkommen können.

Hat der Arbeitgeber sich einmal entscheiden, eine Personalakte zu führen, muss er hinsichtlich Inhalt und Umgang mit der Personalakte einige Vorgaben beachten:

Die Personalakte soll ein möglichst vollständiges, wahrheitsgemäßes und sorgfältiges Bild über die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Arbeitnehmers geben. Deshalb gehören zum Inhalt einer Personalakte alle die Person eines Arbeitnehmers betreffenden Unterlagen, die mit dem Arbeitsverhältnis des Arbeitnehmers in einem sachlichen Zusammenhang stehen (z. B. Personenstand, Berufsbildung, berufliche Entwicklung, Fähigkeiten und Leistungen, Arbeitsunfälle, Krankheitszeiten, Urlaubsvertretungen, Abmahnungen, Betriebsbußen und Beurteilungen). Zu den Personalakten gehören ferner: alle Bewerbungsunterlagen, Ergebnisse von Eignungstests, schriftliche Auskünfte Dritter und ärztliche Gutachten – allerdings nicht die dem Arbeitgeber nicht zugänglichen Unterlagen des Betriebsarztes.

Gesundheitsdaten müssen vor unbefugter Einsichtnahme besonders gesichert sein und der zugriffsberechtigte Personenkreis muss klein gehalten werden – wie der Arbeitgeber dies sicherstellt, hat er dabei selbst zu entscheiden. Überhaupt hat bei der Abgrenzung, welche Unterlagen in die Personalakten aufgenommen werden dürfen, eine Interessenabwägung zwischen denen des Arbeitgebers und denen des Arbeitnehmers an seinem Persönlichkeitsrecht stattzufinden. Dabei sind die datenschutzrechtlichen Grenzen gem. § 26 BDSG i. V. m. den Vorgaben der DSGVO zu beachten – insbesondere muss der Inhalt den dort festgeschriebenen Grundsätzen der Datensparsamkeit und der Erforderlichkeit für das konkrete Arbeitsverhältnis genügen.

Konkrete Beispiele und eine Checkliste dafür, welche Unterlagen in eine digitale oder analoge Personalakte gehören, finden Sie hier.

Personalakte: Aufbewahrungsfristen

Personalakten sollten mindestens drei Jahre nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses aufbewahrt werden, um die Verjährungsfrist aus dem BGB abzudecken. Dies betrifft beispielsweise noch offene Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis, die Einforderung eines Arbeitszeugnisses oder mögliche Schadensersatzansprüche.

Die Verjährungsfrist wird ab 31. Dezember des Jahres gerechnet, in dem der Arbeitsvertrag endet. Über diese Verjährung hinaus ist eine Aufbewahrungspflicht der Personalakte nur für bestimmte Dokumente vorgeschrieben, bei denen die Länge der Aufbewahrungsfrist etwa im Arbeitsrecht, im Lohnsteuerrecht oder im Sozialversicherungsrecht abweichend geregelt ist.

Grundsätzlich empfiehlt sich eine Aufbewahrung von Personalakten von mindestens zehn Jahren, nämlich bis sämtliche juristischen Ansprüche verjährt sind. Anschließend ist die Vernichtung der Dokumente aus Datenschutzgründen vorgeschrieben. Die Voraussetzungen, unter denen Unternehmen personenbezogene Daten löschen müssen, sind in Art. 17 DSGVO geregelt. Der Zweck einer Datenverarbeitung entscheidet über die zulässige Dauer der Speicherung der verarbeiteten Daten. Spätestens, wenn personenbezogene Daten für die Zwecke nicht mehr erforderlich sind, für die sie verarbeitet werden, muss das Unternehmen diese Daten löschen.

Personalakte: Datenschutz

Da in jeder Personalakte in großem Umfang sensible und personenbezogene Daten enthalten sind, fällt die Personalakte (ob elektronisch oder in Papierform) unter den Datenschutz. Der Arbeitgeber ist deswegen verpflichtet, dafür zu sorgen, dass nur ein kleiner, bestimmbarer Personenkreis im Bereich Personalwesen Einsicht in die Personalakte erhält. Er muss diese Personalunterlagen auch mit geeigneten Maßnahmen gegen unbefugte Einsichtnahme sichern. Dabei gilt: Die Daten dürfen nur zweckgebunden verarbeitet, gesammelt und erhoben werden. Es gilt das Gebot der Datensparsamkeit. Um besonders sensible Daten handelt es sich laut Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) bei Angaben zu ethnischer Herkunft, politischen Meinungen, religiösen Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeiten sowie Informationen über Gesundheit und Sexualität. Diese dürfen nur mit Zustimmung der jeweiligen Person verarbeitet werden.

Der Arbeitnehmer selbst ist befugt, jederzeit von seinem Auskunftsrecht Gebrauch zu machen und Einsicht in seine Personalakte zu nehmen. Dabei kann er falsche und unzulässig erhobene Daten löschen, sperren oder berichtigen lassen.

Digitale Personalakte: Vor- und Nachteile

Vorteile:

• Entlastung der Personalabteilung durch automatisierte Abläufe, zentrale Datenverwaltung sowie ein effizienteres Bericht- und Recherchewesen.
• Mehr Transparenz und Kommunikation: Mitarbeiter können schnell sowie orts- und zeitungebunden selbstständig Einblick in ihre Personalakte nehmen.
• Einsparung beim Archivraum durch Wegfall bzw. die Auslagerung von Papierakten.

Nachteile:

• Erhöhte Datenschutzanforderungen
• Einmalige Einführungs-/Umstellungskosten

Betriebsvereinbarung digitale Personalakte

Rechtlich ist die Frage, ob ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates bei der Einführung einer digitalen Personalakte besteht, nicht abschließend geklärt. Es ist deswegen ratsam, den Betriebsrat frühzeitig einzubinden sowie eine Betriebsvereinbarungen zur Regelung der Digitalisierung der Daten und der zukünftigen Einsichtsrechte zu erarbeiten und abzuschließen.