Personalplanung
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Fachkräftemangel, hohe Fluktuationsquoten und steigende Anforderungen an die Fähigkeiten der Mitarbeitenden erschweren die Personalplanung für Unternehmen. Gleichzeitig gewinnt diese an Bedeutung. Denn: Sie gewährleistet, dass kompetentes Personal zu jedem Zeitpunkt im Unternehmen zur Verfügung steht und für die Einhaltung der Unternehmensziele sorgen kann.
Definition: Was ist Personalplanung
Unter Personalplanung versteht man die Abdeckung aller zukünftigen Personalanforderungen eines Unternehmens. In Anlehnung an die übergeordnete Unternehmensstrategie sorgt die Personalbedarfsplanung dafür, dass die richtigen Arbeitskräfte mit den richtigen Fähigkeiten zur richtigen Zeit zur Verfügung stehen. Ziel der Personalplanung ist es also, Ressourcen-Engpässe im Unternehmen zu vermeiden – kurz-, mittel- und langfristig.
Quantitative und qualitative Personalbedarfsplanung
Bei der Personalplanung unterscheidet man zwischen quantitativer und qualitativer Personalbedarfsplanung.
Die quantitative Personalplanung ermittelt die Anzahl der voraussichtlich benötigten Arbeitskräfte zu einem bestimmten Zeitpunkt. Dabei wird zwischen Brutto- und Nettobedarf unterschieden. Der Bruttopersonalbedarf beschreibt den Soll-Bedarf an Mitarbeitenden, die ein Unternehmen für das Erreichen seiner Ziele benötigt. Zieht man vom idealen Soll-Bestand den aktuellen Ist-Bestand ab, erhält man den Netto-Personalbedarf. Ist dieser Bedarf positiv, hat das Unternehmen einen Personalüberhang. Ist der Nettobedarf negativ, hat das Unternehmen einen Personalmangel.
Die qualitative Personalplanung identifiziert die notwendigen Qualifikationen, die die Mitarbeitenden für das Erreichen der Unternehmensziele mitbringen müssen. Die qualitative Personalplanung schließt dabei sowohl zukünftig geforderte Fähigkeiten als auch die bereits bestehenden Qualifikationen im Unternehmen und deren potenzielle Weiterentwicklung mit ein.
Instrumente der Personalplanung
Bevor der Personalbedarf im Unternehmen ermittelt werden kann, muss der Planungshorizont festgelegt werden. Dieser Prozess nennt sich auch gegenstandsbezogene Personalplanung. Dabei wird zwischen strategischer (langfristiger), taktischer (mittelfristiger) und operativer (kurzfristiger) Planung unterschieden.
Bei der strategischen Personalplanung geht es darum, Aufbau, Einsatz, Erhalt und Abbau von Personal langfristig zu planen. Sie betrifft das gesamte Unternehmen und wird dementsprechend federführend von der Unternehmensleitung gesteuert.
Die taktische Personalplanung ist mittelfristig ausgerichtet und orientiert sich für einzelne Maßnahmen an der strategischen Personalbedarfsplanung. Das bedeutet, dass die taktische Personalplanung konkrete Einzelmaßnahmen plant und damit die Brücke zwischen strategischer und operativer Personalplanung schlägt.
Bei der operativen Personalplanung stehen kurzfristige, ablauforientierte Maßnahmen im Vordergrund. Es geht darum, die handlungsbezogenen Feinziele, die für den erfolgreichen Abschluss des Geschäftsjahres relevant sind, einzuhalten.
Zur Personalbedarfsplanung zählt auch die Personaleinsatzplanung. Sie sorgt dafür, dass die Arbeitskräfte eines Unternehmens in Abhängigkeit von ihren Kompetenzen und zeitlichen Verfügbarkeiten in den richtigen Positionen zum Einsatz kommen. Kurzfristig findet sich die Personaleinsatzplanung beispielsweise in der Schichtplanung. Davon abzugrenzen ist das Workforce Management. Im Gegensatz zur Personaleinsatzplanung schließt Workforce Management auch potenzielle Umstrukturierungen im Unternehmen mit ein, die die Performance einzelner Bereiche optimieren wie beispielweise Initiativen im Leistungsmanagement oder Controlling.
Personalplanung im Wandel: Auswirkungen aktueller Trends
Aktuelle Entwicklungen in Richtung Digitalisierung und Automatisierung wirken sich auch auf die Beschäftigungsstrukturen in Unternehmen aus. Durch sie geht der Personalbedarf überall dort zurück, wo Maschinen Tätigkeiten übernehmen können. Mit zunehmender Automatisierung steigen allerdings auch die Anforderungen an die Mitarbeitenden, die eben diese Maschinen bedienen. Das wiederum geht mit einem erhöhten Qualifizierungsbedarf einher – und damit mit einer angepassten Personalbedarfsplanung.
Auch das stetig steigende Rentenalter stellt Personalverantwortliche vor die Herausforderung, die Beschäftigungsfähigkeit der eigenen Mitarbeitenden bis ins hohe Alter sicherzustellen. Neben betrieblichem Gesundheitsmanagement und einer demografieorientierten Personalplanung stehen damit auch regelmäßige Weiterbildungsmaßnahmen auf der Agenda der Personalbedarfsplanung.
