Fachbeiträge & Kommentare zu Archivierung

Der Buchführungsdienstleister DATEV hat in Zusammenwirken mit der IHK Südlicher Oberrhein einen Vergleich der Prozesskosten beim elektronischen und papierhaften Ein- und Ausgang von Rechnungen dargestellt, aus dem ersichtlich ist, dass mit der elektronischen Rechnung Kostenersparnisse erzielt werden können: Prozesskosten beim Rechnungssendermehr

Datenschutzrichtlinien sind insbesondere bei der Datenübertragung und Archivierung zu beachten. Zu nennen sind hier: Passwörter, Verschlüsselungen, Zugangs- und Zugriffskontrollen, Migration und gesetzeskonformes Löschen der Daten.mehr

Stellt der Leistende eine elektronische Rechnung aus, ist der Vorsteuerabzug möglich, sofern das Übertragungsverfahren (Rechnungseingang) und die Aufbewahrung (Archivierung und Lesbarmachung) den o. g. Vorschriften entsprechen.mehr

Wird die Buchführung außer Haus erledigt, entfallen durch elektronische Rechnungen der körperliche Belegtransport und der Zeitverzug hierfür. Die Belege sind außerdem permanent und ortsunabhängig verfügbar. Auch hier wird die manuelle Erfassung eingespart. Die Archivierung wird auf die reine Speicherung reduziert. Alle gegenständlichen Bewegungen, die es bei Papierbelegen gib...mehr

Ausgehende Rechnungen müssen den "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD)[1] entsprechen: Wie bei der Papierform besteht auch ein elektronisches "Radierverbot".[2] Es muss sichergestellt sein, dass die elektronische Rechnung weder bei der Übertragung noch bei der ...mehr

Stapperfend, Die Abziehbarkeit von Aufwendungen bei häuslichem Arbeiten nach dem JStG 2022, FR 2023, 253; Niermann, Rechtsänderungen im Bereich der ArbN-Besteuerung durch das JStG 2022, DB 2023, 216 Grotherr, Arbeitszimmeraufwendungen und Homeoffice-Pauschale ab 2023 – Änderungen durch das JStG 2022, NWB 2023, 172. Rn. 1756a Stand: EL 168 – ET: 10/2023 Die Neuregelung des § 4 S ...mehr

Rn. 1499 Stand: EL 134 – ET: 02/2019 Abbaurecht s Rn 1405ff Abbruchkosten s § 6 Rn 591ff (Dräger/Dorn/Hoffmann) Abbruchverpflichtung s Rn 885 Abfallentsorgung s Rn 884ff Abfindung Beispiele aus der BFH-Rspr zur Behandlung beim Leistenden:mehr

Tz. 6 Stand: EL 36 – ET: 06/2022 Der Grundsatz der materiellen Richtigkeit besagt, dass die Buchführung auf richtigen Grundaufzeichnungen aufgebaut sein muss; dazu muss die Beschreibung der Geschäftsvorfälle mit den zugrunde liegenden Tatbeständen dem Grunde und der Höhe nach übereinstimmen (vgl. Leffson (1987), S. 200). Eine dem Grunde nach richtige Buchführung liegt vor, we...mehr

Rz. 3 Die Buchführung erfüllt zugleich mehrere Funktionen, deren Beeinträchtigung zu einem Buchführungsverstoß führen kann. Zum einen kommt ihr eine Dokumentations- und Informationsfunktion zu. Der Dokumentationsfunktion wird die Buchführung durch die Sammlung, Aufbereitung, systematische Aufzeichnung und Archivierung des Datenmaterials aus dem täglichen Geschäftsgeschehen ge...mehr

Rz. 1 In Konsequenz genereller Entwicklungen und Trends hin zu globalisiertem wirtschaftlichem Handeln und insbesondere getrieben durch die Entwicklungen der Kommunikations- und Informationstechnologie haben sich nicht nur die Anforderungen an die Unternehmensberichterstattung selbst, sondern auch jene an die Informationsübermittlung und -verarbeitung erheblich geändert. Wäh...mehr

Rz. 5 Der Begriff "Buchführungspflicht" wird überwiegend als weiter Oberbegriff verwandt, der sowohl die Buchführungs-, Aufzeichnungs- als auch die Aufbewahrungspflichten[1] umfasst. Rz. 6 Die Buchführungspflicht nach HGB ergibt sich aus § 238 Abs. 1 Satz 1 HGB. Danach ist jeder Kaufmann verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines V...mehr

Rz. 28 Der Buchführungspflichtige hat die freie Wahl hinsichtlich des gewählten Buchführungssystems.[1] Allerdings muss es sich zumindest um eine kaufmännische Buchführung also um die "einfache" oder "doppelte" Buchführung, handeln, die eine Gewinnermittlung zulässt. Die "kameralistische" Buchführung, die im Wesentlichen nur einen Nachweis der Einnahmen und Ausgaben darstell...mehr

Rz. 7 Primärsysteme, die zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten zur pflegerischen Versorgung von Versicherten oder in einer zugelassenen Pflegeeinrichtung (§ 72 Abs. 1 SGB XI) eingesetzt werden, benötigen die in Abs. 1 Nr. 1, 4 genannten Schnittstellen. Damit ist die systemneutrale Archivierung von Patientendaten sowie die Übertragung von Patientendaten bei einem Syste...mehr

Rz. 3 Die Primärsysteme in der vertragsärztlichen Versorgung, in der vertragszahnärztlichen Versorgung und in Krankenhäusern sind mit bestimmten offenen und standardisierten Schnittstellen auszustatten. Rz. 4 In das Primärsystem sind offene und standardisierte Schnittstellen zur systemneutralen Archivierung von Patientendaten sowie zur Übertragung von Patientendaten bei einem...mehr

Zusammenfassung Überblick Bei der Nutzung und Archivierung von betrieblichen Unterlagen müssen das Datenschutzrecht, vor allem die Datenschutz-Grundverordnung, sowie Vorschriften über die Datensicherheit beachtet werden. Zu diesen Unterlagen zählen auch E-Mails. Der Beitrag gibt einen Überblick über die gesetzlichen Anforderungen mit dem Fokus auf den Bereich des Rechnungswes...mehr

Überblick Bei der Nutzung und Archivierung von betrieblichen Unterlagen müssen das Datenschutzrecht, vor allem die Datenschutz-Grundverordnung, sowie Vorschriften über die Datensicherheit beachtet werden. Zu diesen Unterlagen zählen auch E-Mails. Der Beitrag gibt einen Überblick über die gesetzlichen Anforderungen mit dem Fokus auf den Bereich des Rechnungswesens, berücksich...mehr

Die Aufbewahrungspflicht kann auch für E-Mails gelten. Die Dauer richtet sich nach dem Inhalt der E-Mail und nach den üblichen steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen. Eine 10-jährige Aufbewahrungsfrist gilt z. B. für Buchungsbelege. Unabhängig davon gilt für Rechnungen eine 10-jährige Aufbewahrungsfrist. Für Handels- oder Geschäftsbriefe, bzw. E-Mails, gilt die Frist von 6 Jahr...mehr

Bei der Archivierung sind die GoBD anzuwenden. Diese Grundsätze wurden vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) mit einem Schreiben vom 14.11.2014 veröffentlicht und sind seit dem 1.1.2015 in Kraft. Die GoBD beinhalten mehrere zentrale Grundsätze, die bei der Führung und Aufbewahrung von Büchern und Aufzeichnungen beachtet werden müssen: Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit...mehr

Angestellte haben nach DSGVO dieselben Rechte in Bezug auf Datenschutz wie alle anderen Personen auch. Notwendig sind nach Art. 88 Abs. 2 DSGVO angemessene Maßnahmen zur Wahrung der menschlichen Würde, der berechtigten Interessen und der Grundrechte der betroffenen Person. Zu berücksichtigen sind dabei die Transparenz der Verarbeitung, die Übermittlung personenbezogener Date...mehr

Nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO ist eine Datenverarbeitung rechtmäßig, wenn sie zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der der Verantwortliche unterliegt. Betroffene Personen haben ein Recht auf Berichtigung von Daten, die der Aufbewahrungspflicht unterliegen (Art. 16 DSGVO). Das Recht auf Löschung nach Art. 17 Abs. 1 und 2 DSGVO besteht hingegen nich...mehr

https://ao.bundesfinanzministerium.de/ao/2023/Anhaenge/BMF-Schreiben-und-gleichlautende-Laendererlasse/Anhang-64/inhalt.html https://www.bitkom.org/Bitkom/Publikationen/Bitkom-Leitfaden-Backup-Restore.html Bei Bitkom kann ein Leitfaden Risk Assessment & Datenschutz-Folgenabschätzung heruntergeladen werden, der zu den Vorgaben in Art. 32 und 35 DSGVO erarbeitet wurde.mehr

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Vorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme enthält die AO. Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse, der Eröffnungsbilanz und der Unterlagen, sofern es sich bei letztgenannten Unterlagen um amtliche Urkunden oder handschriftlich zu unterschreibende nicht förmliche Präferenznachweise handelt, können genannten Unterlagen auch a...mehr

Kaufleute sind nach Handelsgesetzbuch (HGB) buchführungspflichtig (§ 238 HGB). In § 140 AO ist vorgeschrieben: Wer nach anderen Gesetzen als den Steuergesetzen Bücher und Aufzeichnungen zu führen hat, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, hat die betreffenden Verpflichtungen auch für die Besteuerung zu erfüllen. Nach § 141 Abs. 1 AO sind gewerbliche Unternehmer sowie L...mehr

In der Regel werden zuerst die produktiven Prozesse digitalisiert – wie die digitale Buchhaltung und die Mandantenkommunikation. Davon ausgehend kann die Digitalisierung immer mehr Bereiche und Aufgabenfelder durchdringen. Ein wesentliches Element, um interne Abläufe digital zu gestalten, ist ein Dokumenten-Management-System (DMS). Alle in einer Kanzlei anfallenden Dokumente...mehr

Rz. 33 Als klein klassifizierte Kapitalgesellschaften und bestimmte Personenhandelsgesellschaften haben folgende Erleichterungen im Rahmen der von der Bilanzrichtlinie 2013/34/EU geforderten Maximalharmonisierung der Anhangangaben nach dem HGB (insbesondere § 288 Abs. 1 HGB und § 326 HGB): Entfall der Prüfungspflicht; keine Veröffentlichung der Gewinn- und Verlustrechnung und ...mehr

Ab dem 1.1.2025 werden elektronische Rechnungen (sog. E-Rechnungen) im B2B-Bereich (bei Geschäften zwischen Unternehmern) grundsätzlich verpflichtend eingeführt, d. h. die Bedeutung rein elektronisch ausgestellter und erhaltener Rechnungen nimmt an Bedeutung zu. An die Übermittlung und Archivierung von elektronischen Rechnungen sind besondere Anforderungen gestellt. Bis eins...mehr

Rdn 3311 Literaturhinweise: Weigel, Richtlinien und Erlasse der Bundesländer zur Einbindung privater Unternehmen im Rahmen der Geschwindigkeitsüberwachung, DAR 2017, 54 dies., Die Richtlinien der Bundesländer zur Geschwindigkeitsüberwachung, DAR 2020, 62 dies., Die Richtlinien der Bundesländer zur Geschwindigkeitsüberwachung, DAR 2023, 105 dies., Die Richtlinien der Bundeslände...mehr

Rdn 3303 Literaturhinweise: Weigel, Richtlinien und Erlasse der Bundesländer zur Einbindung privater Unternehmen im Rahmen der Geschwindigkeitsüberwachung, DAR 2017, 54 dies., Die Richtlinien der Bundesländer zur Geschwindigkeitsüberwachung, DAR 2020, 62 dies., Die Richtlinien der Bundesländer zur Geschwindigkeitsüberwachung, DAR 2023, 105 s.a. die Hinw. bei → Richtlinien für d...mehr

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Durchführung von Analysen zu vorhandenen Gefährdungen und Belastungen der Beschäftigten in Unterrichtsräumen, Räumen für die Fachausbildung, in Labors und Werkstätten und ihre Beurteilung gemeinsam mit dem Betriebsarzt Unterstützung bei Beschaffung der erforderlichen relevanten Arbeitsschutzvorschriften, Beratung bei der Auswahl und dem Einsatz von Arbeitsmitteln (z. B. verste...mehr

abgestimmtes und ständig koordiniertes Vorgehen zwischen Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsarzt bezüglich der Beratung von Kindertagesstätten (Kitas), Unterstützung bei der Analyse von Unfällen und deren Ursachen sowie Ableitung von Schlussfolgerungen, Unterstützung bei Vorbereitung und Durchführung der Gefährdungsanalyse und -beurteilung einschließlich Ableitung gee...mehr

Rz. 63 Stand: 6. A. – ET: 07/2024 Nach § 146 Abs. 5 AO können Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen auch auf Datenträgern geführt werden, soweit diese Formen der Buchführung einschließlich des dabei angewandten Verfahrens den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen. Es muss insbesondere sichergestellt sein, dass die Daten während der Dauer der Aufbewa...mehr

Rz. 68 Stand: 6. A. – ET: 07/2024 Die Anforderungen an eine Rechnung müssen gewährleistet werden. Nach § 14 Abs. 1 S. 5 UStG legt der Unternehmer fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden sollen (vgl. Art. 233 Abs. 1 S. 2 und 3 MwStSystRL). Dazu kann er sich jeglicher innerbetriebliche...mehr

Rz. 72 Stand: 6. A. – ET: 07/2024 Rechnungen, ob in Papierform oder in elektronischer Form, unterliegen den Aufbewahrungsregelungen des § 14b UStG. Demnach sind Rechnungen zehn Jahre aufzubewahren (vgl. die Kommentierung zu § 14b UStG) und unterliegt ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht als Ordnungswidrigkeit den Bußgeldvorschriften des § 26a UStG. Für einen Unternehmer...mehr

Rn 1 Justiz und Kommunikationspartner erstellen Schreiben seit langem in digitaler Form, meist unter Nutzung von Fachanwendungen. Bisher erfolgte jedoch meist ein Medienbruch. Es wurden die Schreiben nicht in der digitalen Form an den Empfänger übertragen, sondern ausgedruckt und per Post verschickt. Durch Rechtsverordnungen (vgl eAktVO) ist zunehmend geregelt, dass die Akte...mehr

Abänderbarkeit 707 ZPO 14; 719 ZPO 9 Abänderung 48 FamFG 2 Titel 166 FamFG 18 Abänderungsbefugnis 166 FamFG 11; 283a ZPO 26 Abänderungsgründe 323 ZPO 42 Abänderungsklage 323 ZPO 1 Anerkenntnisurteil 323 ZPO 5 Annexkorrektur 323 ZPO 53 Anpassung 323 ZPO 53 Beweislast 323 ZPO 32 fiktive Leistungsfähigkeit 323 ZPO 37 gegenläufige 323 ZPO 47 Neufestsetzung 323 ZPO 54; 323a ZPO 13, 15 Prozess...mehr

Zur Qualitätssicherung einer Buchhaltung gehört die permanente Abstimmung der wichtigsten Konten. Bestandskonten Stimmen die Bestandskonten? Wenn diese nicht stimmen, liegt auch bei den Umsätzen und/oder Kosten einiges im Argen. Die erste Abstimmung betrifft die Bankkonten. Stimmen die Salden in der eigenen Buchhaltung mit den Kontoauszügen der Banken zum Stichtag überein? Wenn...mehr

Das A und O ist, dass es Ihnen gelingt, möglichst präzise zu beschreiben, welche Leistungen Sie einem Kunden anbieten. Einige Beispiele: Kontierung und Verbuchung der laufenden Geschäftsvorfälle nach Terminvorgaben, z. B. monatlich, quartalsweise, jährlich Laufende Lohn- und Gehaltsabrechnungen Lohnsteueranmeldungen Führen des Kassenbuchs Erstellen von Lohnsteueranmeldungen Archiv...mehr

Im Datenschutz maßgeblich sind vor allem die Regelungen der DSGVO sowie das BDSG. In § 26 BDSG wird dabei speziell die Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses geregelt. Zu beachten ist allerdings, dass der EuGH § 26 BDSG für europarechtswidrig erklärt hat, demzufolge sind sämtliche Maßnahmen im Rahmen des Beschäftigtendatenschutzes zumindest auch auf Art...mehr

Durchführung von Analysen zu vorhandenen Gefährdungen und Belastungen der Beschäftigten an den Arbeitsplätzen im Büro und ihre Beurteilung, Unterstützung bei Beschaffung der erforderlichen relevanten Arbeitsschutzvorschriften, Beratung bei Auswahl und Einsatz von Arbeitsstoffen und Arbeitsmitteln (z. B. lösemittelarme Produkte, verstellbare Arbeitsstühle und -tische), Erstellen...mehr

Der Daten- und Informationenaustausch zwischen Steuerberater und Unternehmen sollte strukturiert und kontrolliert stattfinden. Um das zu gewährleisten, kann man sich bildlich am Straßen- und Schienenverkehr orientieren. Damit diese Verkehrsmittel optimal funktionieren, müssen gewisse Grundvoraussetzungen geschaffen werden, wie z. B. der Bau von Autobahnen oder Gleisen sowie ...mehr

Mit Schreiben vom 28.11.2019[1] hat das BMF sich über die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-Buchhaltung und dem Datenzugriff geäußert. Darin werden alle gültigen Vorschriften zur Führung von Büchern und zur herkömmlichen und elektronischen Archivierung von Geschäftsunterlagen in aktueller Form und Gültigkeit zentral beschrieben und deren Anwendung für die Buchführung interpretie...mehr

In der Regel bildet der Prüfer in Mittel- und Großbetrieben Prüfungsschwerpunkte. Diese Schwerpunkte werden bei der Prüfungsvorbereitung festgelegt. Prüfungsschwerpunkte können beispielsweise sein, sofern diese Sachverhalte bei Ihnen anzutreffen sind: Sachverhalte und Daten, die vom Branchendurchschnitt abweichen Auslandsbeziehungen jedweder Art Rückstellungen aller Art Preismin...mehr

Die Vorschrift des § 147 Abs. 6 AO räumt der Finanzbehörde das Recht ein, Ihre elektronische Buchführung (inkl. aller relevanten Unterlagen und Belege) durch Datenzugriff zu prüfen. Diese Prüfungsmethode löst die herkömmlichen Prüfungen ab. Dabei ist zu beachten, dass das Recht auf Datenzugriff der Finanzbehörde nur im Rahmen steuerlicher Außenprüfungen zusteht. 14.1.1 Umfang...mehr

In verschiedenen Bundesländer wird derzeit daran gearbeitet, Plattformen zu entwickeln und einzurichten, mithilfe derer buchführungsrelevante Daten elektronisch (ohne physischen Datenträger) – auch in größeren Mengen – sicher übertragen werden können. Diese Systeme sollen sicherstellen, dass die Daten ausschließlich von verifizierten und autorisierten Nutzern unter Verwendun...mehr

Legen Sie dem Prüfer Unterlagen elektronischer Art in Form eines Bildträgers oder auf anderen Datenträgern vor, sind Sie verpflichtet, auf Ihre Kosten Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, die es dem Prüfer ermöglichen, die Unterlagen zu lesen. Ferner kann die Finanzbehörde verlangen, dass diese Unterlagen unverzüglich ganz oder teilweise ausgedruckt werden oder in einer ohn...mehr

Der Datenzugriff beschränkt sich ausschließlich auf jene Ihrer Daten, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Dabei muss es sich nicht nur um die Daten der Finanzbuchhaltung, der Anlagenbuchhaltung und der Lohnbuchhaltung handeln. Betroffen sein können beispielsweise auch Korrespondenz- und Vertragsdaten. Bitte beachten Sie, dass auch bei einer elektronischen Prüfung das ...mehr

Ab 1.1.2017 müssen Unterlagen im Sinne des § 147 Abs. 2 AO, die durch elektronische Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxametern usw. erstellt worden sind, nach bestimmten Regeln aufbewahrt werden, Diese Aufzeichnungen sind für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar archiviert werd...mehr

Die Finanzbehörde hat gem. § 147 Abs. 6 AO das Recht, die elektronisch erstellten und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen durch Datenzugriff zu prüfen. Grundsätzlich steht das Recht auf Datenzugriff jedoch nur im Rahmen einer Außenprüfung oder einer Nachschau zu (gesetzliche Regelung). Als aufbewahrungspflichtige Unterlagen gelten insbesondere die Finanzbuchhaltung, die Anla...mehr