Fachbeiträge & Kommentare zu Kanzleiorganisation

Rz. 133 Der Korrespondenzteil enthält sämtlichen Schriftverkehr, den die Anwaltskanzlei mit dem Mandanten oder Dritten (z.B. Sachverständige, Werkstatt, Jugendamt etc.) außergerichtlich führt . Eingeheftet werden insbesondere auch die Anschreiben, mit denen die Kanzlei Abschriften von Schriftsätzen dem Mandanten zugeleitet hat. Es empfiehlt sich dabei, ein Schriftstück, dass ...mehr

Rz. 254 Geht ein Schreiben mit einer Mandatserteilung in der Kanzlei ein, muss der Anwalt zunächst entscheiden, ob er das Mandat übernehmen will. Wichtig ist dabei die Prüfung, ob eine Interessenkollision vorliegt. Eine Interessenkollision liegt schon dann vor, wenn nur die reine Möglichkeit eines Interessenkonflikts besteht, also schon bei der Annahme eines "doppelten" Mand...mehr

Rz. 186 Die Behandlung der eingehenden Papier-Post richtet sich – wie vieles – nach der Struktur der jeweiligen Kanzlei und wird im Grunde genommen in jeder Kanzlei anders gehandhabt. In vielen Kanzleien wird die Post in der Regel vor dem Öffnen schon vorsortiert, soweit erkenntlich ist, dass eine bestimmte Stelle (z.B. Buchhaltung) Adressat ist. Der Mitarbeiter sollte in de...mehr

Rz. 173 Im Oktober 2013 hat der Gesetzgeber das Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten (e-Justice-Gesetz I) verkündet.[5] Mit diesem Gesetz sollte die bereits vor Jahren begonnene Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs gefördert werden. Für folgende Rechtswege ist der elektronische Rechtsverkehr flächendeckend seit 1.1.2018 durch das e...mehr

Rz. 189 Wird eine Frist im Fristenkalender notiert, so muss dies auf dem eingegangenen Schriftstück/Dokument kenntlich gemacht werden . Dies geschieht sinnvollerweise durch einen Vermerk, aus dem sich die notierte Frist, die notierte Vorfrist und die Person ergibt, die die Frist notiert. Dieser Vermerk ermöglicht es dem Anwalt zu überprüfen, ob die Frist richtig in den Kalend...mehr

Rz. 89 Bei der Anschaffung der Anlage sollte zunächst überlegt werden, ob eine vernetzte Anlage oder einzelne, nicht verbundene Personal Computer gewünscht werden. Die Vernetzung ist dabei sicherlich die teurere Lösung, anderseits aber auch diejenige, der der Vorzug gegeben werden sollte. Sie ermöglicht es, von jedem der Arbeitsplätze aus auf die Daten, die auf dem Server ge...mehr

Rz. 94 Die EDV-Sicherheit ist heutzutage immens wichtig. Sind die einzelnen PCs auch am Internet angeschlossen, so sollten Richtlinien für die Internet-Nutzung eine Selbstverständlichkeit sein. Ist das private Surfen im Internet verboten, sollte man sich daran auch halten. Denn ein Verstoß gegen dieses Verbot kann arbeitsrechtliche Folgen haben. Verbote sind auch verständlic...mehr

Rz. 106 Jede Akte verfügt über ein von der Kanzlei vergebenes Aktenzeichen , das nicht mit dem gerichtlichen Aktenzeichen zu verwechseln ist. Die Systeme, nach denen Aktenzeichen vergeben werden, variieren. In Kanzleien mit EDV-Anlage wird das Aktenzeichen vom Computer in der Reihenfolge der Anlage der Akte mit fortlaufender Nummer und Jahreszahl vergeben, z.B. 1230/19. Einig...mehr

Rz. 125 Der Gerichtsteil einer Akte bildet das Spiegelbild der Akte, die das Gericht über das Verfahren führt . In ihn werden sämtliche Schriftstücke eingeheftet, die das gerichtliche Verfahren betreffen. Rz. 126 Es sind dies z.B.: Rz. 127 Im Zivil- und Arbeitsrechtsverfahren:mehr

Rz. 268 Der Begriff " Interessenkollision " wird zwar im juristischen Sprachgebrauch oft verwendet. Eine eindeutige Begriffsdefinition gibt es jedoch nicht. Unter Interessenkollision – auch Interessengegensatz oder Interessenwiderstreit genannt – wird im Allgemeinen das Zusammentreffen einander entgegengesetzter (widerstreitender) Interessen verstanden. Im Nachfolgenden soll d...mehr

Rz. 52 Rechtsanwaltsfachangestellte sind qualifizierte Mitarbeiter in einer Rechtsanwaltskanzlei, die i.d.R. eine dreijährige Ausbildung nach dem dualen Ausbildungssystem durchlaufen haben. Bei besonderer schulischer Vorbildung (z.B. Abitur) ist eine Verkürzung der Ausbildungszeit möglich. Rz. 53 Die Ausbildung von Rechtsanwaltsfachangestellten ist in der Verordnung über die ...mehr

Rz. 155 Die erste Frage, die sich in diesem Zusammenhang stellt, ist, wie und wo die Akten aufbewahrt werden sollten. Rz. 156 Für das WIE der Unterbringung bietet der Fachhandel eine Vielzahl unterschiedlicher Systeme an. Die Formen der Registratur sind vielfältig:mehr

Rz. 71 Ob und inwieweit einer/einem Rechtsanwaltsfachangestellten das vorprozessuale Inkasso (Forderungseinzug) von Forderungen übertragen werden kann, hängt allein von den Fähigkeiten und der Sachkunde der Rechtsanwaltsfachangestellten ab. Es besteht die Gefahr, dass Forderungen geltend gemacht werden, die nicht oder nicht so bestehen, wie sie in dem vorprozessualen Schreib...mehr

Rz. 1 Bereits aus den Ausführungen über die Kanzleiorganisation kann man ersehen, dass die Fristenkontrolle und mit ihr der Fristenkalender das Herzstück einer Rechtsanwaltskanzlei sind. Das folgende Kapitel definiert zunächst den Begriff der Frist und stellt die gesetzlichen und gerichtlichen Fristarten sowie eine Vielzahl von einzelnen Fristen vor. Außerdem beschreibt es, w...mehr

Rz. 218 Büroorganisation in der heutigen Zeit ist ohne den elektronischen Rechtsverkehr (ERV) nicht mehr denkbar. Die Umstellung auf das elektronische Zeitalter begann Anfang der 1980er Jahre mit dem Einzug der Personal Computer in Anwaltskanzleien. Die Entwicklung von der guten alten Schreibmaschine zum Computer erfolgte sehr schnell, da in den Kanzleien rasch erkannt wurde...mehr

Ein grünes Quadrat, das einem an Flughäfen und Bahnhöfen entgegenleuchtet und das auf fast jeder Lohnabrechnung zu finden ist. Wer DATEV allerdings näher kennt, weiß: Dieses Quadrat steht für qualitativ hochwertige Softwarelösungen und IT-Dienstleistungen für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte und Unternehmen.[1] Das Unternehmen zählt zu den größten IT-Dienstleis...mehr

Rz. 3 Wie sich Fehler durch eine gute Büroorganisation vermeiden lassen und was im Arbeitsalltag von Anwälten besonders gefahrenträchtig ist, wurde – freilich ohne Anspruch auf Vollständigkeit – bereits im vorstehenden Kapitel (s. § 2 Rdn 251 ff.) dargestellt. Auf die dortigen Ausführungen soll verwiesen werden, um unnötige Wiederholungen zu vermeiden. Rz. 4 Dennoch kann nich...mehr

Rz. 220 Ausdrücklich hat der Gesetzgeber davon abgesehen, eine obligatorische Berufshaftpflichtversicherung für Partnerschaftsgesellschaften einzuführen, sodass es Angehörigen der Freien Berufe unbenommen bleibt, sich in einfachen Partnerschaftsgesellschaften mit dem "traditionellen Haftungsregime" einer uneingeschränkten Haftung der Gesellschaft und einer auf die Handelnden...mehr

Überblick Insbesondere von Ihnen als Steuerberater verlangt das neue Geldwäschegesetz im Vergleich zum alten Regelwerk weitergehende Aufgaben und Sorgfaltspflichten. Gerade mit Blick auf die neu hinzugekommene dokumentationspflichtige Risikoanalyse sowie den Meldepflichten an das neue Transparenzregister sollten Sie als Steuerberater jene Mandanten aktiv ansprechen, die von ...mehr

(BGH, Beschl. v. 15.12.2015 – VI ZB 15/15) • Ein Rechtsanwalt hat durch organisatorische Vorkehrungen sicherzustellen, dass ein fristgebundener Schriftsatz rechtzeitig gefertigt wird und innerhalb der laufenden Frist beim zuständigen Gericht eingeht. Zu einer wirksamen Ausgangskontrolle gehört dabei die Anordnung des Rechtsanwalts, dass die Erledigung von fristgebundenen Sac...mehr

(BGH, Beschl. v. 23.2.2016 – II ZB 9/15) • Die Versendung eines fristgebundenen Schriftsatzes per Telefax stellt eine einfache Bürotätigkeit dar, mit der jedenfalls eine voll ausgebildete und erfahrene Rechtsanwaltsfachangestellte beauftragt werden darf. Bei der Übermittlung fristwahrender Schriftsätze per Telefax kommt der Rechtsanwalt seiner Verpflichtung zu einer wirksame...mehr

Mandanten kommunizieren heute per E-Mail, DeMail, WhatsApp ( https://www.test.de/WhatsApp-und-Alternativen-Datenschutz-im-Test-4675013-0/ ), Facebook, Skype ( http://www.zeit.de/digital/internet/2014-09/tox-skype-alternative-sicherheit ), Dropbox, telefonisch per ISDN, Voice over IP sowie Mobiltelefone und SMS, MMS und Social Media-Netzwerke für den beruflichen Bedarf wie XI...mehr

Von Gundel Baumgärtel, Michael Brunner und Ivana Bugarin. 3. Aufl. 2015, ZAP-Verlag, Bonn, in Zusammenarbeit mit RENO Deutsche Vereinigung der Rechtsanwalts- und Notariatsangestellten e.V. XLV, 1104 S., 79,00 EUR Auf über 1.000 Seiten vermitteln die Autoren ihre langjährige Erfahrung als Kanzleimitarbeiter und Bürovorsteher. Sämtliche Fragen rund um den Praxisbetrieb werden b...mehr

Rn 10 Bereits in dem Beschluss, in dem das vereinfachte Verfahren eröffnet wird, wird anstelle des in § 27 Abs. 1 Satz 1 genannten Insolvenzverwalters gemäß § 313 Abs. 1 Satz 2 ein Treuhänder bestimmt. § 27 Abs. 1 Satz 2 stellt deshalb auch fest, dass u. a. § 313 unberührt bleibt. Es wird auch klargestellt, dass die Bestellung zum Treuhänder nicht wie im Regelinsolvenzverfah...mehr

[1] I. Das Amtsgericht hat den Antragsgegner durch Beschl. v. 26.10.2012 verpflichtet, an die Antragstellerin übergegangenen Kindesunterhalt für seinen volljährigen Sohn zu zahlen. Dieser Beschluss ist dem Antragsgegner am 1.11.2012 zugestellt worden. Er hat dagegen am 22.11.2012 durch einen von seiner Verfahrensbevollmächtigten unterzeichneten Schriftsatz Beschwerde eingele...mehr

Anwalts-Marketing. Herausgegeben von Prof. Werner Pepels und Prof. Dr. Brunhilde Steckler. 2. Aufl. 2012. Verlag C. H. Beck, München. XXIII. 379 Seiten. 59,00 EUR. Angesichts der stetig steigenden Anwaltszahlen und des zunehmenden Wettbewerbs durch Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Banken, Versicherungen und Gewerkschaften ist der Anwaltschaft bewusst, wie wichtig es ist, die...mehr

Die Verfasser liefern ein umfassendes Handbuch der täglichen Praxis für Mitarbeiter in einer Anwaltskanzlei. Kein Tätigkeitsfeld wird ausgespart. Das Werk beginnt mit einer Einleitung zum Berufsrecht, zu Grundsätzen der Verschwiegenheitspflicht, Belehrungspflichten, der Haftpflichtversicherung des Rechtsanwalts, Fortbildungsnachweisen bei Fachanwälten, Urlaubsvertretung u.a....mehr

Das Beck’sche Rechtsanwaltshandbuch, das erstmals vor über 20 Jahren (1989) erschienen ist, hat sich in seinen zwischenzeitlich zehn Auflagen in der Praxis bewährt und ist insbesondere für Berufseinsteiger ein wertvolles Hilfsmittel. In der aktuellen Auflage sind als neue Kapitel eingeführt worden "Elektronischer Rechtsverkehr" und "Compliance". Der Leser erfährt in 66 Kapit...mehr

Die analoge Arbeitsweise ist auf den Prüfstand zu stellen. Beginnen Sie spätestens jetzt damit, die gesamte Eingangspost einzuscannen und beA-konform abzuspeichern. Prüfen Sie, ob eine parallele Führung von Papierakten und digitalen Akten zwingend erforderlich ist. Es gibt keinen besseren Zeitpunkt, um jetzt auf eine digitale Aktenführung umzusteigen. Die Kolleg:innen, die d...mehr

(BGH, Beschl. v. 29.6.2022 – XII ZB 9/22) • Überträgt ein Rechtsanwalt die Notierung von Fristen einer Bürokraft, so muss er durch geeignete organisatorische Maßnahmen sicherstellen, dass die Fristen zuverlässig festgehalten und kontrolliert werden. Hierzu gehört insb., dass die Rechtsmittelfristen in der Handakte notiert werden und die Handakte durch entsprechende Erledigun...mehr

(BGH, Beschl. v. 13.9.2018 – V ZB 227/17) • Der Anwalt muss durch allgemeine Anweisung im Rahmen der Büroorganisation sicherstellen, dass bei Eintragung einer Rechtsmittelbegründungsfrist in den Fristenkalender zugleich eine ausreichende Vorfrist eingetragen wird. Unter dieser Voraussetzung kann er, wenn in der Handakte die Hauptfrist notiert und ein Erledigungsvermerk über ...mehr

Mit agilen Methoden können Steuerkanzleien auf komplexe Anforderungen reagieren und auch dann den Überblick und die Kontrolle behalten, wenn eine starre Projektplanung im Voraus nicht möglich ist. Sie stellen dem Projektteam einen Rahmen zur Verfügung, der einerseits klare Richtlinien, Rollen und Rituale zur Orientierung und andererseits Spielraum für eine individuelle Ausge...mehr

Angebote für Anwälte sind differenzierter. Dort geht die Palette von Unterstützungssoftware für den Kanzleiworkflow oder die Kanzleiorganisation, über die Dokumentenerstellung sowie über Datenbanken bis hin zur Analyse von Dokumenten. Diverse dieser Angebote gibt es schon viele Jahre, als es das Wort oder den Begriff Legal Tech noch gar nicht gab. Trotzdem kann man darunter ...mehr

Vergleichbar mit einer Flugzeug-Crew, die vor dem Start alle Systeme überprüft, um die Sicherheit von Mannschaft und Passagieren zu gewährleisten, hilft eine Checkliste auch im ERV, Fehler zu vermeiden. Erstellen Sie Ihre eigenen Checklisten, damit Sie im "worst case" nachweisen können, dass es Regeln gibt, um Fehler zu verhindern. a) Technische Eigenschaften der Dokumente Nac...mehr

Die bisherige Rechtsprechung zeigt, dass immer wieder Organisationsverschulden eine erfolgreiche Wiedereinsetzung in den vorigen Stand verhindert. Nach Ansicht der Verfasserin wären viele Fehler vermeidbar gewesen, wenn die betroffenen Kanzleien mit Checklisten gearbeitet hätten, um Fehler auszuschließen.mehr

Nachstehend finden Sie ein Beispiel dafür, wie Sie eine Klage bei Gericht einreichen. Im Idealfall können, mit Ausnahme der qeS, alle Arbeitsschritte durch den Mitarbeitenden vorgenommen werden. Erstellen Sie den Schriftsatz auf Ihrem elektronischen Briefkopf mit einer einfachen Signatur (Namenszug) und dem Hinweis auf die qualifizierte elektronische Signatur. Speichern Sie die...mehr

Herausgegeben von Prof. Dr. Benno Heussen und Christoph Hamm. 11. Auflage 2016. Verlag C.H. Beck, München. XVI, 1847 S., 139,00 EUR Im Gegensatz zu den speziellen Hand- und Formularbüchern wendet sich das Rechtsanwaltshandbuch an den Allgemeinanwalt, vor allem an junge Anwältinnen und Anwälte und sonstige Berufseinsteiger, die einen raschen und sicheren Einstieg in ihre Recht...mehr

Nach dem Klick auf den Sendebutton wandert die Nachricht für kurze Zeit in den Ordner "Postausgang" und dann bei einem erfolgreichen Versand in den Ordner "Gesendet". Sollte die Nachricht für längere Zeit im Ordner "Postausgang" verbleiben, deutet dies auf einen Fehler hin: Dies ergibt sich dann auch aus dem Hinweis beim Öffnen der Nachricht: Entscheidend ist die automatisiert...mehr

Die Datenschutz-Grundverordnung betrifft jede Kanzlei in ihrer Arbeit und Organisation. Die Autorin wendet sich mit dem Buch insbesondere an kleine und mittelgroße Anwaltskanzleien, denen ein sehr effizientes Arbeitsmittel für die Umsetzung des neuen Datenschutzrechts in der eigenen Kanzleiorganisation geboten wird. In zehn Kapiteln werden von den Grundzügen der Datenschutzb...mehr

Ronja Tietje, Vorsitzende des RENO-Bundesverbands, und Georg Rupprecht, Rechtsanwalt in Bremen, haben es sich zur Aufgabe gemacht, das "Personalmanagement für Anwaltskanzleien" in den Blick zu nehmen und dafür Sorge zu tragen, dass qualifiziertes Personal gefunden und zugleich gebunden wird. Die Folgen einer fehlenden Kanzleiorganisation sind nämlich ungestellte Rechnungen, ...mehr

Leider zeigt das beA auf der Anmeldefläche nicht an, ob es einsatzbereit ist oder ob Störungen vorliegen. Es gibt zwar einen blauen Balken mit einem Link unter "hier" (s. Abb.): Dieser führt jedoch auf der beA-Support-website https://portal.beasupport.de/external/c/release-informationen auf die Hinweise zum aktuellen Update und nicht auf die "Aktuellen Meldungen", die unter h...mehr

Überblick Eine aktive und zielorientierte Honorarpolitik ist unerlässlich, um einen erfolgreichen Weg zur Honoraroptimierung einzuschlagen. Denn die Gebühren für die von Ihnen als Steuerberater erbrachten Leistungen sichern Ihre berufliche und private Existenz, die Ihrer Familie und der in der Kanzlei tätigen Mitarbeitenden. Damit kommt der Gebührenerhebung eine grundlegende...mehr

Nach Ziffer 6. der ERVB 2022 (BAnz AT 26.11.2021 B2) der Bekanntmachung zu § 5 der Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung vom 22.11.2021 sind ab 1.1.2022 bis mind. 31.12.2022 folgende Vorgaben zu beachten: druckbar, die Länge von Dateinamen beträgt max. 90 Zeichen einschl. der Dateiendungen und Dateinamen enthalten nur: alle Buchstaben des deutschen Alphabetes einschl. der Umla...mehr

Wer erstellt die Dokumente? Wo und wie werden diese in welchem Format abgespeichert? (Tipp: Speichern Sie im Word-Format, damit Änderungen schnell durchgeführt werden können). Speichern Sie zusätzlich als PDF/A die Dokumente, die über beA versandt werden. Nutzer ohne Kanzleisoftware können z.B. mit Ordnern "beA-Eingang" (für alle Eingänge), "beA-Ausgang" (für alle zu versende...mehr

Zur Fehlerdokumentation rät das LAG Schleswig-Holstein (Urt. v. 8.4.2021 – 1 Sa 358/20, AnwBl 2021, 424) zu Screenshots. Im vorliegenden Fall hatte ein Prozessbevollmächtigter mehrfach vergeblich versucht, über seine Anwaltssoftware die Adresse des Gerichts zu ermitteln. Dazu führt das LAG aus: Zitat Objektive Angaben zu den Eingaben in das Programm fehlen. Ein Screenshot ist ...mehr

Zur effizienten Kanzleiorganisation gehört es auch, die Zusammenarbeit der Mitarbeiter untereinander digital zu optimieren. Egal ob über Funktionen einer Kanzlei-Management-Software, Collaboration-Tools oder gezielten Einzellösungen wie gemeinsamen Notizbücher oder Kalender in der Cloud: Es gibt viele Möglichkeiten, die Zusammenarbeit der Mitarbeiter effizienter zu gestalten...mehr

Was, wenn beA bei Fristablauf nicht funktioniert? Hier hilft § 130d S. 2 und 3 ZPO n.F.: Zitat "Ist dies aus technischen Gründen vorübergehend nicht möglich, bleibt die Übermittlung nach den allgemeinen Vorschriften zulässig. Die vorübergehende Unmöglichkeit ist bei der Ersatzeinreichung oder unverzüglich danach glaubhaft zu machen; auf Anforderung ist ein elektronisches Doku...mehr

Für interessierte Leserinnen und Leser, neu zugelassene Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte sowie Fachanwältinnen und Fachanwälte besteht die Möglichkeit, an ZAP-Webinaren teilzunehmen (inkl. FAO-Teilnahmebescheinigung und Skript). Folgende ZAP-Webinare finden demnächst statt: Arbeitsrecht, Legal-Tech/Digitale Kanzlei „Künstliche Intelligenz und Arbeitsrecht” 2.9.2024 (14–16 Uh...mehr

(BVerfG, Beschl. v. 16.2.2023 – 1 BvR 1881/21) • Art. 103 Abs. 1 GG ist verletzt, wenn ein Gericht einen ordnungsgemäß eingereichten Schriftsatz unberücksichtigt lässt. Dabei kommt es nicht auf ein Verschulden des Gerichts hinsichtlich der unterbliebenen Kenntnisnahme des Vorbringens an; die Gründe für den Gehörsverstoß sind nicht entscheidungserheblich (vgl. BVerfG, Beschl....mehr

In der Praxis werden (auch) durch die Gerichte Schriftstücke häufig gegen Empfangsbekenntnis des Anwalts zugestellt (§§ 172, 174, 195 ZPO). Der IX. Zivilsenat des BGH hat am 12.9.2019 (IX ZB 13/19) entschieden (s. ZAP EN-Nr. 675/2019 [in dieser Ausgabe] = NJW 2019, 3234): "Der Rechtsanwalt darf das Empfangsbekenntnis für eine Urteilszustellung erst unterzeichnen, wenn in den...mehr