Fachbeiträge & Kommentare zu Prozessmanagement

Prozesse optimieren bedeutet, die Zusammenarbeit in der Organisation so zu verändern, dass sie eine höhere Prozessqualität oder Ergebnisqualität zeigen. Die Ziele der Optimierung sind generell in vier Aspekten zu beschreiben: Qualität Wirtschaftlichkeit Schnelligkeit Variabilität 7.1.1 Abhängigkeiten von Zieldimensionen Die vier Ziele können keinesfalls gleichzeitig verfolgt werde...mehr

Zur Optimierung haben wir drei prinzipielle Ansätze: Wir erhöhen die Prozess-Sicherheit durch Dokumentation oder Digitalisierung. Wir ändern die Reihenfolge von Tätigkeiten, lassen Tätigkeiten weg oder ändern die Arbeitsteilung unter den Prozessbeteiligten. Wir automatisieren Tätigkeiten.mehr

Damit der Prozess in der Ausführung einheitlicher wird, schreiben wir den Prozess auf und trainieren die Prozessbeteiligten auf die festgelegte Ausführung. Dazu können wir Prozessmodelle nutzen, Handbücher oder Unternehmens-Wikis. Trainings können wir analog im Seminarraum anbieten, wir können Mitarbeitern Mentoren zur Seite stellen oder digitale Trainingsformate wie Videos ...mehr

Die Verwaltung der Personaldaten, der Bewerberdaten und der Organisationseinheiten ist häufig über verschiedene Anwendungen verteilt. Die Integration dieser Datenhaltungen in eine gemeinsame Datenbank reduziert die Redundanz und die Übergabe von Daten zwischen den Systemen. Dabei stellt sich auch die Frage, ob eine Integration dieser Personaldatenhaltung in die allgemeine Re...mehr

Wenn wir auf Wartezeiten schauen, dann fällt der Blick schnell wieder auf den Recruitingprozess: Wie lange warten Interessenten auf Rückmeldung, wie lang ist ein Hiring-Prozess? Wann bekommen Mitarbeiter Antwort auf Anfragen zu Personalthemen?mehr

Natürlich lagern wir keine Personen, aber HR verantwortet den Personalbestand. Wie viele Personen werden für die operativen Prozesse im Unternehmen tatsächlich benötigt und wo haben wir zu viele Personen auf der Payroll? Wie lange sind Bewerber im Talent-Pool noch „frisch“ und wie sehr lassen wir uns von Karteileichen in die Irre führen? Arbeiten wir beim Recruiting nach Qua...mehr

Kennzahlen sind eine sehr verbreitete Methode, Prozesse zu beobachten. Wir definieren dazu Erfolgsfaktoren, die uns zeigen, dass die Leistung den Erwartungen entspricht. Diese Faktoren wollen wir mit Kennzahlen beobachten. Die vier Zieldimensionen Qualität, Wirtschaftlichkeit, Schnelligkeit und Variabilität geben auch hier den Rahmen vor. Wirtschaftlichkeit Die Kostendimension...mehr

Für viele Beobachter ist es bereits eine erhebliche Optimierung eines Prozesses, wenn die Ausführung nicht mehr beliebig den einzelnen Teams und Beteiligten überlassen ist, sondern einem vorgegebenen Muster folgt. Standardisierung gilt dann als Optimierung. Dazu ist es notwendig, dass sich alle Beteiligten zunächst der Unterschiedlichkeit ihrer Arbeitsmuster bewusst sind und ...mehr

Kontrollen Eine Möglichkeit, die Durchlaufzeit und die Ausführungskosten zu minimieren ist es, Tätigkeiten wegzulassen. Viele Tätigkeiten dienen der Qualitätskontrolle im Prozess. Gelingt es, die Prozess-Sicherheit zu steigern, können wir auf Kontrollen verzichten. Dokumentation Andere Tätigkeiten dienen der Dokumentation des Prozesses. Gelingt es, dass der Prozess selbst seine...mehr

Alternativ können wir auch die Prozesssteuerung digitalisieren. Dazu verwenden wir eine Anwendung, die den jeweiligen Ausführenden die Information über eine anstehende Aktivität zusammen mit allen inhaltlichen Informationen zur Aktivität zustellt (Process Engine). Der Anwendung müssen wir den verbindlichen Ablauf des Prozesses mit einem Prozessmodell füttern. Die tatsächlich...mehr

Innerhalb des gesamten Unternehmens leisten die Personalprozesse eine Unterstützung. Für die Arbeit von HR stellen sie allerdings den Kern ihrer Arbeit dar. Betrachten wir die anderen Prozesse als Kunden von HR, dann erkennen wir deutlich die Kernprozesse der Personalarbeit: Personen für das Unternehmen gewinnen Personen an das Unternehmen binden Personen für ihre Arbeit entloh...mehr

Aus eins mach zwei. Wenn Aktivitäten aus mehreren Arbeitsschritten bestehen, erfordern die einzelnen Schritte häufig unterschiedliche Kompetenzen. Oft erledigt so eine höher qualifizierte Person Tätigkeiten, die auch eine andere Person erledigen könnte. Will man die knappe (teure) Ressource der hohen Qualifikation sparen, macht es Sinn, diese Tätigkeiten aufzuteilen und vers...mehr

Überlegungen zum Kundenerleben und zur Kundenbegeisterung beziehen sich meistens auf die Interaktion mit externen Kunden des Unternehmens. Es geht darum, mit Kundenbegeisterung die Bindung zu stärken und Marktanteile für die Zukunft zu sichern. Sind diese Überlegungen für interne Supportprozesse übertragbar? Im Unterschied zu externen Kunden fällt sofort auf, dass die interne...mehr

Für jedes IT-Projekt ist also zu bestimmen, welche operativen Prozesse von dem Projekt berührt werden. Dann müssen wir erst diese Prozesse kritisch anschauen, die Prozesskunden und die Prozessbeteiligten zu Rate ziehen. Welche Kundenerwartungen werden nicht erfüllt? Welche Verschwendung steckt im Prozess? Welche Verbesserungen sind in diesem Prozess möglich? Diese Verbesseru...mehr

Im Lean Management unterscheiden wir grundsätzlich zwischen Wertschöpfung und Verschwendung. Wertschöpfung sind alle Anstrengungen, die dem Unternehmen einen Wert schaffen, die Kundenerwartungen erfüllen oder das Kundenerleben verbessern. Kundenerwartungen und Kundenerleben zahlen selbst auf den Unternehmenswert ein, denn sie helfen, den Marktanteil für das Unternehmen zu st...mehr

Aus diesem Begriff von Wertschöpfung folgt unmittelbar, dass wir für ein gutes Prozessdesign die Kunden- und Stakeholdererwartungen kennen und bewerten müssen. Nicht jeder Wunsch, der von einer Führungskraft an die Personalabteilung herangetragen wird, ist gleich eine relevante Kundenerwartung für alle Personalprozesse. Erkennen und Bewerten von Kundenerwartungen ist also ei...mehr

Im Personalprozess bewegen wir keine Güter, aber wir können das Konzept auf die Personen übertragen, die wir in den Prozessen verwalteten. Die werden nicht nur passiv von A nach B „umgelagert“, sie müssen vielleicht selbst „von Pontius zu Pilatus“ laufen, telefonieren oder mailen. Wie viele Kommunikationspartner hat ein Mitarbeiter in einem Recruitingprozess zu kontaktieren?...mehr

Die Personalprozesse haben eine Dienstleistungsfunktion im Unternehmen. Die eigentliche Wertschöpfung des Unternehmens findet in den Kernprozessen statt. In produzierenden Unternehmen, also in der Produktion oder der Produktentwicklung, in Versicherungen im Versicherungsbetrieb, in IT-Unternehmen in der Software-Entwicklung oder im Rechenzentrumsbetrieb. Aber diese Kernproze...mehr

Statt die Liste der relevanten Prozesse im eigenen Unternehmen zu sammeln kann man auch ein allgemeines Referenzmodell als Orientierung verwenden. Im Groben leisten Personalprozesse in allen Unternehmen gleiche Leistungen, da kann auch eine generische Prozessliste helfen, die wichtigen Prozesse im Unternehmen zu identifizieren. Das American Productivity & Quality Center (APQC...mehr

Neben den (mehr oder weniger) expliziten Kundenerwartungen zählt auch das Kundenerleben: Wie nehmen Kunden die Leistung und die Interaktionen zur Erbringung der Leistung wahr? Fühlen sich Mitarbeitende von ihren HR-Ansprechpartnern kompetent und fair beraten? Verstehen Mitarbeitende ihre Gehaltsabrechnung? Sehen Führungskräfte ihren HR-Businesspartner wirklich als eine Hilfe...mehr

Aus zwei mach eins. Sehr häufig beobachten wir in Unternehmen, dass Tätigkeiten kleinschrittig über viele Personen oder Abteilungen verteilt sind. Meistens ist dies in der Kompetenz der Personen begründet oder in der Verfügbarkeit von Informationen. Häufig ist aber der Grund für diese Arbeitsteilung längst nicht mehr bekannt oder noch aktuell. In diesem Fall ist die Integrat...mehr

Digitalisierung verändert Prozesse. Wie oben geschildert, hängen (fast) alle Maßnahmen zur Prozessoptimierung davon ab, dass die IT mitspielt. Prozessoptimierungen sind ohne die IT also nicht zu haben. Das gilt aber auch umgekehrt: Wer digitale Lösungen einführt, muss auch die Prozesse ändern. Mehr noch: Der Benefit (betriebswirtschaftlich ausgedrückt als Return on Investmen...mehr

Neben den Kunden gibt es eine Anzahl weiterer Geschäftspartner, die für den Prozess und die Qualität von Bedeutung sind. In einzelnen Prozessen erhalten sie eine größere Rolle als die Partner, die wir als Kunden ansehen. Die Sozialversicherungen und das Finanzamt dürften für Personalprozesse hier an erster Stelle stehen. Kunden und Stakeholder stellen Erwartungen an die Leist...mehr

Die HR-Arbeit ist stark dokumentenabhängig. Die Personalakte sammelt alle relevanten Vorgänge bezüglich einer beschäftigten Person und ist Nachweis aller Aktivitäten in Bezug auf diese Person. Verträge und Vertragsanpassungen, Personalentwicklung, Versetzung, disziplinarische Maßnahmen, Zeugnisse – alles muss in der Personalakte transparent zugänglich sein. Die Digitalisierun...mehr

Gutes Prozessdesign verfolgt das Ziel, die gesamte Arbeit im Prozess auf die Wertschöpfung zu konzentrieren und Verschwendung zu vermeiden. Für die ganze Wahrheit müssen wir aber neben den beiden Kategorien noch Abstufungen beachten: Nicht alle Stakeholder sind Kunden und die Erfüllung von Stakeholdererwartungen steigert nicht unbedingt den Marktanteil. Nichtsdestotrotz müsse...mehr

Die Automatisierung von Prozessen zielt darauf ab, Wissensarbeit von Ausführungsarbeit zu differenzieren und Ausführungsarbeit zu automatisieren. Es ist also zu entscheiden, welche Entscheidungen in einem HR-Prozess von einer Person zu treffen ist und welche Fragestellung auch ein Automat anhand festgelegter Regeln beantworten kann. Um einen solchen digitalen Prozess zu errei...mehr

Diese Verschwendungskategorie ist der Klassiker in allen administrativen Prozessen. Hier fällt jedes überflüssige Formular auf, jede Excel-Tabelle, die nicht sinnvoll genutzt wird, jede Auswertung, die niemand liest. Sehr häufig finden wir auch ein Übermaß an Kontrolle: Zur Vermeidung von Fehlern wird jeder Abrechnungsvorgang dreimal geprüft. Zu viel Kontrolle ist Overprocess...mehr

Mit dem Suchschema TIMWOOD haben wir eine pragmatische Herangehensweise, um Verschwendung in unseren Prozessen zu benennen. Aber diese Identifikation zieht notwendigerweise eine Diskussion und Bewertung nach sich. Es ist nicht möglich, Verschwendung in allen Prozessen objektiv und zweifelsfrei zu identifizieren. Vielmehr ist es schon eine Bewertung, wenn ich eine Arbeit oder...mehr

Die Personalprozesse brauchen selbst wiederum Unterstützung. Dabei greifen sie wie alle anderen Prozesse auf die Supportprozesse des Unternehmens zu. Allerdings stellen Personalprozesse dabei oft besondere Anforderungen an die Leistungen. Das kann zu Konflikten führen, wenn das Unternehmen die Standardisierung seiner Supportprozesse sehr betont. Ein wichtiger Supportprozess f...mehr

Die vier Ziele können keinesfalls gleichzeitig verfolgt werden, da sie sich zum Teil widersprechen. Variabilität und Geschwindigkeit schließen sich aus. Mehr Varianten drücken auf die Schnelligkeit, schnellere Prozesse fordern weniger Varianten. Ähnlich ist es mit Qualität und Wirtschaftlichkeit. Ein Mehr vom einen führt zu einem Weniger des anderen. Variabilität und Qualität...mehr

1) Besteht eine gesetzliche Pflicht für ein betriebliches Gesundheitsmanagement? Obwohl keine gesetzliche Pflicht für ein BGM besteht, ergeben sich aus den Forderungen des Arbeits- und Gesundheitsschutzrechts, dass neben der Sicherheit auch die Gesundheit der Beschäftigten gewährleistet werden muss. Dies beinhaltet ausdrücklich auch die Aspekte psychische Belastungen, Ergonom...mehr

Der Deutsche Nachhaltigkeitskodex (DNK) ist als freiwillige Selbstverpflichtung durch den Rat für nachhaltige Entwicklung erarbeitet worden.[1] Der Rat ist ein inhaltlich unabhängiges Multistakeholder-Gremium. Mit dem Deutschen Nachhaltigkeitskodex können Unternehmen, gerade auch kleine und mittelgroße Unternehmen ihr Verständnis der Berücksichtigung von Nachhaltigkeit im Un...mehr

Im Unterschied zu den Ressourcen geht es bei den Schlüsselaktivitäten um die wichtigsten Dinge, die eine Kanzlei tun muss, damit das jeweilige Geschäftsmodell funktioniert. Heutzutage kann dies neben Steuerdeklarationsabwicklung für Mandanten oder unternehmerischer Beratung von Mittelständlern auch die Softwareentwicklung sein sowie die Entwicklung innovativer Kundenlösungen...mehr

Überblick Jedes Tun und damit auch jedes unternehmerische Handeln ist mit Gefahren und Risiken verbunden. Deshalb werden von verschiedenen Seiten und Anspruchsgruppen (Stakeholder, interessierte Kreise) Anforderungen an jedes Unternehmen gestellt, die Risiken zu minimieren oder zu beseitigen. Es wird also ein aktives Risikomanagement verlangt. Zu den Risiken gehören allerdin...mehr

Der Deutsche Nachhaltigkeitskodex (DNK) ist erstmals 2011 als freiwillige Selbstverpflichtung durch den Rat für nachhaltige Entwicklung erarbeitet worden.[1] Der Rat ist ein inhaltlich unabhängiges Multistakeholder-Gremium. Mit dem Deutschen Nachhaltigkeitskodex können Unternehmen, gerade auch kleine und mittelgroße Unternehmen ihr Verständnis der Berücksichtigung von Nachha...mehr

Welche Themen wesentlich sind, ist in einem nächsten Schritt in gemeinsamen Dialogen mit den wichtigsten internen und externen Stakeholdern zu erarbeiten. Als Orientierung für Themen und Handlungsfelder lohnt der Blick in Rahmenwerke (siehe Kapitel 1). Dazu gehören z. B. die Global Reporting Initiative (GRI), die Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) inkl. den ...mehr

Rz. 13 Gemäß Abs. 6 Satz 1 haben die Vertragsparteien nach § 113 gemeinsam bis zum 31.3.2016 eine unabhängige qualifizierte Geschäftsstelle des Qualitätsausschusses einzurichten. Der Gesetzgeber trägt mit dieser Regelung dem Umstand Rechnung, dass die Vielfalt der den Vertragsparteien gesetzlich zugewiesenen Aufgaben und die Notwendigkeit ihrer fristgerechten Bearbeitung sow...mehr

Nimmt man allein die Nachfrage nach Steuerberatungsdienstleistungen als Erfolgskriterium, müsste man sagen, der Branche geht es ausgesprochen gut! Der Bedarf insbesondere nach fundierter Beratung ist gerade in Krisenzeiten seitens der Unternehmen und Selbstständigen hoch. Z. B. in der Corona-Krise waren die Mandanten auf Steuerkanzleien angewiesen, was die Unterstützung von ...mehr

Die Aufbauorganisation bildet gemeinsam mit der Ablauforganisation die formelle Organisationsstruktur eines Unternehmens. Eine Dokumentation der Aufbau- und Ablauforganisation ist bei der Einführung eines IKS in einem Unternehmen zwingend und muss allen Mitarbeitern im Unternehmen bekannt und zugängig sein (z. B. Intranet). Die Aufbauorganisation gliedert die Aufgaben eines ...mehr

Um größtmögliche Effizienzgewinne zu erzielen, sollte vor einer Toolauswahl möglichst detailliert analysiert werden, wo im bisherigen Dokumentationsprozess die größten Ineffizienzen stecken und inwieweit diese bereits durch eine Prozessoptimierung behoben werden können. Anschließend ist zu bestimmen, welche Teilprozesse durch den Softwareeinsatz noch weiter optimiert werden ...mehr

Seit nunmehr einigen Jahren ist BPMN 2.0 (Business Process Management and Notation) als Standard für die Prozessdokumentation etabliert. BPMN liegt seit 2011 in der Version 2.0 vor und wurde 2013 in der Version 2.0.1 als ISO/IEC 19510:2013 zum internationalen Standard. Er definiert bestimmte Vorgaben für die Darstellung von Prozessen mithilfe grafischer Symbole. In der Versi...mehr

Rz. 18 Der DNK bietet Unternehmen als Anwendern einen Einstieg in die Nachhaltigkeitsberichterstattung. Bei dem DNK handelt es sich um einen branchenübergreifenden Standard, mittels dem Unternehmen – unabhängig von ihrer Rechtsform und Größe – über ihre Nachhaltigkeitsleistung berichten können (DNK-Erklärung).[1] Obwohl der DNK ein nationales Rahmenwerk darstellt, können auc...mehr

Soll die Integration von Nachhaltigkeit gelingen, ist es unerlässlich einen guten Überblick und Kenntnis zu bestehenden Rechtsvorschriften, Standard, Rahmenvorschriften und Bewertungsmethoden zu haben. Müssen doch die Nachhaltigkeitsziele und -fortschritte für alle Beteiligten "verständlich" und "greifbar" sein. Dies fällt im Kontext der Nachhaltigkeit vor dem Hintergrund der...mehr

Gegenüber der DIN EN ISO 9001:2008 gibt es in der neuen ISO-Version vor allem folgende Handlungsfelder, die von Unternehmen neu überdacht bzw. überarbeitet werden müssen: Das Qualitätsmanagement muss in die strategische Ausrichtung eines Unternehmens eingebunden werden, wobei die Geschäftsleitung mehr Verantwortung als früher übernehmen und sicherstellen muss, dass Qualitätsp...mehr

Die Kernherausforderung in der Umsetzung der Soll-Prozess-Konzeption lag vor allem darin, die spezifischen Ziele der Prozessdigitalisierung (hier vor allem: höhere Prozesseffizienz und Datenqualität) operativ zu quantifizieren. Darüber hinaus mussten diese Ziele anhand von Verantwortlichkeiten und Kennzahlen, die auf die Erreichung der Ziele einzahlen, in einem Steuerungspro...mehr

Das 1953 gegründete Familienunternehmen Plasser & Theurer (P&T) mit Firmenzentrale in Wien und Stammwerk in Linz gilt mit seinen insgesamt 5.000 Mitarbeitern als Weltmarktführer in der Entwicklung, im Bau und im Export von Bahnbaumaschinen. Durch das Alleinstellungsmerkmal, der einzige Komplettanbieter für sämtliche Arbeitsvorgänge im Kontext des Bahnbaus zu sein, hat Plasse...mehr

Auf Basis von übergeordneten Prozess-Zielen, dem definierten Soll-Prozess und den Prozessrollen und -verantwortlichkeiten mussten in der Folge aussagekräftige Steuerungskennzahlen definiert werden. Folgende Grundanforderungen wurden bei der Kennzahlendefinition beachtet: Kennzahlen müssen Anforderungen der SMART-Regeln erfüllen (spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und...mehr

Da der alleinige Aufbau einer Kennzahlenstruktur noch keine effektive Steuerung und Maßnahmenableitung garantiert, wurde bei der Überführung der Prozesse in den Regelbetrieb (insbesondere in der Hypercare-Phase) ein strukturierter Steuerungsprozess aufgesetzt. Die folgenden Bestandteile galt es hier genauer zu betrachten: Der Aufbau und die Auswertung des prägnanten und proze...mehr

Die Definition von Prozessrollen zur operativen Steuerung war aus zwei Gesichtspunkten heraus notwendig. Einerseits erfüllen die Prozessverantwortlichen eine Art Key-User- bzw. Experten-Funktion für einzelne Prozessschritte und fungieren als Ansprechpartner bei Rückfragen oder der Aufnahme von zu klärenden Themen. Andererseits sind die Prozessverantwortlichen eine Voraussetz...mehr

Begriff Ziel beim Prozessmanagement in HR ist es, die Effektivität und Effizienz des Unternehmens bzw. unternehmenskritischer Prozesse wie z. B. dem Talent Management zu verbessern. Mittels der Strukturierung und Darstellung von Personalmanagement-Workflows in Arbeitsschritten in Form von Ablaufdiagrammen können Schwachstellen schnell identifiziert und behoben werden. Auch ...mehr