Fachbeiträge & Kommentare zu Prozessmanagement

Meistens verstehen wir unsere Arbeit noch nicht als Prozesse, wenn wir mit der Prozesserhebung beginnen. Es ist also nicht selbstverständlich, dass ein benannter Prozess von allen Beteiligten und Stakeholdern so gesehen wird. Ein gemeinsam benannter Prozess ist bereits ein wichtiges Arbeitsergebnis des Prozessmanagement. 6.1.1 Start und Ende des Prozesses Zuerst stecken wir de...mehr

Der folgende Ablauf zeigt ein Vorgehensmodell, mit dem wir von einer groben Wahrnehmung eines Prozesses zu einem passenden digitalen Prozess im Sinne der prozessgesteuerten Digitalisierung (siehe oben) gelangen. Aber auch ohne den Einsatz einer Process Engine sind die meisten Schritte zur Prozessbearbeitung die gleichen. 6.1 Prozess verstehen Meistens verstehen wir unsere Arbe...mehr

HR leistet nicht nur einen wichtigen Beitrag für den Erfolg von Prozessmanagement im Unternehmen, die Personalarbeit profitiert auch selbst von der prozessorientierten Sichtweise. Wir betrachten die Leistung der HR-Teams nicht mehr isoliert nach speziellen Funktionen, sondern als Wertbeitrag der gesamten Personalarbeit. Prozessmanagement strukturiert die Abläufe in HR und sch...mehr

Wenn aber jeder Beobachter ein eigenes unausgesprochenes "Soll" im Kopf hat, kommen wir mit dem gemeinsamen Beobachten nicht weiter. Zum Prozessmanagement gehört daher immer ein gemeinsames Konstruieren einer Vorstellung vom Prozess. Der Prozess entsteht förmlich beim darüber sprechen. Dieses Verständnis ist wichtig, denn wenn wir den Prozess erst beim Beobachten "konstruiere...mehr

Zusammenfassung Überblick Personalprozesse sind für den langfristigen Erfolg des Unternehmens kritisch. Als Personalmanager sind Sie daher gut beraten, sich mit den Techniken des Prozessmanagements vertraut zu machen, um die Abläufe des Personalmanagements richtig zu gestalten und zu optimieren. Darüber hinaus haben Sie aber auch die Aufgabe, Veränderungsprozesse zu einer eff...mehr

Wir werden die Personalprozesse digitalisieren. In manchen Unternehmen geht das schneller, in anderen dauert es etwas länger. Aber die Digitalisierung ist gesetzt. Machen wir uns also Gedanken darüber, wie wir dabei gute digitale Personalprozesse erreichen. 5.4.1 Software für standardisierte Prozesse Die Erfahrung zeigt immer wieder, dass Unternehmen sich bei der Digitalisieru...mehr

Die Informationssicht auf den Prozess beleuchtet die Daten und Dokumente, die im Prozess verarbeitet werden und die verwendeten Anwendungen. Wir fragen danach, welche Informationen als Input für den Prozess erforderlich sind, woher diese Informationen kommen und wie sie für die Arbeit vorliegen. Ebenso wollen wir wissen, welche Informationen der Prozess als Output liefert, w...mehr

Eine grafische Darstellung als Prozessmodell ist hilfreich für das Verständnis, wenn das Prozessmodell übersichtlich gestaltet ist. Das Prozessmodell enthält Ereignisse Aktivitäten Verzweigungen (Gateways) Ereignisse bezeichnen beobachtbare Zustände im Prozess, sei es als Zustand bei Start und Ende oder als relevante Zwischenzustände des Prozesses. Aktivitäten bezeichnen die Arb...mehr

Die Dokumentation dient dazu, den beobachteten Ablauf im Prozess festzuhalten. Sie stellt ein "Soll" dar, mit dem wir die tägliche Arbeitsrealität als "Ist" vergleichen. Die beobachteten Abweichungen geben Hinweise auf Verbesserungsmöglichkeiten für den Prozess. Eine Prozessanalyse stellt diese gelebte Form der Zusammenarbeit in Frage. Wir wollen damit herausfinden, wie gut d...mehr

Schließlich dürfen: Welche Entscheidung darf ich treffen? Wen muss ich fragen, wenn ich nicht entscheiden kann? Die Darstellung von Prozessen zur Klärung von Zuständigkeiten und Entscheidungsbefugnissen ist unbestritten. Je klarer die Prozesse beschrieben sind, desto leichter tun sich Menschen, Verantwortung zu übernehmen.mehr

Alle gängigen Managementsysteme sehen die Beobachtung von Prozessen vor. Die oben gemachten Ausführungen über Prozessmanagement als Führungsfunktion werden in unterschiedlicher Form in allen Managementsystemen genannt. Viele Managementsysteme sind in einer ISO-Norm festgelegt, so zum Beispiel Systeme für Qualitätsmanagement, Umweltmanagement oder Informationssicherheitsmanag...mehr

Die gemeinsame Darstellung der gelebten Zusammenarbeit im Prozess stellt ein idealisiertes, abstrahiertes Bild dar. Wir alle wissen, dass die tägliche Praxis nicht immer genau so abläuft. Es wird immer kleinere oder größere Abweichungen und Varianten vom erhobenen Prozess geben. Die Beobachtung der täglichen Praxis erlaubt uns, auf diese Abweichungen zu achten. Ohne das gemei...mehr

Der Blick auf Prozesse ermöglicht bisher ungewohnte Erkenntnisse über die Zusammenarbeit im Unternehmen. Die Leistungen der HR-Arbeit sind das Ergebnis einer Zusammenarbeit von verschiedenen Rollen. Diese bilden für ihren Prozess jeweils ein Team, auch wenn dieses Team im Organigramm nicht sichtbar wird. Diese Prozess-Teams zu sehen und zu fördern ist das Ziel des Prozessman...mehr

Dabei ist die Abweichung nicht immer ein Fehler. Häufig zeigen die Varianten im Alltag nur, dass wir den Prozess nur annähernd beschrieben haben und in der Realität viel mehr unterschiedliche Fälle auftreten, als wir abbilden können. Oft stellen wir auch fest, dass einzelne Bearbeiter ihre Vorlieben haben und die Arbeiten und Kommunikationen ein wenig nach ihrem eigenen Gesc...mehr

Für eine solche Prozessdokumentation gliedern wir den Prozess in seine wesentlichen Arbeitsschritte. Ein Arbeitsschritt ist eine Reihe von Tätigkeiten, die in der Regel von der gleichen Rolle an einem Punkt im Ablauf des Prozesses ausgeführt wird. Diese zu einem Arbeitsschritt zusammengefassten Tätigkeiten bezeichnen wir im Prozessmanagement als "Aktivität". Wenn wir Prozess...mehr

Ein verbreitetes Verständnis von Führung stammt von Fredmund Malik. Er beschreibt vier Säulen der Leistung, nämlich Wissen – Können – Wollen – Dürfen. Alle vier fußen auf dem Fundament des Vertrauens. Als Führungskraft sind wir bestrebt, die Leistung unseres Teams für das Unternehmen zu steigern. Dazu arbeiten wir an diesem Fundament und den vier Säulen. Wir können uns also ...mehr

Überblick Personalprozesse sind für den langfristigen Erfolg des Unternehmens kritisch. Als Personalmanager sind Sie daher gut beraten, sich mit den Techniken des Prozessmanagements vertraut zu machen, um die Abläufe des Personalmanagements richtig zu gestalten und zu optimieren. Darüber hinaus haben Sie aber auch die Aufgabe, Veränderungsprozesse zu einer effizienteren Gesa...mehr

Menschen brauchen Wissen, um Leistung zu erbringen. Zu diesem Wissen gehören Fachwissen, Kundenwissen und Prozesswissen. Das Prozesswissen (Wie machen wir es hier im Unternehmen?) gewinnen wir, wenn wir Prozesse sichtbar und verständlich machen. Solange es Unklarheit darüber gibt, was von wem in welcher Reihenfolge womit zu erledigen ist, kann niemand gute Arbeit leisten. Pr...mehr

2.1 Was ist ein Prozess? Ein Prozess ist eine "Reihe von festgelegten Tätigkeiten, die von Menschen oder Maschinen ausgeführt werden, um ein oder mehrere Ziele zu erreichen".. So schreibt es die maßgebliche European Association of Business Process Management (EABPM) in ihrem "BPM Common Body of Knowledge". Dieses Verständnis ist also eine autorisierte Definition[1]. Es geht um...mehr

3.1 Kunden Kein Prozess ohne Kunde. Das Kundenbedürfnis ist der eigentliche Maßstab für die Güte eines Prozesses. Darum nehmen wir im Prozessmanagement immer die Kundenperspektive ein. Wir suchen eine Outside-In Perspektive und schauen mit den Augen unseres Kunden auf unsere Kommunikation. Wenn wir die Inside-Out Perspektive wählen, dreht sich die Betrachtung nur um uns selbs...mehr

7.1 Optimierungsziele und Maßnahmen Prozesse optimieren bedeutet, die Zusammenarbeit in der Organisation so zu verändern, dass sie eine höhere Prozessqualität oder Ergebnisqualität zeigen. Die Ziele der Optimierung sind generell in vier Aspekten zu beschreiben: Qualität Wirtschaftlichkeit Schnelligkeit Variabilität 7.1.1 Abhängigkeiten von Zieldimensionen Die vier Ziele können kein...mehr

Wir können Prozesse verändern, indem wir die Ausführung, Reihenfolge und Arbeitsteilung für Aktivitäten ändern. 7.3.1 Tätigkeiten eliminieren Kontrollen Eine Möglichkeit, die Durchlaufzeit und die Ausführungskosten zu minimieren ist es, Tätigkeiten wegzulassen. Viele Tätigkeiten dienen der Qualitätskontrolle im Prozess. Gelingt es, die Prozess-Sicherheit zu steigern, können wir...mehr

4.1 Wertschöpfung identifizieren Im Lean Management unterscheiden wir grundsätzlich zwischen Wertschöpfung und Verschwendung. Wertschöpfung sind alle Anstrengungen, die dem Unternehmen einen Wert schaffen, die Kundenerwartungen erfüllen oder das Kundenerleben verbessern. Kundenerwartungen und Kundenerleben zahlen selbst auf den Unternehmenswert ein, denn sie helfen, den Markt...mehr

Outsourcing entspricht dem Konzept der Differenzierung von Tätigkeiten. Hier differenziert das Unternehmen, welche Teile des Prozesses von einem Ansprechpartner im Unternehmen verantwortet werden und welche Teile zur Abarbeitung von Massenvorfällen an externe Unternehmen verlagert werden.mehr

Der Schlüssel dazu ist der weltweit verbreitete Standard zur Prozessmodellierung BPMN (Business Process Model & Notation). Wenn wir unsere Prozesse nach diesem Standard modellieren, dann können wir damit jedes logisch denkbare Ablaufszenario eindeutig abbilden. Für Ausnahmen bietet uns der Standard Bausteine zum kontrollierten "Ausbrechen" aus dem vorgegebenen Ablauf. Wir sta...mehr

Eine prozessgesteuerte Digitalisierung erfordert ein grundlegendes Umdenken: Nicht mehr die IT-Systeme geben den Prozess vor, sondern der Prozess stellt Serviceanfragen an die Integrationssoftware, und diese kommuniziert mit den Anwendungen. Die Benutzer werden im täglichen Doing nur noch die Oberfläche der Prozess-Engine sehen. Nur wenige Personen werden in den Unternehmens...mehr

Damit kommen wir zur zweiten Frage: Wer sind die Kunden und Stakeholder des Prozesses und welche Erwartungen haben diese Gruppen? Was sind für diese Gruppen Basis- und Begeisterungsfaktoren? Welche Rahmenbedingungen werden dem Prozess von den Stakeholdern vorgegeben? Daraus lässt sich der Anspruch an das Ergebnis formulieren: Was müssen wir in diesem Prozess als Ergebnis err...mehr

Mit diesem Prozess-Steckbrief gewinnen wir bereits eine sehr gute Orientierung für alle Mitarbeiter in den Prozessen. Wir wissen, wie die Tätigkeiten der verschiedenen Teams zu einem gemeinsamen Ergebnis zusammenfließen. Im nächsten Schritt können wir den Prozessablauf beschreiben, damit Prozessbeteiligte genauer wissen, wer was in welcher Reihenfolge tun soll. Diese Beschrei...mehr

Anforderungen sind explizite Erwartungen von Kunden und Stakeholdern. Viele dieser Erwartungen muss man nicht mehr eigens festschreiben, weil sie schon im gesetzlichen Rahmenwerk für das Personalwesen definiert sind. Darüber hinaus formulieren aber auch einzelne Geschäftspartner ihre Erwartungen an eine reibungslose Kommunikation. Innerhalb des Unternehmens sind die Erwartung...mehr

Die häufigste Analyse von Prozessen gilt dem Verständnis von Mengen und Zeiten im Prozess. Wie häufig wird der Prozess genutzt? Wie lange dauert ein Durchlauf des Prozesses? Dies sind hier die zentralen Fragen. Damit will man herausfinden, welche Bedeutung ein Prozess für das Unternehmen hat. Prozesse, die nur selten stattfinden sollen von denen unterschieden werden, die für...mehr

Eine Arbeit ausführen können heißt, über die notwendigen Ressourcen zu verfügen. In administrativen Prozessen sind das vor allem IT-Ressourcen, also Berechtigungen auf die im Prozess verwendeten Anwendungen. Die IT-Services achten in der Regel sehr darauf, dass diese Berechtigungen nicht inflationär verteilt werden. Wer als Führungskraft steuern will, wer wann welche Tätigke...mehr

Ein Prozess ist eine "Reihe von festgelegten Tätigkeiten, die von Menschen oder Maschinen ausgeführt werden, um ein oder mehrere Ziele zu erreichen".. So schreibt es die maßgebliche European Association of Business Process Management (EABPM) in ihrem "BPM Common Body of Knowledge". Dieses Verständnis ist also eine autorisierte Definition[1]. Es geht um Kommunikation zwischen ...mehr

Schnittstellen bremsen jedes IT-Projekt. Es wäre sehr aufwändig, wenn diese BPMN-Engine mit vielen Schnittstellen auf die unterschiedlichen Anwendungen zugreifen muss, in denen wir die Personal- und Unternehmensdaten führen (Talent Management, Personalstammdaten, Zeiterfassung, Lohnsystem, Finanzsystem, Organisationsverzeichnis, Dokumentenarchiv, E-Mail etc.). Darum sieht da...mehr

Die Erfahrung zeigt immer wieder, dass Unternehmen sich bei der Digitalisierung ihrer Prozesse nicht von den Experten der Software leiten lassen sollten. Software-Hersteller müssen Prozesse standardisieren, um für möglichst viele Unternehmen eine einheitliche Software bereitzuhalten. Ob diese aus der Perspektive der Softwareentwicklung standardisierten Prozesse auch für die ...mehr

Kein Prozess ohne Kunde. Das Kundenbedürfnis ist der eigentliche Maßstab für die Güte eines Prozesses. Darum nehmen wir im Prozessmanagement immer die Kundenperspektive ein. Wir suchen eine Outside-In Perspektive und schauen mit den Augen unseres Kunden auf unsere Kommunikation. Wenn wir die Inside-Out Perspektive wählen, dreht sich die Betrachtung nur um uns selbst. "Das Ei...mehr

Zuerst stecken wir den Rahmen des Prozesses ab. Das gilt unabhängig davon, ob wir den Prozess aus einem Referenzmodell, aus den Alltagswahrnehmungen der Beteiligten oder aus der heruntergebrochenen Unternehmensstrategie abgeleitet haben. Wir brauchen ein gemeinsames Bild davon, was wir mit dem Prozess meinen. Dazu sollten wir zunächst Anfang und Ende des Prozesses bezeichnen...mehr

Dieses so beschriebene Prozessergebnis ist die Frucht der Zusammenarbeit aller am Prozess beteiligten Menschen und Maschinen. Die Personen, die daran mitarbeiten tragen als Team gemeinsam die Verantwortung dafür, dass dieses Ergebnis gut ist. Für die Kunden ist irrelevant, wer welchen Teil der Arbeit erledigt – sie interessieren sich nur für das Ergebnis. Die Arbeitsteilung z...mehr

Daraus ergibt sich ein Prozess-Steckbrief, der folgende Kenntnisse über den Prozess zusammenfasst: Kunden und Stakeholder des Prozesses Start und Ende (Ergebnis) Erfolgsfaktoren Prozessbeteiligte und ihre Beiträge Informationen Input und Output Für eine solche Identifikation ist auch das Analyseformat „SIPOC“ verbreitet. Das Akronym steht für die englischen Begriffe Supplier, Inpu...mehr

Die Dokumentation dient als Arbeitshilfe für Prozessbeteiligte, wenn sie für jeden Arbeitsschritt benennt, welches Ergebnis jeder Arbeitsschritt erreichen soll. Ein Bearbeiter übernimmt damit die Ausführungs-Verantwortung dafür, dass sie oder er dieses Ergebnis in der beschriebenen Qualität erarbeitet hat. Bearbeiter nachfolgender Aktivitäten können sich auf dieses Ergebnis ...mehr

Viele unserer Prozesse im Arbeitsalltag sind mehr von Verschwendung als von Wertschöpfung gekennzeichnet. Solange wir nicht „draufschauen,“ bemerken wir das nicht. Die Abläufe sind über die Zeit so gewachsen und werden von niemandem in Frage gestellt. Sie laufen im "Autopilot". Sobald wir die Prozesse aber beobachten, fällt uns auf, wie viel Arbeit wir mit nutzlosen Dingen v...mehr

Wenn wir von Prozessanalyse sprechen, sollten wir uns darüber im Klaren sein, dass eine objektive Analyse von Prozessen nicht möglich ist. Im Unterschied zu naturwissenschaftlichen oder technischen Analysen haben wir es bei Prozessanalysen mit sozialen Systemen zu tun. Bei einer naturwissenschaftlichen Analyse sind wir Analyst unabhängig vom Objekt der Analyse, bei einem Pro...mehr

In einer Verschwendungsanalyse betrachten wir den Prozess unter dem Gesichtspunkt möglicher Verschwendung und „klopfen“ die Zusammenarbeit auf die sieben Verschwendungsarten (siehe oben) ab. Die Beobachtungen sind jedoch nicht immer eindeutig als Verschwendung zu identifizieren. "Verschwendung" ist das Ergebnis von Beobachtung und Bewertung. Es wird notwendigerweise zu Diskus...mehr

Wollen können wir nicht herbeiführen. Es gibt bekanntlich keinen Weg, Menschen zu einer Arbeit zu motivieren – denn das tun Menschen in der Regel selbst. Es gibt aber viele Wege, die Motivation der Menschen zu behindern. Wenn es uns gelingt, diese Faktoren zu minimieren, hilft das der Motivation. Sinn erkennen soll außerdem ein probates Mittel sein, Motivation von Menschen zu...mehr

Alle diese Optimierungsansätze sind abhängig von der Unterstützung durch geeignete IT-Systeme. Nur wenn Informationen da verfügbar sind, wo sie benötigt werden, kann Integration oder Differenzierung von Tätigkeiten gelingen. Nur wenn wir Redundanz in der Datenhaltung und Übertragung von Informationen vermeiden, sind Tätigkeiten zu eliminieren. Sehr viele mögliche Optimierunge...mehr

Die verbreitete Organisation der HR-Arbeiten über "HR Business-Partner" spiegelt diese Option der Integration von Tätigkeiten wider. Hier wird eine Person für einen Geschäftsbereich zu primären Ansprechpartner in allen Belangen der Personalarbeit, also gleichermaßen für Entgelt wie für Personalentwicklung, Recruiting und Führungssupport.mehr

Häufig verbunden mit Dokumenten-Management-Systemen ist die Steuerung der Bearbeitung von Dokumenten. Wenn ein Antrag von einer Person bearbeitet und von einer anderen freigegeben werden muss, kann das Dokument mit einer Vorgangssteuerung zuverlässig diesen Personen zugewiesen werden. Dazu müssen wir die Prozesse modellieren und den Dokumenttypen zuordnen. Tritt ein neues Do...mehr

Die automatische Verarbeitung von Personalzahlungsläufen ist in allen Unternehmen heute Standard. Die Herausforderung besteht häufig darin, unternehmensspezifische Anforderungen wie Zeitmodelle oder Bonuszahlungen in diesen Automatismen zu berücksichtigen. Anwendungen zur Automatisierung von HR Massentransaktionen sind häufig auf Standardanwendungen beschränkt.mehr

Kann man zu viel Personal „produzieren“? Nicht selten kommt es vor, dass Personal am Bedarf vorbei rekrutiert wird oder Personalentwicklungsmaßnahmen vorgehalten werden, die auf keine Resonanz stoßen. Vielleicht investieren HR-Teams auch innovative Personalbindungsinstrumente, die aber am tatsächlichen Bedarf der Mitarbeitenden vorbei gehen?mehr

Wie häufig müssen HR-Mitarbeiter von einem Kollegen zum anderen laufen, um an Informationen zu kommen? Wenn wir von Movement als Verschwendungsfaktor sprechen, dann meinen wir hier die überflüssigen Bewegungen derer, die die HR-Arbeit erledigen. Vielleicht müssen wir heute weniger körperlich durch das Büro laufen und kommunizieren stattdessen auf elektronischen Wegen – aber ...mehr

Fehler finden sich in HR-Prozessen ebenso wie in Produktionsprozessen. Fehler bedeuten Ärger, Unzufriedenheit, mühsame Recherche von Abweichungen, Korrekturen und weitere Kontrollen. Gutes Prozessdesign erkennt die Fehlerquellen und baut den Prozess so, dass Fehler in der Entstehung verhindert werden. Merke: Qualität kann man in einen Prozess nicht hinein kontrollieren.mehr