Change Management
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Change Management zielt auf die Anpassung von Organisationen an veränderte Markt- und Umweltbedingungen. Im Zeitalter der Digitalisierung wird der Change Prozess zum Erfolgsfaktor im internationalen Wettbewerb. Doch was ist Change Management? Ein Überblick zu den wichtigsten Modellen.
Change Management beschäftigt sich mit Veränderung in Unternehmen. Eine Disziplin, die mit den aktuellen Entwicklungen an Bedeutung gewinnt: Im Zuge der Digitalisierung wandeln sich die Kundengewohnheiten ebenso schnell wie die Geschäftsmodelle und Marktstrukturen. Um dieser Umweltsituation begegnen zu können, brauchen Unternehmen die Fähigkeit, sich flexibel an neue Rahmenbedingungen anzupassen. Damit wird Veränderung zum Erfolgsfaktor und der Managementprozess zur kontinuierlichen Herausforderung. Doch wie lässt sich Veränderung steuern; oder anders formuliert: was ist Change Management?
Change Management Definition
Change Management umfasst alle Maßnahmen, die auf die planvolle Veränderung einer Organisation abzielen. Damit sollen die Abläufe, Strukturen oder Prozesse im Unternehmen auf veränderte Rahmenbedingungen eingestellt werden. In erster Linie geht es dabei um die Planung und Umsetzung von Strategieprozessen. Ziele der Business-Transformation liegen beispielsweise darin, Kosten zu senken, das Wachstum zu erhöhen, die Qualität von Produkten und Dienstleistungen zu steigern und die internationale Wettbewerbsfähigkeit sicherzustellen.
Change Management Ziele
Die zentrale Aufgabe des Change Managers besteht darin, die Voraussetzungen für den Wandel zu schaffen: So liegt das Augenmerk einerseits darauf, gemeinsame Prioritäten in der Organisation zu finden, um ein zukunftsorientiertes Leitbild herauszuarbeiten. Dieses Leitbild kann sich entweder an der Unternehmensstrategie orientieren oder seinerseits als Vorlage für Kursänderungen dienen. Andererseits geht es jedoch auch um konkrete Change Management Tools, die Widerstände minimieren und den Change Prozess für alle Beteiligten attraktiv machen. Change Prozesse müssen dabei keineswegs auf Ebene der Gesamtorganisation angesiedelt sein – hier wird oft die Trennlinie zur Organisationsentwicklung gezogen. So können auch etwa die Einführung neuer IT- und Reporting-Systeme, die Integration neuer Lieferanten oder eine Umverteilung von Team-Rollen als Change Management Beispiele gelten.
Erfolgsfaktoren Change Management
Die Erfolgsfaktoren im Change Management hängen eng mit den Zielen eines Change Projekts zusammen. Um den richtigen Change Management Plan zu finden, sollten zunächst das Marktumfeld und die Situation des Unternehmens genau analysiert werden – dies gilt für alle Change Management Methoden. So kann die Notwendigkeit für Veränderung erkannt und klar benannt werden, was für die Kommunikation der Change Management Strategie zentral ist. Die erste Frage sollte also lautet: warum Change Management? Die Gründe für Change Management Projekte können auf verschiedenen Ebenen liegen:
- Marktbezogene Argumente für ein Change Projekt finden sich etwa in mangelndem Kundennutzen und dem Verlust von Marktanteilen.
- Gründe für Change Management Projekte können jedoch ebenso produktbezogen sein, etwa bei Problemen mit der Qualität, dem Produktdesign oder der Sortimentstruktur.
- Weitere Beweggründe für Veränderung können in den Geschäftsprozessen liegen, beispielsweise bei hohen Durchlaufzeiten und Lagerbeständen oder mangelhafter Produktionslogistik.
- Das Change Management sollte stets die Mitarbeiter einbinden, denn gerade auf dieser Ebene kann Veränderungspotenzial für die Organisationsentwicklung liegen. Anlässe für Change Projekte gibt es etwa bei Problemen in der Unternehmenskultur, bei hohe Fehlzeiten oder einer mangelnden Vertrauenskultur.
- Führungsbezogene Gründe für Change Management können wiederum bei hohem Zeitdruck, mangelnder Autonomie oder geringer Zielerreichung vorliegen. Ziele des Change Management können auch darin liegen, eine Feedback-Kultur zu etablieren und Mikropolitik oder Silo-Denken entgegenzuwirken.
Change Management Modelle
Die elementare Einheit des Change Management ist Veränderung. Daher legen die meisten Change Management Modelle den Ablauf von Veränderungsprozessen zugrunde. Ein prominenter Ansatz hierzu geht auf den Sozialpsychologen Kurt Lewin zurück. Das Lewin Modell beschreibt Veränderungsprozesse in drei Phasen:
- Auftauphase (Unfreezing): Hier gilt es, Veränderungsbewusstsein zu schaffen. Durch offene Kommunikation werden Führungskräfte und Mitarbeiter in den Change Management Plan einbezogen. Eine umfassende Information zur Notwendigkeit und den Vorteilen der Veränderung sind von großer Bedeutung.
- Bewegungsphase (Moving): Angepasste Standards und Prozesse werden implementiert, Verantwortlichkeiten festgelegt und neue Lösungen ausprobiert. Der Veränderungsprozess wird kontinuierlich überwacht und durch Trainings begleitet. Da Neuerungen stets Einarbeitung erfordern, kann das Leistungsniveau in dieser Phase zwischenzeitlich sinken.
- Einfrierphase (Refreezing): Die neuen Prozesse und Problemlösungen verfestigen sich, sodass einen Rückfall in alte Muster ausgeschlossen ist. Der Erfolg des Change wird durch kontinuierliches Überprüfen der Prozesse und Abläufen sichergestellt. Das Leistungsniveau sollte nun über den Ausgangswerten liegen.
Change Management Kurve
Ein weiteres prominentes Modell, das Veränderung in Phasen beschreibt, ist die Change Management Kurve. Dieses Change Konzept stellt allerdings die emotionale Komponente von Veränderungsprozessen stärker in den Mittelpunkt. Die Veränderungskurve umfasst dabei sieben Phasen: Schock, Verneinung, Einsicht, Akzeptanz, Ausprobieren, Erkenntnis und Integration. Hieran wird deutlich, warum Change Projekte oft früh, nämlich in der Phase von Schock und Verneinung scheitern. Das Ziel des Change Management wird damit ebenfalls klarer: Ängste bei Mitarbeitern und Führungskräften frühzeitig erkennen und mithilfe gezielter Change Kommunikation für Aufklärung sorgen. So kann Widerstand abgebaut, Einsicht erreicht und schließlich eine Integration der Change Management Maßnahmen erzielt werden.
Change Prozess und Change Management Phasen
Eine Orientierungshilfe für Change Manger liefert außerdem der Harvard-Professor John P. Kotter (ein Interview mit Professor Kotter finden Sie hier): Sein Acht-Stufen-Modell der Veränderung ist eine Weiterentwicklung des Change Konzepts von Kurt Lewin. Einer der Vorteile von Kotters Modell ist, dass es den Change Prozess sehr detailliert beschreibt. Die Acht Phasen im Prozess der Veränderung stellt Kotter folgendermaßen dar:
- Probleme sichtbar machen und Dringlichkeit vermitteln: Wichtig sind hier vor allem die Kommunikation zwischen Führung und Mitarbeitern sowie eine umfassende Information über die Notwendigkeit der Veränderung.
- Führungskoalitionen etablieren und Change Agents bestimmen: Hier gilt es, interdisziplinäre Führungsteams zu bilden und dafür die Unterstützung richtungsweisender Personen zu gewinnen.
- Change Strategie und Change Vision entwickeln: Gemeinsame Perspektiven werden mit Blick auf die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens zum Leitbild verdichtet. Übergeordnete Ziele der Change Management Strategie bestimmen dabei den Werterahmen für konkrete Maßnahmen.
- Change-Strategie und –vision kommunizieren: Auf dieser Stufe besteht die Herausforderung darin, das Change Konzept richtig zu "verkaufen". Das Change Marketing sollte auf Transparenz und Kontinuität setzen, um die Mitarbeiter für den Wandel zu gewinnen.
- Mitarbeiter befähigen und Widerstände abbauen: Ineffiziente Abläufe und Organisationsstrukturen werden systematisch identifiziert und abgebaut.
- Kurzfristige Erfolge sicherstellen und kommunizieren: Erreichbare Etappenziele werden definiert. Mitarbeiter, die diese Zwischenziele erreichen, gilt es zu belohnen – das erhöht die Motivation.
- Veränderung konsolidieren und vorantreiben: In der Retrospektive wird herausgearbeitet, welche Abläufe funktionierten und wo Verbesserungspotenzial besteht. Im Sinne eines agile Change Management gilt es, Veränderung als kontinuierlichen Prozess zu definieren.
- Neuerungen in der Unternehmenskultur verankern: Sinnvolle Neuerungen werden strukturell verankert, sodass ein Rückfall in alte Muster ausgeschlossen ist – für die Mitarbeiter muss ersichtlich sein, welche Routinen erwünscht sind; erst dann wird die Veränderung zum Normalzustand.
Lernende Organisation: HR Change Management
Im Vergleich zu anderen Change Management Modellen setzt das Konzept der Lernenden Organisation stärker auf dauerhafte Übergänge. Veränderung wird hier als evolutionärer Prozess betrachtet. Der Motor der Veränderung ist dabei der Wissensvorrat aller Organisationsmitglieder, also die Human Resources der Mitarbeiter. Die Lernende Organisation zeichnet sich durch Offenheit, eine ausgeprägte Lernkultur sowie hohe Eigenverantwortlichkeiten bei Mitarbeitern und Führungskräften aus – eine Schlüsselrolle haben daher die Personalentwicklung sowie das Talent Management und Wissensmanagement. Das Ziel dieses Change Management Konzepts ist es, eine Organisation zu schaffen, die sich gemeinsam mit ihrer Umwelt weiterentwickelt. Der Grundgedanke der Lernenden Organisation: Die Erfahrungen aller Menschen innerhalb des Unternehmens bilden ein kollektives Gedächtnis, das die notwendige Information für den nächsten Evolutionsschritt bereithält. In diesem Sinne ist die Lernende Organisation sowohl ein Leitbild für das HR Change Management als auch eine Richtschnur für die Organisationsentwicklung.
