Fachbeiträge & Kommentare zu Personalakte

Für die Praxis von Bedeutung ist die Frage, ob der Anspruch auf Entfernung von Vorgängen aus der Personalakte bzw. Berichtigung der tariflichen Ausschlussfrist des § 37 TVöD bzw. § 37 TV-L unterliegt. Danach verfallen Ansprüche grundsätzlich, wenn sie nicht innerhalb einer Ausschlussfrist von 6 Monaten ab Fälligkeit bzw. Kenntnisnahme von dem Beschäftigten geltend gemacht we...mehr

§ 3 Abs. 5 TVöD bzw. § 3 Abs. 6 TV-L beinhalten für Beschäftigte des Öffentlichen Dienstes die folgenden Ansprüche: Einsicht in die vollständige Personalakte Einsicht durch einen Bevollmächtigten Erhalt von Auszügen oder Kopien Zusätzlich beinhaltet § 3 Abs. 6 TV-L für die Beschäftigten der Länder die folgenden Ansprüche: Anhörung des Beschäftigten vor der Aufnahme von Beschwerde...mehr

Personalakten beinhalten sensible personenbezogene Daten. Der Arbeitgeber hat bei der Personalaktenführung auf die Belange des Datenschutzes und des Persönlichkeitsrechts des Beschäftigten Rücksicht zu nehmen und den Grundsatz der Vertraulichkeit zu wahren (siehe dazu auch Abschnitt 4.1.5). Die Vorschriften der DSGVO sowie des BDSG – insbesondere § 26 BDSG – sind zu beachten...mehr

Neben dem Grundsatz der Richtigkeit gilt bei der Führung von Personalakten der Grundsatz der Vollständigkeit und Kontinuität (siehe dazu Abschnitt 4.1.5). Daher besteht nicht in jedem Fall Anspruch des Beschäftigten darauf, dass unzutreffende Angaben ersatzlos entfernt werden. Der Beschäftigte hat keinen Anspruch auf Entfernung, wenn dadurch die Personalakte lückenhaft oder ...mehr

Die Angaben in der Personalakte müssen ein zutreffendes Bild über den Beschäftigten abgeben[1] . Der Beschäftigte kann daher in entsprechender Anwendung der §§ 242, 1004 Abs. 1 Satz 1 BGB (analog) die Berichtigung bzw. Entfernung unzutreffender Angaben verlangen[2]. In der Praxis bezieht sich der Anspruch in aller Regel auf die Entfernung unzutreffender Abmahnungen aus der P...mehr

Enthält die Personalakte unwahre Tatsachenbehauptungen oder unzutreffende Werturteile, so steht dem Beschäftigten unter Umständen ein Anspruch auf Schadensersatz aus §§ 611a, 280 Abs. 1, 241 Abs. 2 BGB zu. Der Schaden kann darin liegen, dass der Beschäftigte bei einer Beförderung übergangen wird oder z. B. tariflich vorgesehene Leistungszulagen nicht erhält, die er bei richt...mehr

Das Recht zur Einsichtnahme ist umfassend und bezieht sich auf sämtliche Personalakten im materiellen und formellen Sinne. Wichtig Der Anspruch auf Einsichtnahme nach § 3 Abs. 5 TVöD bzw. § 3 Abs. 6 TV-L ist umfassend und bezieht sich auf die materielle Personalakte, also auf alle Unterlagen und Vorgänge, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse eines Mitarbeiters b...mehr

Beschäftigte können nach § 3 Abs. 5 Satz 3 TVöD bzw. § 3 Abs. 6 Satz 3 TV-L Auszüge oder Kopien aus ihren Personalakten erhalten. Im Fall von elektronischen Personalakten, hat der Beschäftigte Anspruch auf den Ausdruck entsprechender Daten. Der Anspruch auf Erhalt von Auszügen oder Kopien ist zweistufig ausgestaltet. Der Beschäftigte nimmt zunächst Einsicht in seine Personala...mehr

Auch hinsichtlich der Form der Aktenführung gibt es keine Regelungen. Es liegt im Organisationsermessen des Arbeitgebers, in welcher Form er Personalakten führt[1] . Allein der Arbeitgeber entscheidet über die Art und Weise der Personalaktenführung[2] . War früher noch die Aktenführung in Papierform Standard, sind aufgrund der Digitalisierung elektronische Akten mittlerweile...mehr

Beim Führen von Personalakten stellt sich für Arbeitgeber regelmäßig die Frage, wie lange die Informationen und Unterlagen aufbewahrt werden dürfen bzw. müssen. Es besteht keine pauschale gesetzliche Aufbewahrungsfrist für allgemeine personenbezogene Daten und Unterlagen im Arbeitsverhältnis. Ob und wann ein Arbeitgeber eine Information oder eine Unterlage aus der Personalak...mehr

Die Tarifregelungen sehen keine Bedingungen oder Einschränkungen für die Geltendmachung des Anspruchs vor. Das Recht kann daher durch den Beschäftigten jederzeit und anlasslos geltend gemacht werden. Der Beschäftigte kann sein Recht ohne die Einhaltung besonderer Formvorschriften geltend machen, daher grundsätzlich auch mündlich. Der Arbeitgeber kann keinen schriftlichen Ant...mehr

5.1 Anspruch auf Entfernung bzw. Berichtigung Die Angaben in der Personalakte müssen ein zutreffendes Bild über den Beschäftigten abgeben[1] . Der Beschäftigte kann daher in entsprechender Anwendung der §§ 242, 1004 Abs. 1 Satz 1 BGB (analog) die Berichtigung bzw. Entfernung unzutreffender Angaben verlangen[2]. In der Praxis bezieht sich der Anspruch in aller Regel auf die En...mehr

Nach § 3 Abs. 5 Satz 2 TVöD bzw. § 3 Abs. 6 Satz 2 TV-L kann der Beschäftigte einen Dritten zur Einsichtnahme bevollmächtigen. Dabei ist der Beschäftigte frei in der Entscheidung, an wen er das Einsichtsrecht überträgt. Als Bevollmächtigte kommen sowohl betriebsangehörige als auch betriebsfremde Personen infrage. Der Beschäftigte kann jedoch nur eine bestimmte natürliche Per...mehr

Eine Verhaltensbeeinflussung bzw. -veränderung kann bewirkt werden, indem die Vor- und Nachteile von arbeitssicherem und sicherheitswidrigem Verhalten herausgestellt und erlebbar gemacht werden oder – anders gesagt – indem erwünschtes Verhalten gezielt "belohnt" und unerwünschtes Verhalten gezielt "behindert" wird. 2 Strategien machen arbeitssicheres Verhalten wahrscheinlich...mehr

Rz. 6 Weder für das Verlangen der Agentur für Arbeit noch für die Auskunft des Arbeitgebers ist eine bestimmte Form vorgeschrieben. Die Auskunft kann also auch mündlich bzw. fernmündlich gegeben werden. § 57 Satz 1 HS 2 sieht die im Ermessen der Agentur für Arbeit stehende Verpflichtung des Arbeitgebers zur Benutzung eines Vordrucks vor (a. A. wohl Birk, in: Münder/Geiger, S...mehr

Im Kündigungsschutzverfahren können im Wege der objektiven Klagehäufung alle sonstigen Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis geltend gemacht werden.[1] In Betracht kommen hier insbesondere Zahlungsklagen, Klagen auf Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte, auf Zeugniserteilung, auf Herausgabe der Arbeitspapiere, auf Herausgabe von Arbeitsmitteln, auf Gewährung von Urla...mehr

Da sich grundsätzlich der Streitwert nach den allgemeinen zivilprozessualen Regeln bemisst, berechnet er sich bei Zahlungsklagen nach der Höhe der geltend gemachten Forderung. Demgegenüber beinhaltet § 42 Abs. 3 GKG folgende Sonderregelungen. Kündigung Normzweck des § 42 Abs. 3 GKG ist die möglichst billige Gestaltung des arbeitsgerichtlichen Verfahrens. Für die Berechnung des ...mehr

Im Bereich von Abmahnungen finden Ausschlussfristen praktisch keine Anwendung. Nach Ansicht des Bundesarbeitsgerichts (BAG) fällt die Möglichkeit des Arbeitgebers, dem Arbeitnehmer eine Abmahnung auszusprechen, nicht unter tarifliche oder vertragliche Ausschlussfristen. Die Berechtigung des Arbeitgebers, den Arbeitnehmer auf seine vertraglichen Verpflichtungen hinzuweisen un...mehr

Das Einsichtsrecht des Beschäftigten in die eigene Personalakte regelt § 83 Abs. 1 BetrVG: "Der Arbeitnehmer hat das Recht, in die über ihn geführten Personalakten Einsicht zu nehmen. Er kann hierzu ein Mitglied des Betriebsrats hinzuziehen. Das Mitglied des Betriebsrats hat über den Inhalt der Personalakte Stillschweigen zu bewahren, soweit es vom Arbeitnehmer im Einzelfall...mehr

Da der Arbeitgeber über seine Angestellten Leistungsdaten wie z. B. Leistungsbeurteilungen oder Urteile zur sachlichen Befähigung verfassen und speichern darf, ist der Grundsatz der Richtigkeit der Akte nicht ganz einfach umzusetzen. Der Grundsatz der Richtigkeit bezieht sich sowohl auf Tatsachenbehauptungen, sowie auf wertende Aussagen. Es muss bei der Speicherung von Leist...mehr

Die Vertraulichkeit einer Akte ist gewährleistet, wenn die Zugriffsmöglichkeiten so gering wie möglich gehalten werden und der Nutzerkreis nach genauen Regeln definiert ist. Außerhalb dieses Nutzerkreises ist jeder weiteren Person der Zugriff zu verweigern bzw. sicherzustellen, dass ein Zugriff nicht erfolgen kann. Die berechtigten Nutzer haben die erhaltenen Informationen n...mehr

Folgende Eckpunkte sollten bei der Implementierung sowie dem Anlegen von digitalisierten Personalakten beachtet werden. Diese können so auch Bestandteil einer Betriebsvereinbarung werden: Festlegung des Inhalts und Dauer der Aufbewahrung, Regelungen über besonderen Schutz für Aktenteile mit sensiblen Daten wie z. B. Gesundheitsdaten, Zugriffs-Berechtigungskonzept für Personalsa...mehr

Die Unzulässigkeit von Personalakteninhalten ist an den soeben beschriebenen Grundsätzen zu messen. So können Daten unzulässig gespeichert sein, wenn deren Verwendung trotz inhaltlicher Richtigkeit gegen das Persönlichkeitsrecht des Beschäftigten verstoßen würde. Dies ist z. B. bei Daten der Fall, die bei einem betrieblichen Eingliederungsmanagement erhoben wurden: Diese dür...mehr

Das papierlose Büro ist noch immer ein Wunsch vieler Unternehmer. Allerdings rücken mit den heute verfügbaren Technologien manche Wünsche in greifbare Nähe. Mit digitalen Personalakten ist die Ersetzung der Papierakte gemeint, die heute schon vielfach zumindest ergänzend zum Einsatz kommt. Mit dem Scannen von Dokumenten, einem Dokumentenmanagement oder einer komplexen HR-Sof...mehr

Das Führen einer elektronischen Personalakte ist unter Berücksichtigung der datenschutzrechtlichen Grundsätze zulässig. 3.1.1 Verlust des Beweiswerts Grundsätzlich ist das Digitalisieren von Dokumenten mit rechtlichen Risiken verbunden, da sich der Beweiswert im Rechtsstreit verringert oder zumindest ungeklärt ist. Vor Gericht gilt eine Urkunde dann als vollständig und richtig...mehr

Zusammenfassung Überblick Im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses werden durch den Arbeitgeber zahlreiche personenbezogene Daten von Beschäftigten verarbeitet. Eine herausragende Rolle im Rahmen des Beschäftigtendatenschutzes spielt die Personalakte, in der regelmäßig alle Informationen über einen Mitarbeiter erhoben und verarbeitet werden. Bei der Führung der Personalakte ...mehr

Überblick Im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses werden durch den Arbeitgeber zahlreiche personenbezogene Daten von Beschäftigten verarbeitet. Eine herausragende Rolle im Rahmen des Beschäftigtendatenschutzes spielt die Personalakte, in der regelmäßig alle Informationen über einen Mitarbeiter erhoben und verarbeitet werden. Bei der Führung der Personalakte sind umfangreic...mehr

Eine Personalakte beinhaltet regelmäßig den gesamten dienstlich relevanten Lebensablauf eines Mitarbeiters, belegt und ergänzt durch weitere Dokumente. So sammeln sich in der Akte häufig höchst sensible Daten über den jeweiligen Beschäftigten, die einen entsprechenden Schutz verdienen. Das Führen einer Personalakte und die Aufzeichnung dieser Daten ist für den Arbeitgeber ab...mehr

Bevor auf die Herausforderungen der digitalen Personalakte eingegangen wird, sollen zunächst grundsätzliche rechtliche Aspekte im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten von Beschäftigten aufgezeigt werden. 1.1 Eröffnung des Anwendungsbereiches (Art. 2 DSGVO) Die DSGVO, konkretisiert durch das BDSG, gilt gemäß Art. 2 Abs. 1 DSGVO für die Verarbeitung von Date...mehr

Gemäß Art. 30 Art. 1 DSGVO sind Verantwortliche dazu verpflichtet, alle Verarbeitungstätigkeiten in ihrem Zuständigkeitsbereich übersichtlich und kompakt in einem Verarbeitungsverzeichnis festzuhalten. Im Verarbeitungsverzeichnis sollte auch der Einsatz der digitalen Personalakte dokumentiert sein. Insbesondere sollte festgehalten werden, zu welchem Zweck der Einsatz der dig...mehr

Da auch die Inhalte einer Personalakte in die Jahre kommen, sollte bei der Übernahme alter Akten in ein neues System geprüft werden, welche Dokumente übernommen werden müssen. Mit einer solchen Überprüfung können gleich mehrere Ziele erreicht werden: Zum einen kann für mehr Datenschutz gesorgt werden, weil die Löschpflicht erfüllt wird. Zum anderen entstehen weniger Kosten fü...mehr

In der Praxis werden Unternehmen die Umsetzung der digitalen Personalakte häufig nicht selbst vornehmen, sondern vielmehr auf Softwareprodukte von Drittanbietern zurückgreifen. Bei der Auswahl eines passenden Anbieters gilt es eine Reihe von Punkten zu berücksichtigen: So sollte zunächst sichergestellt werden, dass der Anbieter adäquate Mechanismen zum Umgang mit Anfragen von...mehr

Den Beschäftigten stehen im Rahmen der DSGVO zahlreiche Betroffenenrechte zu. Hierzu zählen z. B. das Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO), das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) oder das Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO). Gerade im Rahmen der Einführung einer digitalen Personalakte müssen diese Betroffenenrechte berücksichtigt werden und es muss sichergestellt sein, dass die...mehr

§ 26 BDSG bildet die primäre Grundlage, auf der die Erhebung von personenbezogenen Daten eines Beschäftigten gestützt werden kann. Personenbezogene Daten in diesem Zusammenhang sind u. a. das Stammdatenblatt, Urlaubsanträge, interne Leistungsbeurteilungen, Lohnabrechnungen, Unterlagen über die betriebliche Altersvorsorge, Arbeitszeugnisse, Bewerbungsunterlagen und Abmahnunge...mehr

Dem Verantwortlichen werden durch die DSGVO zahlreiche Informationspflichten auferlegt. Die Erfüllung dieser Informationspflichten wird insbesondere dann relevant, wenn die Personalakte digital geführt werden soll. Hier ist der Beschäftigte z. B. über etwaig eingesetzte Drittanbieter oder den Transfer personenbezogener Daten in Drittstaaten zu informieren. Häufig erfolgt die...mehr

Sollen Informationen aus digitalen Personalakten im gerichtlichen Prozess verwendet werden, so z. B. in einem Kündigungsprozess, ist darauf zu achten, dass die vorgelegten Informationen nicht unter Verstoß des Datenschutzrechts erlangt worden sind. Dies hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) ausdrücklich in seinem sog. Spind-Urteil festgestellt, welches allerdings vor Inkrafttre...mehr

Vor der Inbetriebnahme eines digitalisierten Personalaktensystems sollte eine Risikoanalyse durchgeführt werden, um Risiken für die Rechte und Freiheiten der Beschäftigten zu identifizieren. Im Rahmen dieser Risikoanalyse muss zunächst der geplante Verarbeitungsvorgang zusammengefasst und beschrieben werden. Anschließend wird evaluiert, welche spezifischen Risiken mit der en...mehr

Grundsätzlich ist das Digitalisieren von Dokumenten mit rechtlichen Risiken verbunden, da sich der Beweiswert im Rechtsstreit verringert oder zumindest ungeklärt ist. Vor Gericht gilt eine Urkunde dann als vollständig und richtig, wenn sie im Original unterzeichnet ist.[1] Das Gericht kann allerdings durch Inaugenscheinnahme eines ausgedruckten Dokuments dessen Inhalt im Rah...mehr

Die gesteigerten Auswertungsmöglichkeiten, die sich aus vollständig digitalisierten Akten ergeben, bieten für Arbeitgeber und Arbeitnehmer Möglichkeiten zur optimalen Nutzung eigener (betrieblicher und privater) Potenziale. Grundsätzlich ist es dem Arbeitgeber deshalb erlaubt, sog. Skilldatenbanken über seine Beschäftigten oder Bewerber zu erstellen. Für die Zulässigkeit sol...mehr

Die DSGVO, konkretisiert durch das BDSG, gilt gemäß Art. 2 Abs. 1 DSGVO für die Verarbeitung von Daten, soweit Daten ganz oder teilweise automatisiert verarbeitet werden. Sofern die Daten nicht automatisiert verarbeitet werden, aber in einem Dateisystem gespeichert sind oder gespeichert werden sollen, gelten die Vorschriften der DSGVO und des BDSG ebenfalls. Für die Praxis g...mehr

Für nicht-öffentliche Stellen gilt das BDSG für die ganz oder teilweise automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten sowie die nicht automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten, die in einem Dateisystem gespeichert sind oder gespeichert werden sollen (§ 1 Abs. 1 Satz 2 BDSG). Der Steuerberater bzw. die Steuerberatungsgesellschaft (alle Rechtsformen) gehört zu d...mehr

Unterlagen zum Beschäftigungsverhältnis werden in einer Papierakte oder in elektronischer Form gespeichert. Form und Inhalt der Personalakte sind gesetzlich nicht geregelt. Nach einem Urteil des BAG ist eine Personalakte die "Sammlung von Urkunden und Vorgängen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Mitarbeiters betreffen und in einem engen Zusammenhang mit ...mehr

Bis zum 30.6.2022 hatten Arbeitnehmer im Krankheitsfall spätestens nach dem 3. Tag ihrer Arbeitsunfähigkeit diese gegenüber dem Arbeitgeber durch eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung des behandelnden Arztes (in Papierform) nachzuweisen (§ 5 EntgFG). Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (AU) wurden Bestandteil der Personalakte. Auch wenn in der AU der Krankheitsgrund nicht...mehr

Eine unmittelbare Pflicht zur Aufbewahrung von Personalunterlagen nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses gibt es nicht. Die zulässigen Aufbewahrungspflichten sind vielmehr anhand der individuellen Aufbewahrungsfristen der vorgehaltenen Dokumente zu bestimmen. Maßgeblich sind dabei zunächst die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nach BGB, HGB und AO. Gemäß § 195 BGB ve...mehr

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens wird regelmäßig eine Vielzahl personenbezogener Daten erhoben. Es steht in der Verantwortung des Wohnungsunternehmens, deren Sicherheit und Vertraulichkeit zu gewährleisten. Zugang zu diesen Daten dürfen nur Personen haben, die am Bewerbungs- und Auswahlverfahren direkt beteiligt sind. Bereits bei der Erhebung von personenbezogenen Daten (St...mehr

Rz. 42 Der vom Arbeitgeber als maßgebend erachtete Sachverhalt ist dem Betriebsrat unter Angabe von Tatsachen, aus denen der Kündigungsentschluss hergeleitet wird, zu beschreiben. Werturteile (z. B. "fehlende Teamfähigkeit"), pauschale oder stichwortartige Angaben (z. B. "wiederholtes Zuspätkommen") genügen nicht (vgl. aber für Kündigungen während der Wartezeit § 1 Abs. 1 KS...mehr

Rz. 30 In den Abs. 4 bis 6 sind die Befugnisse des Geschäftsführers geregelt, die im Wesentlichen denen eines Behördenleiters entsprechen, mit der Einschränkung, dass der Trägerversammlung nicht unwesentliche Entscheidungsrechte eingeräumt sind. Rz. 31 Es liegt in der Natur der Geschäftsführung, dass der Geschäftsführer auch das Personal führt (Abs. 4). Entscheidend ist die V...mehr

Will der Arbeitgeber wegen eines Verstoßes gegen Arbeitsschutzvorschriften eine Abmahnung erteilen, muss sie auf einem abmahnfähigen Sachverhalt beruhen und es müssen alle Formalitäten beachtet werden. Abmahnfähig ist natürlich nur ein Verhalten, zu dem der Arbeitnehmer auch konkret verpflichtet ist. Praxis-Tipp Bestandteile der Abmahnung Die Abmahnung besteht immer aus den 3 ...mehr

Der Arbeitnehmer ist nur ausnahmsweise verpflichtet, Eigenschaften zu offenbaren, die der aufzunehmenden Tätigkeit entgegenstehen. Dies gilt, wenn der Arbeitnehmer erkennt, dass er zur Erfüllung der Arbeitspflichten völlig ungeeignet und aus diesem Grund die Leistungserfüllung unmöglich ist.[1] Gleiches gilt, wenn die fragliche Tatsache für die Eignung für den Arbeitsplatz v...mehr

In der Regel nein. Weil die Abmahnung selbst keine Rechtsfolgen auslöst, sondern nur androht, fehlt zumeist für eine selbstständige Anfechtung ein Rechtsschutzbedürfnis. Zwar ist der Beschluss über eine Abmahnung des störenden Wohnungseigentümers im Rahmen der Entziehung seines Wohnungseigentums grundsätzlich anfechtbar. Dieser Beschluss würde im Rahmen der Anfechtungsklage ...mehr