Fachbeiträge & Kommentare zu Kanzleiorganisation

Rz. 70 Rechtsanwaltsfachangestellte füllen die Mahnanträge online aus bzw. beantragen die Durchführung des Mahnverfahrens im elektronischen Verfahren und prüfen ihrerseits, ob alle Voraussetzungen für das Mahnverfahren erfüllt sind. Außerdem bearbeiten sie die eingehenden Antragsmonierungen des Mahngerichts. Ist die Zweiwochenfrist nach Zustellung des Mahnbescheides abgelauf...mehr

Rz. 77 Sehr häufig wird die außergerichtliche Unfallschadenbearbeitung von Kanzleimitarbeitern fast vollständig übernommen, soweit es sich um einfach gelagerte Fälle handelt. So wird für den Mandanten z.B. ein Sachverständiger beauftragt, das Anspruchsschreiben an die Versicherung gefertigt oder mit dem Mietwagenunternehmen korrespondiert. Wird eine Mithaftung von der gegner...mehr

Rz. 170 Jede Rechtsanwaltskanzlei erhält tagtäglich erhebliche Mengen an Post, die im Rahmen des Kanzleibetriebes zu bearbeiten sind. I. Posteingänge Rz. 171 Post kann eine Kanzlei über verschiedene Quellen erreichen. Zu nennen sind hier:mehr

Rz. 120 Die Akte enthält sämtlichen Schriftverkehr , der in dieser Sache geführt wird, somit also Schriftverkehr, der mit dem Mandanten, mit Dritten, mit Gegnern und mit Gerichten erfolgt. Zu jedem Schriftsatz sind die entsprechenden an das Gericht übermittelten Anlagen in der Akte abzuheften. Telefon- und Aktenvermerke , wichtige Briefumschläge (z.B. Zustellungen – das sind "...mehr

Rz. 121 Zentrales Ziel des Aktenaufbaus muss es sein, den Anwalt in jeder Phase des Verfahrens, insbesondere jedoch bei den Verhandlungen vor Gericht, in die Lage zu versetzen, sich ein umfassendes Bild von dem bei Gericht vorgetragenen Streitstoff zu verschaffen. Daneben soll sich der Anwalt jederzeit über den Stand der Angelegenheit auch im Hinblick auf die mit dem Mandant...mehr

Rz. 30 Es gibt auch heute noch viele Anwälte, die als sog. "Einzelanwalt" tätig sind. Nach § 27 Abs. 1 BRAO muss der Rechtsanwalt im Bezirk der Rechtsanwaltskammer, deren Mitglied er ist, eine Kanzlei einrichten und unterhalten. Viele Anwälte schließen sich jedoch zur gemeinsamen Berufsausübung zusammen. Hier gibt es verschiedene Rechtsformen. Sie erhalten nachstehend einen ...mehr

Rz. 46 Die Partnerschaftsgesellschaft mit beschränkter Berufshaftung (PartGmbB) wurde mit dem am 19.7.2013 in Kraft getretenen Gesetz zur Einführung einer Partnerschaftsgesellschaft mit beschränkter Berufshaftung und zur Änderung des Berufsrechts der Rechtsanwälte, Patentanwälte, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer eingeführt.mehr

Rz. 40 Die Limited Liability Partnership ist eine Personengesellschaft nach englischem Recht und am ehesten mit der in Deutschland seit 2013 möglichen Partnerschaftsgesellschaft mit beschränkter Berufshaftung zu vergleichen. Rz. 41 Solche LLP haben den Sitz in einem europäischen Mitgliedsstaat (oft England); viele ausländische Gesellschaften haben in Deutschland Zweigniederla...mehr

Rz. 152 Sofern die Akte einen Vorgang enthält, der bei Gericht anhängig ist, sollten auf dem Handaktenbogen auch die gerichtlichen Aktenzeichen erfasst werden. Rz. 153 Hierbei ist zu beachten, dass diese Aktenzeichen sich ändern können, weil beispielsweise eine Sache von einer Kammer zur anderen oder von einem Gericht zu einem anderen verwiesen wird. In diesen Fällen muss das...mehr

Rz. 213 Bevor die ausgehende Post kuvertiert wird, müssen die zu versendenden Schriftstücke daraufhin überprüft werden, ob alle Poststücke vom Anwalt unterschrieben sind. Ist dies nicht der Fall, darf das jeweilige Schriftstück nicht versandt werden, sondern muss dem Anwalt erneut – und unverzüglich – zur Unterschrift vorgelegt werden. Bei Schriftsätzen muss geprüft werden, ...mehr

Rz. 60 Zu vielen Mitarbeiterteams einer Anwaltskanzlei gehört auch eine Bürovorsteherin bzw. ein Bürovorsteher. Hier handelt es sich oft um langjährige Mitarbeiter, die den Überblick über die gesamten Kanzleiabläufe haben. Bürovorsteher verfügen meist über eine Ausbildung als Rechtsanwaltsgehilfen bzw. Rechtsanwaltsfachangestellte mit einem Zusatzabschluss . Dieser Zusatzabsc...mehr

Rz. 68 Rechtsanwaltsfachangestellte werden in der Regel nicht nur die Rechnungen an den Mandanten oder dessen Rechtsschutzversicherung, sondern auch die Kostenfestsetzungs- und -ausgleichsanträge an das Gericht erstellen . Daneben obliegt ihnen auch die Abrechnung mit der Staatskasse, wenn dem Mandanten Prozesskostenhilfe gewährt worden ist oder eine Beiordnung des Rechtsanwa...mehr

Rz. 117 Sobald eine Akte angelegt wird, ist sie in das Prozessregister einzutragen. Jeder Anwalt ist zur Führung eines Prozessregisters verpflichtet. Die Akten erhalten fortlaufende Nummern, die erste anzulegende Akte im jeweiligen Jahr trägt die Nr. 1 usw. Im Prozessregister wird die fortlaufende Nummer der Akte eingetragen, die Bezeichnung der Akte, das Anlage- und Ablaged...mehr

Rz. 171 Post kann eine Kanzlei über verschiedene Quellen erreichen. Zu nennen sind hier:mehr

Rz. 188 Der Inhaber des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs (beA) ist verpflichtet, die für dessen Nutzung erforderlichen technischen Einrichtungen vorzuhalten sowie Zustellungen und den Zugang von Mitteilungen über das besondere elektronische Anwaltspostfach zur Kenntnis zu nehmen, siehe dazu § 31a Abs. 6 BRAO. Das Öffnen der Post kann der Rechtsanwalt auch hier auf ...mehr

Rz. 88 Die Technik hat sich in den letzten 30 Jahren rasant entwickelt. Während vor 35 Jahren eine IBM-Kugelkopfmaschine der neueste Schrei war und Diktate oft noch in Stenogramm aufgenommen werden mussten, weil Diktiergeräte erst langsam in Kanzleien Einzug hielten, arbeiten nicht wenige Kanzleien heute sogar mit Spracherkennungsprogrammen. Kanzleien sind ohne EDV-Anlagen h...mehr

Rz. 203 Sind die oben (Rdn 186 ff.) beschriebenen Schritte erfolgt, kann die Post dem Anwalt vorgelegt werden. Manche Rechtsanwälte wollen die Eingangspost in einer Postmappe ohne die dazugehörigen Akten vorgelegt erhalten, andere wünschen wiederum, dass sogleich die entsprechenden Akten mit vorgelegt werden. Bei elektronischer Aktenführung stellt sich diese Frage nicht. Hie...mehr

Rz. 93 Ist in einer Kanzlei eine EDV-Anlage angeschafft worden, sollte nicht daran gespart werden, alle Mitarbeiter einschließlich der in der Kanzlei tätigen Rechtsanwälte über den Gebrauch der Anlage ausführlich zu schulen. Soll die Anlage Rationalisierungseffekte erzeugen, muss jeder Mitarbeiter sie sicher bedienen können. Es ist verfehlt zu glauben, dass ein Computer Arbe...mehr

Rz. 258 Wird das Mandat persönlich, z.B. im Rahmen einer Besprechung, erteilt, muss der Anwalt ebenfalls entscheiden, ob er das Mandat annehmen möchte bzw. darf (siehe Rdn 254 u. Rdn 268). Ist dies nicht der Fall, muss dies dem Ratsuchenden wiederum unverzüglich mitgeteilt werden. Rz. 259 Möchte der Anwalt das Mandat übernehmen, ist es grundsätzlich sinnvoll, den Mandanten ei...mehr

Rz. 122 Es gibt nicht nur einen denkbaren Aktenaufbau. Möglich sind vielmehr unterschiedliche Modelle. Wenn im Folgenden ein spezieller Aktenaufbau geschildert wird, muss dieser nicht dem entsprechen, den der Leser oder die Leserin in der Kanzlei vorfindet, in der sie oder er arbeitet. Dies bedeutet nicht, dass die dort vorgefundene Variante die schlechtere ist. Jede Kanzlei...mehr

Rz. 265 Vorsicht ist geboten, wenn eine Kanzlei einen Auftrag via Brief, Telefon, Fax oder E-Mail erhält und der Mandant Verbraucher i.S.d. § 13 BGB ist, denn hier kann das Fernabsatzgesetz zur Anwendung kommen. Die Abgrenzung ist oft nicht einfach. Zu beachten ist, dass Anwaltsverträge z.B. dann unter das Fernabsatzgesetz fallen können, wenn sie nicht nur mit Fernkommunikat...mehr

Rz. 31 Die Sozietät ist eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR). Ihr Zusammenschluss ist in den §§ 705 ff. BGB geregelt. Sie kann mit den in § 59a BRAO näher bezeichneten Berufsgruppen gebildet werden, so z.B. neben Rechtsanwälten unter anderem auch mit Steuerberatern oder Wirtschaftsprüfern. Die Sozietät ist die wohl häufigste Gesellschaftsform im Anwaltsbereich. Sie ve...mehr

Rz. 43 Die Partnerschaftsgesellschaft ist im Gesetz über Partnerschaftsgesellschaften Angehöriger Freier Berufe (PartGG) geregelt. Sie ist eine besondere Gesellschaftsform für freie Berufe , § 1 Abs. 1 S 1 PartGG. Im Gegensatz zur Sozietät besteht hier ein beschränktes Haftungsrisiko der einzelnen Gesellschafter, die zwar als Gesamtschuldner für die Verbindlichkeiten der Gese...mehr

Rz. 38 Es war lange Zeit unklar, ob die Gründung einer Rechtsanwalts Aktiengesellschaft (AG) zulässig ist. Der BGH hat dies im Jahr 2005 positiv entschieden.[3] Die Rechtsanwalts AG muss den wesentlichen Anforderungen, die in §§ 59c ff. BRAO genannt sind und an eine GmbH gestellt werden, genügen. Rz. 39 Es gibt in Deutschland nur wenige Rechtsanwalts Aktiengesellschaften. Wie...mehr

Rz. 47 Interessant ist eine Entscheidung des Bundesverfassungsgerichts vom 12.1.2016. Denn nach dieser Entscheidung dürfte es in Zukunft auch Zusammenschlüsse von Anwälten mit anderen Berufsträgern wie z.B. Ärzten oder Apothekern, aber auch Architekten geben. Solche Kombinationen können in bestimmten Rechtsgebieten reizvoll und für den Mandanten Gewinn bringend sein. Rz. 48 Z...mehr

Rz. 141 Der Aktenlebenslauf (auch Tätigkeitsseite genannt) dient der Feststellung, wann welche Maßnahme in der Akte ergriffen worden ist. In der Regel wird hierzu ein gesondertes Blatt in der Akte geführt. Möglich ist selbstverständlich auch, den Aktenlebenslauf im Computer aufzunehmen. Eintragungen im Aktenlebenslauf können z.B. sein: Mahnantrag, 4.10.2019; Gerichtskostenei...mehr

Rz. 148 Der Handaktenbogen enthält im Übrigen die oben im Zusammenhang mit der Computererfassung bereits genannten Angaben über den Mandanten, den Verfahrensgegner und das Aktenzeichen sowie die Aktenkurzbezeichnung. Rz. 149 In einer Rechtsanwaltskanzlei sollte darauf geachtet werden, dass sämtliche Daten des Mandanten auf dem aktuellen Stand gehalten werden. Es ist gerade be...mehr

Rz. 49 In einer Rechtsanwaltskanzlei arbeiten meistens nicht nur Rechtsanwälte und Rechtsanwältinnen sondern auch Rechtsanwaltsfachangestellte . Daneben gibt es in Kanzleien mit mehr als einem oder zwei Anwälten oft Bürovorsteher bzw. Rechtsfachwirte . Darüber hinaus bilden viele Kanzleien auch Auszubildende aus. Aufgrund des immer größer werdenden Fachkräftemangels werden heu...mehr

Rz. 143 Sinnvoll ist es, alle für die Vergütungsberechnung maßgeblichen Tätigkeiten des Anwalts ebenfalls in den Aktenlebenslauf einzutragen. Dies bedeutet, dass hier alle einen Vergütungsanspruch auslösenden Tätigkeiten der Kanzlei notiert werden müssen. Rz. 144 Es ist also zu vermerken, wenn ein Mahn- oder Vollstreckungsbescheid beantragt worden oder eine gerichtliche Inter...mehr

Rz. 161 Der Aktenumlauf ergibt sich zum einen durch Posteingänge und Anrufe in den verschiedenen Angelegenheiten, zum anderen aus der Bearbeitung von Fristen und Terminen und letztlich durch die einfache, bürointerne Wiedervorlage. Rz. 162 Grundsätzlich gilt, dass eine Akte so lange wie möglich an dem für sie vorgesehenen Platz bleiben sollte. Ist eine Bearbeitung der Akte du...mehr

Rz. 67 Im Bereich der Zwangsvollstreckung obliegt den Rechtsanwaltsfachangestellten oder anderen Mitarbeitern einer Kanzlei im Rahmen der Sachbearbeitung die Herbeiführung der Zwangsvollstreckungsvoraussetzungen zu einem bereits bestehenden Titel. Dies bedeutet, dass sie zum einen für die Beschaffung der Vollstreckungsklausel und für eine eventuell im Parteibetrieb notwendig...mehr

Rz. 79 Wichtige Mitarbeiter in Kanzleien sind häufig auch Auszubildende. Meistens sind in den Kanzleien ausgebildete Rechtsanwaltsfachangestellte oder Rechtsfachwirte für das Anlernen der Auszubildenden verantwortlich. Es gibt jedoch auch nicht wenige Rechtsanwälte, die alleine mit Auszubildenden arbeiten, vor allem, wenn sie sich in der Gründungsphase befinden. Hiergegen is...mehr

Rz. 201 Die Tatsache, dass jemand Telefax oder E-Mail statt einer normalen Briefsendung verwendet, bedeutet in heutiger Zeit zwar nicht mehr unbedingt, dass der Inhalt des Schreibens besonders eilbedürftig ist. Gleichwohl ist die Wahrscheinlichkeit, dass ein Telefax oder eine E-Mail bzw. elektronische Nachricht via beA eine eilig zu bearbeitende Mitteilung enthält, immer noc...mehr

Rz. 84 Die Zuordnung von Mitarbeitern wird in der Regel in kleineren Kanzleien oder der Einmannkanzlei unproblematisch sein, da solche mit wenigen Kräften auskommen und der Arbeitsanfall normalerweise eine Spezialisierung bei den Mitarbeitern entbehrlich macht, da jeder "alles können muss". Rz. 85 Anders stellt sich die Situation bei mittleren und größeren Kanzleien dar. Hier...mehr

Rz. 205 Der Anwalt sollte in jedem Fall so früh wie möglich die für ihn eingegangene Post durchsehen. Spätestens am Nachmittag des Eingangstages sollte der Anwalt sich ein Bild von allen Eingängen gemacht haben. Dies folgt schon daraus, dass viele Stammmandanten neue Mandate per Post erteilen. Ist dann in einem Mandat am Eingangstag zur Fristwahrung noch etwas zu veranlassen...mehr

Rz. 216 Wird Post elektronisch z.B. via beA (besonderes elektronisches Anwaltspostfach) versandt, ist u.a. zu prüfen:mehr

Rz. 96 Das zentrale Arbeitsmittel einer jeden Rechtsanwaltskanzlei ist die Akte. Wir unterscheiden die reine E-Akte , bei der alle Dokumente elektronisch gespeichert werden, von der Papierakte . Bei der Papierakte wird jeder Vorgang in einem gesonderten Papphefter, bei größerem Umfang in Ordnern, abgelegt, der nur die diesen Vorgang betreffenden Schriftstücke enthält. Häufig w...mehr

Rz. 264 Die telefonische Mandatserteilung ist nicht unproblematisch, da es hier schnell zu Missverständnissen kommen kann. Der Rechtsanwalt sollte – bevor er lange Telefonate mit einem potenziellen Mandanten führt – frühzeitig im Telefonat abklären, ob der Mandant ernsthaft ein neues Mandat erteilen will oder aber "sich nur mal kurz erkundigen wollte". Vergütungsprobleme im ...mehr

Rz. 279 Die Rechtsschutzversicherung übernimmt grundsätzlich die Kosten für gerichtliche Verfahren und die vorhergehende Rechtsberatung. Dabei sind jedoch gravierende Einschränkungen zu beachten. Zum einen bestehen die meisten Rechtsschutzversicherungen aus sog. Leistungspaketen , d.h. sie gelten nicht für alle den Versicherungsnehmer betreffenden Rechtsstreitigkeiten, sonder...mehr

Rz. 286 In einigen gerichtlichen Verfahren ergibt sich die Notwendigkeit, zusätzliche Anwälte hinzuzuziehen. Rz. 287 Dies kann ein Unterbevollmächtigter , ein sog. Mahnanwalt und seltener auch ein Korrespondenzanwalt/Verkehrsanwalt sein. Obwohl ein Unterbevollmächtigter z.B. in der Regel vom Anwalt, nicht vom Mandanten, ausgesucht wird, ist sein Vertragspartner der Mandant und...mehr

Rz. 33 Eine Rechtsanwalts GmbH ist ebenfalls zulässig. Berufsrechtliche Bestimmungen, die die Anwalts GmbH treffen, sind in den §§ 59c bis 59m BRAO geregelt. Der große Vorteil ist bei dieser Gesellschaftsform, dass – von Ausnahmen abgesehen – nur das Gesellschaftsvermögen haftet . Die GmbH wird in das Handelsregister (Abt. B) eingetragen und muss eine notariell beurkundete Sa...mehr

Rz. 138 Der Vollstreckungsteil enthält das Original des oder der Vollstreckungstitel /s sowie Abschriften aller Vollstreckungsan- und -aufträge, -protokolle und sonstiger Vorgänge im Hinblick auf die Zwangsvollstreckung. Zu beachten ist, dass in den Vollstreckungsteil und nicht etwa in den Gerichtsteil auch Kopien der Anträge an das Vollstreckungsgericht und hierauf durch das...mehr

Rz. 146 Alle die Angelegenheit betreffenden Gerichtstermine und Fristen sind im Fristenkalender einzutragen. Dies betrifft Verhandlungstermine ebenso wie Termine zur Beweisaufnahme oder Ortsbesichtigungen. Außerdem müssen alle das Verfahren betreffenden Fristen, d.h. insbesondere Rechtsmittel- und Rechtsmittelbegründungsfristen mit den dazugehörenden Vorfristen eingetragen w...mehr

Rz. 290 Ein Mandat endet normalerweise, wenn die ihm zugrunde liegende Sache abgeschlossen ist. Rz. 291 Der Anwalt kann jedoch das Mandat auch von sich aus beenden. Man spricht hier von der Mandatsniederlegung . Die Mandatsniederlegung hat je nach ihrer Begründung unterschiedliche rechtliche Folgen : Rz. 292 Wird das Mandat ohne sachlich rechtfertigenden Grund (!) aus der Sphäre...mehr

Rz. 142 Alle in der Angelegenheit eingehenden Zahlungen müssen mit dem Eingangsdatum und dem Namen des Zahlenden eingetragen werden. Auch hier ist wieder zu unterscheiden zwischen elektronischer Erfassung und der früher üblichen und auch heute noch durchaus verbreiteten Methode, sämtliche Zahlungsvorgänge im Handaktenbogen bzw. Aktenkonto zu erfassen. Es muss erkennbar sein,...mehr

Rz. 66 Sachbearbeiter in Rechtsanwaltskanzleien haben sich in der Regel auf ein bestimmtes Rechtsgebiet spezialisiert, so z.B. auf die Bearbeitung von außergerichtlichen Unfallschäden, die Zwangsvollstreckung oder das Kostenrecht. Verschiedene Weiterbildungsinstitute bieten Sachbearbeiterlehrgänge an. Eine Spezialisierung der Mitarbeiter kann aber z.B. auch dem Rechtsgebiet ...mehr

Rz. 165 Ist das Mandat beendet, muss die Akte abgelegt werden. Die archivierten Akten sind mindestens fünf Jahre , Kostenunterlagen und Geschäftsbriefe aus steuerrechtlichen Gründen zehn Jahre aufzubewahren . Viele Kanzleien bewahren die Akten aber aus haftungsrechtlichen Gründen sogar noch länger auf . Dies ist auch aus meiner Sicht zu empfehlen. So kann z.B. ein Gericht bei P...mehr

Rz. 196 An einem Großteil der Gerichtspost, d.h. der von einem Gericht über das Gerichtsfach oder über den Postweg zugeleiteten Post, befindet sich ein Empfangsbekenntnis (in der Praxis auch EB genannt), das vom Rechtsanwalt unterschrieben an das Gericht zurückgesandt werden muss. Sofern die Übermittlung der Gerichtspost via beA erfolgt, wird auch hier bei entsprechenden Sch...mehr

Rz. 97 Das papierlose Büro hält unaufhörlich Einzug auch in Anwaltskanzleien. Die elektronische Akte hat Vorteile, aber auch einige Nachteile. Unter elektronischer Akte ist eine Datenbank zu verstehen, in der sämtliche Unterlagen und Dokumente zu einem Fall elektronisch erfasst sind. Was bisher in Papierform in der Akte vorhanden war (Schriftsätze, Korrespondenz mit dem Mand...mehr

Rz. 281 Ist der Mandant rechtsschutzversichert, entspricht es einer guten Kanzlei, für ihn eine Deckungszusage einzuholen, sofern dies der Mandant nicht bereits selbst getan hat. Grundsätzlich fallen für die Einholung der Deckungszusage Gebühren aus dem Wert der voraussichtlich entstehenden Kosten, von denen der Mandant befreit werden möchte, an. Sofern eine Kanzlei diese Ko...mehr