Elektronische Rechnung
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Rechnungen sind grundsätzlich schriftlich zu erteilen. Auch elektronische Rechnungen (kurz E-Rechnungen) müssen alle notwendigen Rechnungsangaben enthalten.
Was ist eine Elektronische-Rechnung
Mit einer E-Rechnung werden Rechnungsinformationen elektronisch übermittelt, automatisiert empfangen und weiterverarbeitet. Damit wird eine durchgehend digitale Bearbeitung von der Erstellung der Rechnung bis zur Zahlung der Rechnungsbeträge möglich.
Eine E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte – anders als bei einer Papierrechnung oder bei einer Bilddatei (z. B.PDF) – in einem strukturierten maschinenlesbaren Datensatz dar. Dies gewährleistet, dass Rechnungen, die in dieser Form vom Rechnungssteller ausgestellt werden,
- elektronisch übermittelt,
- elektronisch empfangen
- sowie medienbruchfrei und automatisiert weiterverarbeitet und zur Auszahlung gebracht werden können.
Formate für die Elektronische Rechnung
Der wesentliche Unterschied zwischen einer eingescannten Papier- oder PDF-Rechnung und einer E-Rechnung liegt darin, dass eine E-Rechnung nach EU-Norm eine in einem strukturierten Format ausgestellte Rechnung ist, welche elektronisch übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Weiterverarbeitung ermöglicht. Zulässige Formate sind z. B. ZuGFeRD und XRechnung.
Grundsatz der Unveränderbarkeit gilt auch für Elektronische-Rechnung
Voraussetzungen für die E-Rechnung sind Echtheit der Herkunft sowie die Unversehrtheit des Inhalts. Es muss also sowohl sichergestellt werden, dass die Identität des Rechnungsausstellers eindeutig und sicher ist und die gesetzlich erforderlichen Angaben nicht verändert wurden. Außerdem muss die Lesbarkeit einer E-Rechnung gewährleistet sein, wobei die Lesbarkeit hier bedeutet, dass die XML-Datei maschinell auswertbar sein muss.
