Fahrtenbuch

Ein Fahrtenbuch muss in geschlossener Form geführt werden. Eine mit Hilfe eines Computerprogramms erzeugte Datei genügt diesen Anforderungen nur, wenn nachträgliche Veränderungen an den eingegebenen Daten nach der Funktionsweise ausgeschlossen sind oder zumindest in der Datei selbst dokumentiert und offen gelegt werden.

Derzeit gibt es zahlreiche lohnsteuerliche Vergünstigungen, wenn Mitarbeitende ein Elektro- oder Hybridfahrzeug fahren. Bei Hybridfahrzeugen werden die Voraussetzungen ab dem Jahr 2025 aber nochmals verschärft. Die Verwaltung hat umfangreich zur lohnsteuerlichen Thematik und inzwischen auch zu den umsatzsteuerlichen Folgen Stellung genommen.

Das Hessische FG hat sich mit einer Anrufungsauskunft zum Schutz vor Manipulationen eines elektronisch geführten Fahrtenbuchs befasst.

Das FG Düsseldorf hat sich mit wichtigen Fragen zur Ordnungsmäßigkeit eines elektronischen Fahrtenbuchs und der Dokumentation nachträglicher Änderungen beschäftigt.

Die Auflage, ein Fahrtenbuch zu führen, ist unzulässig, wenn die Behörde wegen des unaufgeklärten Verkehrsverstoßes keine zumutbaren eigenen Ermittlungen angestellt hat.

Der geldwerte Vorteil privat genutzter Dienstwagen kann nicht mit der Fahrtenbuchmethode ermittelt werden, wenn Kosten nicht vollständig belegbar sind.

Nach höchstrichterlichem Urteil schließt eine Schätzung von belegmäßig nicht nachgewiesenen Aufwendungen – im Urteilsfall Treibstoffkosten ‑ die Anwendung der Fahrtenbuchmethode für die Dienstwagenbesteuerung aus. Wir zeigen auf, in welchen Fällen das Finanzamt großzügiger sein könnte und was bei der Kostenermittlung für das Fahrtenbuch generell zu beachten ist.

Eine Schätzung von belegmäßig nicht nachgewiesenen Aufwendungen – hier: Treibstoffkosten – schließt die Anwendung der Fahrtenbuchmethode für die Bemessung des geldwerten Vorteils aus der Überlassung eines betrieblichen Kfz aus.

Eine Anwendung der Einzelbewertung der tatsächlichen Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte mit 0,002 Prozent des Listenpreises je Entfernungskilometer erfordert nicht zwingend die Angabe der genauen Tage, an denen der Arbeitnehmer die Arbeitsstätte aufgesucht hat. Das ergab ein aktueller Urteilsfall vor dem Finanzgericht Nürnberg.

Durch die vermehrte Arbeit im Homeoffice steht der Firmenwagen in der Garage oder in einigen Fällen beim Arbeitgeber. Diskutabel wird damit insbesondere der Ansatz eines geldwerten Vorteils für die Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte. Die Finanzverwaltung hat sich nun geäußert: Die 0,03-Prozent-Regelung ist auch für volle Monate der Nichtnutzung anzusetzen. 

Ein nicht ordnungsgemäßes Fahrtenbuch hat zwingend die 1 %-Regelung zur Folge. Fraglich ist, ob dies auch gilt, wenn das Fahrtenbuch nur kleinere Mängel aufweist.

In unserem Entgelt-Quiz in Zusammenarbeit mit der Lohnabrechnungsexpertin Birgit Ennemoser können Sie Ihr Wissen testen – zu aktuellen wie auch zu Grundlagenthemen der Lohnabrechnung. In diesem Teil geht es um die steuerliche Bewertung von Firmenwagen.

Das FG Münster entschied, dass auch bei Wohnmobilen im Betriebsvermögen die 1-%-Regelung zur Privatnutzungsversteuerung anzuwenden ist, wenn die geführten Fahrtenbücher nicht ordnungsgemäß sind. Mangels "fast ausschließlicher betrieblicher Nutzung" des Wohnmobils musste im Urteilsfall auch ein Investitionsabzugsbetrag rückgängig gemacht werden.

Eine ausschließliche oder nahezu ausschließliche Nutzung des begünstigten Wirtschaftsguts im Sinne von § 7g Abs. 1 Satz 2 Nr. 2 Buchst. b EStG ist gegeben, wenn die Nutzung zu betrieblichen Zwecken mindestens 90 % beträgt. Handelt es sich bei dem Wirtschaftsgut um einen Pkw, ist der Umfang der betrieblichen Nutzung durch ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch nachzuweisen.

Das FG Münster hat entschieden, dass die für Zwecke des § 7g EStG erforderliche fast ausschließlich betriebliche Nutzung eines Pkw nicht durch nachträglich erstellte Unterlagen nachgewiesen werden kann.

Die unmittelbare elektronische Erfassung der Fahrtwege eines betrieblichen Fahrzeugs durch ein technisches System reicht zur Führung eines Fahrtenbuches nicht aus. Zusätzlich müssen neben dem Bewegungsprofil auch die Fahrtanlässe zeitnah erfasst werden. Eine technische Lösung, die auch nach Jahren noch Änderungen zulässt, kann nicht als elektronisches Fahrtenbuch anerkannt werden.

Die ordnungsgemäße Erstellung eines Fahrtenbuchs fällt in die Verantwortung der Mitarbeiter. Somit kann der Arbeitgeber bei späteren Nachforderungen des Finanzamts von ihnen die Erstattung verlangen. Das entschied das Bundesarbeitsgericht.

Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch darf geringe Mängel aufweisen, muss aber immer zeitnah erstellt werden. Ein neues Finanzgerichtsurteil zeigt, wann das zeitnahe Erstellen nicht mehr als gegeben gilt.

Ein elektronisches Fahrtenbuch kann den Nachweis von dienstlichen Fahrten vereinfachen und lästige Schreibarbeiten reduzieren. Hier lesen Sie, welche technischen Lösungen auf dem Markt sind und welche Anforderungen das Finanzamt an elektronische Fahrtenbücher stellt.

Nutzt ein Arbeitnehmer einen Firmenwagen auch privat, muss er für diesen Vorteil Lohnsteuer und Sozialversicherung bezahlen. Trägt er einen Teil der Kfz-Kosten selbst und wird die Fahrtenbuchmethode angewendet, dürfen diese laut BFH nicht als Werbungskosten abgezogen werden, wenn die gezahlten Beträge höher als der geldwerte Vorteil sind.

Übersteigt das vom Arbeitnehmer zu zahlende Nutzungsentgelt den Wert der Privatnutzung, kann der übersteigende Betrag nicht mindernd abgesetzt werden.

Immer wieder besteht Streit mit der Finanzverwaltung bezüglich der Anerkennung von Fahrtenbüchern. Klar – denn mit einem Fahrtenbuch lassen sich die Kosten für das Betriebsfahrzeug zu 100% steuerlich geltend machen und in Höhe des errechneten Privatanteils werden diese als fiktive Einnahmen gegengerechnet.

Der Abzug ist nur dann auf die Entfernungspauschale beschränkt, wenn sich an dem Objekt der ortsgebundene Mittelpunkt der dauerhaft angelegten Vermietungstätigkeit befindet.

Wenn ein Firmenwagen auch für private Fahrten genutzt wird, ist der private Nutzungsanteil beim Unternehmer gewinnerhöhend zu erfassen (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG) und beim Arbeitnehmer als geldwerter Vorteil (Arbeitslohn) zu versteuern (§ 8 Abs. 2 EStG).

Im Rahmen der Fahrtenbuchmethode sind die Gesamtkosten jedenfalls dann periodengerecht anzusetzen, wenn der Arbeitgeber die Kosten in seiner Gewinnermittlung entsprechend erfassen muss.  

Vom Steuerpflichtigen besprochene Kassetten, die unter Abschreiben der Bänder in Excel-Tabellen übertragen werden, erfüllen nicht die Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch. Auch die erstellten Excel-Tabellen, die am Jahresende gebunden werden, erfüllen diese Voraussetzungen nicht.

Vom Steuerpflichtigen besprochene Kassetten, die durch Abschreiben der Bänder in Excel-Tabellen übertragen werden, erfüllen nicht die Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch. Auch nicht die erstellten Excel-Tabellen, die am Jahresende gebunden werden.

Die 1-%-Regelung bzw. die Fahrtenbuchmethode gilt nicht, wenn ein Leasingfahrzeug dem Arbeitnehmer zuzurechnen ist.

Das FG Baden-Württemberg entschied, dass ein mittels Computerprogramm erstelltes Fahrtenbuch steuerlich nicht anzuerkennen ist, wenn die Daten nachträglich (ohne Dokumentation) verändert werden können und zudem der Zeitpunkt der Fahrtenbucheinträge nicht erkennbar ist.

Die Kosten eines Sportwagens sind nicht abziehbar, soweit ein ordentlicher und gewissenhafter Unternehmer die Aufwendungen nicht auf sich genommen hätte.

Verteilt der bilanzierende Arbeitgeber eine Leasingsonderzahlung durch Bilden eines aktiven Rechnungsabgrenzungspostens auf die Laufzeit des Vertrags, sind die auf private Fahrten des Arbeitnehmers entfallenden Aufwendungen nur aus dem Teil der Leasingsonderzahlung zu berechnen, der sich bei dem Arbeitgeber in diesem Jahr gewinnmindernd auswirkt.

Der Bundesfinanzhof hat einen Schlusspunkt gesetzt: Arbeitnehmer, die einen Firmenwagen nutzen, müssen sich im Voraus für die Ein-Prozent-Regelung oder das Fahrtenbuch entscheiden. Ein Wechsel der Methode im Jahresverlauf ist nicht erlaubt.

Die Fahrtenbuchmethode ist nur dann zu Grunde zu legen, wenn der Mitarbeiter ein Fahrtenbuch fürs gesamte Jahr führt. Ein unterjähriger Wechsel von der 1 %-Regelung zur Fahrtenbuchmethode ist nach einem neuen BFH-Urteil nicht zulässig.

Ein unterjähriger Wechsel von der 1 %-Regelung zur Fahrtenbuchmethode für dasselbe Fahrzeug ist nicht zulässig.

Zahlt der Arbeitnehmer für den Dienstwagen eine pauschale Nutzungsgebühr, die über die anteiligen Kosten des Pkw hinausgeht, ermäßigt sich der geldwerte Vorteil der Überlassung zu Privatfahrten bis auf null. Ein darüber hinaus gehender Betrag gehört nicht zu den Werbungskosten.

Nutzungsentgelte, die Arbeitnehmer für die Firmenwagenüberlassung an den Arbeitgeber zahlen, mindern den geldwerten Vorteil aus der Privatnutzung. Wie die Zuzahlungen steuerlich korrekt zu berücksichtigen sind, zeigt Ihnen unser Fall aus der Praxis.

Stellt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer unentgeltlich oder verbilligt ein Fahrzeug zur privaten Nutzung zur Verfügung, führt dies beim Arbeitnehmer auch dann zu einem steuerlichen Vorteil, wenn er das Fahrzeug tatsächlich nicht privat nutzt.

Wir stellen Ihnen die Details der Verfügung des BayLfSt v. 22.1.2013 in einer 3-teiligen Serie dar. Im 3. bis 5. Teil der Verfügung stellt das BayLfSt die Grundsätze zur Fahrtenbuchmethode und zu Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte zusammen.

Wir stellen Ihnen die Details der Verfügung des BayLfSt v. 22.1.2013 in einer 3-teiligen Serie dar. Im 1. Teil der Verfügung nimmt das BayLfSt zum Betriebsausgabenabzugsverbot für Pendel- und Familienheimfahrten, zur 1 %-Regelung und zur Fahrtenbuchmethode Stellung.

Ergänzt oder vervollständigt ein Arbeitnehmer die unzureichenden Angaben im Fahrtenbuch durch vom Arbeitgeber stammende Listen und Ausdrucke des Terminkalenders, liegt kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch vor.

Ein Fahrtenbuch kann nach einem Urteil des FG München für umsatzsteuerrechtliche Zwecke anerkannt werden, auch wenn nur „geschäftlich“ als Fahrtzweck angegeben ist und eine Mitarbeiterin das Fahrtenbuch nach Aufzeichnungen der Fahrer führt.

Am 13. Dezember 2012 verhandelt der Bundesfinanzhof das BdSt-Musterverfahren zur Dienstwagenbesteuerung. Der Bund der Steuerzahler (BdSt) lässt gerichtlich prüfen, ob der Bruttolistenpreis eines Fahrzeugs noch Berechnungsgrundlage für die Steuer sein kann (VI R 51/11). Das Bundesministerium der Finanzen ist dem Verfahren beigetreten, die mündliche Verhandlung verspricht daher spannend zu werden.

Mit der bloßen Behauptung, seinen Firmenwagen nicht für Privatfahrten zu nutzen, kann ein Gesellschafter-Geschäftsführer nicht den Anscheinsbeweis entkräften, der für eine Privatnutzung des Firmenwagens spricht.

Aktuell hat ein Finanzgericht entschieden, dass ein Arbeitnehmer bei seiner Steuererklärung nicht mitten im Jahr zum Fahrtenbuch wechseln darf. Ähnliches gilt auch für den Lohnsteuerabzug beim Arbeitgeber.

Für ein leserliches Fahrtenbuch reicht es nicht, dass der Steuerpflichtige sein Gekrakel lesen kann. Und bei Kundenfahrten reicht nicht die Angabe der Straße ohne Name des Kunden oder der Hausnummer. Der BFH hat dies klargestellt.