Fachbeiträge & Kommentare zu HR-Bereich

Innerhalb des gesamten Unternehmens leisten die Personalprozesse eine Unterstützung. Für die Arbeit von HR stellen sie allerdings den Kern ihrer Arbeit dar. Betrachten wir die anderen Prozesse als Kunden von HR, dann erkennen wir deutlich die Kernprozesse der Personalarbeit: Personen für das Unternehmen gewinnen Personen an das Unternehmen binden Personen für ihre Arbeit entloh...mehr

Eine prozessgesteuerte Digitalisierung erfordert ein grundlegendes Umdenken: Nicht mehr die IT-Systeme geben den Prozess vor, sondern der Prozess stellt Serviceanfragen an die Integrationssoftware, und diese kommuniziert mit den Anwendungen. Die Benutzer werden im täglichen Doing nur noch die Oberfläche der Prozess-Engine sehen. Nur wenige Personen werden in den Unternehmens...mehr

Aus eins mach zwei. Wenn Aktivitäten aus mehreren Arbeitsschritten bestehen, erfordern die einzelnen Schritte häufig unterschiedliche Kompetenzen. Oft erledigt so eine höher qualifizierte Person Tätigkeiten, die auch eine andere Person erledigen könnte. Will man die knappe (teure) Ressource der hohen Qualifikation sparen, macht es Sinn, diese Tätigkeiten aufzuteilen und vers...mehr

Überlegungen zum Kundenerleben und zur Kundenbegeisterung beziehen sich meistens auf die Interaktion mit externen Kunden des Unternehmens. Es geht darum, mit Kundenbegeisterung die Bindung zu stärken und Marktanteile für die Zukunft zu sichern. Sind diese Überlegungen für interne Supportprozesse übertragbar? Im Unterschied zu externen Kunden fällt sofort auf, dass die interne...mehr

Für jedes IT-Projekt ist also zu bestimmen, welche operativen Prozesse von dem Projekt berührt werden. Dann müssen wir erst diese Prozesse kritisch anschauen, die Prozesskunden und die Prozessbeteiligten zu Rate ziehen. Welche Kundenerwartungen werden nicht erfüllt? Welche Verschwendung steckt im Prozess? Welche Verbesserungen sind in diesem Prozess möglich? Diese Verbesseru...mehr

Damit kommen wir zur zweiten Frage: Wer sind die Kunden und Stakeholder des Prozesses und welche Erwartungen haben diese Gruppen? Was sind für diese Gruppen Basis- und Begeisterungsfaktoren? Welche Rahmenbedingungen werden dem Prozess von den Stakeholdern vorgegeben? Daraus lässt sich der Anspruch an das Ergebnis formulieren: Was müssen wir in diesem Prozess als Ergebnis err...mehr

Mit diesem Prozess-Steckbrief gewinnen wir bereits eine sehr gute Orientierung für alle Mitarbeiter in den Prozessen. Wir wissen, wie die Tätigkeiten der verschiedenen Teams zu einem gemeinsamen Ergebnis zusammenfließen. Im nächsten Schritt können wir den Prozessablauf beschreiben, damit Prozessbeteiligte genauer wissen, wer was in welcher Reihenfolge tun soll. Diese Beschrei...mehr

Anforderungen sind explizite Erwartungen von Kunden und Stakeholdern. Viele dieser Erwartungen muss man nicht mehr eigens festschreiben, weil sie schon im gesetzlichen Rahmenwerk für das Personalwesen definiert sind. Darüber hinaus formulieren aber auch einzelne Geschäftspartner ihre Erwartungen an eine reibungslose Kommunikation. Innerhalb des Unternehmens sind die Erwartung...mehr

Im Lean Management unterscheiden wir grundsätzlich zwischen Wertschöpfung und Verschwendung. Wertschöpfung sind alle Anstrengungen, die dem Unternehmen einen Wert schaffen, die Kundenerwartungen erfüllen oder das Kundenerleben verbessern. Kundenerwartungen und Kundenerleben zahlen selbst auf den Unternehmenswert ein, denn sie helfen, den Marktanteil für das Unternehmen zu st...mehr

Aus diesem Begriff von Wertschöpfung folgt unmittelbar, dass wir für ein gutes Prozessdesign die Kunden- und Stakeholdererwartungen kennen und bewerten müssen. Nicht jeder Wunsch, der von einer Führungskraft an die Personalabteilung herangetragen wird, ist gleich eine relevante Kundenerwartung für alle Personalprozesse. Erkennen und Bewerten von Kundenerwartungen ist also ei...mehr

Im Personalprozess bewegen wir keine Güter, aber wir können das Konzept auf die Personen übertragen, die wir in den Prozessen verwalteten. Die werden nicht nur passiv von A nach B „umgelagert“, sie müssen vielleicht selbst „von Pontius zu Pilatus“ laufen, telefonieren oder mailen. Wie viele Kommunikationspartner hat ein Mitarbeiter in einem Recruitingprozess zu kontaktieren?...mehr

Der Blick auf Prozesse ermöglicht bisher ungewohnte Erkenntnisse über die Zusammenarbeit im Unternehmen. Die Leistungen der HR-Arbeit sind das Ergebnis einer Zusammenarbeit von verschiedenen Rollen. Diese bilden für ihren Prozess jeweils ein Team, auch wenn dieses Team im Organigramm nicht sichtbar wird. Diese Prozess-Teams zu sehen und zu fördern ist das Ziel des Prozessman...mehr

Die häufigste Analyse von Prozessen gilt dem Verständnis von Mengen und Zeiten im Prozess. Wie häufig wird der Prozess genutzt? Wie lange dauert ein Durchlauf des Prozesses? Dies sind hier die zentralen Fragen. Damit will man herausfinden, welche Bedeutung ein Prozess für das Unternehmen hat. Prozesse, die nur selten stattfinden sollen von denen unterschieden werden, die für...mehr

Mit Prozessen schauen wir anders auf das Unternehmen. Das Organigramm mit seinen Bereichen, Abteilungen und Stellen gilt nicht mehr der heilige Gral, wenn wir die Leistungen sehen, die mehrere Stellen und Teams zusammen erwirtschaften. Prozesse laufen horizontal durch das Unternehmen, während die hierarchisch gegliederte Aufbauorganisation eher die „vertikale“ Perspektive be...mehr

HR leistet nicht nur einen wichtigen Beitrag für den Erfolg von Prozessmanagement im Unternehmen, die Personalarbeit profitiert auch selbst von der prozessorientierten Sichtweise. Wir betrachten die Leistung der HR-Teams nicht mehr isoliert nach speziellen Funktionen, sondern als Wertbeitrag der gesamten Personalarbeit. Prozessmanagement strukturiert die Abläufe in HR und sch...mehr

Eine Arbeit ausführen können heißt, über die notwendigen Ressourcen zu verfügen. In administrativen Prozessen sind das vor allem IT-Ressourcen, also Berechtigungen auf die im Prozess verwendeten Anwendungen. Die IT-Services achten in der Regel sehr darauf, dass diese Berechtigungen nicht inflationär verteilt werden. Wer als Führungskraft steuern will, wer wann welche Tätigke...mehr

Wenn aber jeder Beobachter ein eigenes unausgesprochenes "Soll" im Kopf hat, kommen wir mit dem gemeinsamen Beobachten nicht weiter. Zum Prozessmanagement gehört daher immer ein gemeinsames Konstruieren einer Vorstellung vom Prozess. Der Prozess entsteht förmlich beim darüber sprechen. Dieses Verständnis ist wichtig, denn wenn wir den Prozess erst beim Beobachten "konstruiere...mehr

Ein Prozess ist eine "Reihe von festgelegten Tätigkeiten, die von Menschen oder Maschinen ausgeführt werden, um ein oder mehrere Ziele zu erreichen".. So schreibt es die maßgebliche European Association of Business Process Management (EABPM) in ihrem "BPM Common Body of Knowledge". Dieses Verständnis ist also eine autorisierte Definition[1]. Es geht um Kommunikation zwischen ...mehr

Dabei ist die Abweichung nicht immer ein Fehler. Häufig zeigen die Varianten im Alltag nur, dass wir den Prozess nur annähernd beschrieben haben und in der Realität viel mehr unterschiedliche Fälle auftreten, als wir abbilden können. Oft stellen wir auch fest, dass einzelne Bearbeiter ihre Vorlieben haben und die Arbeiten und Kommunikationen ein wenig nach ihrem eigenen Gesc...mehr

Die Personalprozesse haben eine Dienstleistungsfunktion im Unternehmen. Die eigentliche Wertschöpfung des Unternehmens findet in den Kernprozessen statt. In produzierenden Unternehmen, also in der Produktion oder der Produktentwicklung, in Versicherungen im Versicherungsbetrieb, in IT-Unternehmen in der Software-Entwicklung oder im Rechenzentrumsbetrieb. Aber diese Kernproze...mehr

Schnittstellen bremsen jedes IT-Projekt. Es wäre sehr aufwändig, wenn diese BPMN-Engine mit vielen Schnittstellen auf die unterschiedlichen Anwendungen zugreifen muss, in denen wir die Personal- und Unternehmensdaten führen (Talent Management, Personalstammdaten, Zeiterfassung, Lohnsystem, Finanzsystem, Organisationsverzeichnis, Dokumentenarchiv, E-Mail etc.). Darum sieht da...mehr

Statt die Liste der relevanten Prozesse im eigenen Unternehmen zu sammeln kann man auch ein allgemeines Referenzmodell als Orientierung verwenden. Im Groben leisten Personalprozesse in allen Unternehmen gleiche Leistungen, da kann auch eine generische Prozessliste helfen, die wichtigen Prozesse im Unternehmen zu identifizieren. Das American Productivity & Quality Center (APQC...mehr

Die Erfahrung zeigt immer wieder, dass Unternehmen sich bei der Digitalisierung ihrer Prozesse nicht von den Experten der Software leiten lassen sollten. Software-Hersteller müssen Prozesse standardisieren, um für möglichst viele Unternehmen eine einheitliche Software bereitzuhalten. Ob diese aus der Perspektive der Softwareentwicklung standardisierten Prozesse auch für die ...mehr

Kein Prozess ohne Kunde. Das Kundenbedürfnis ist der eigentliche Maßstab für die Güte eines Prozesses. Darum nehmen wir im Prozessmanagement immer die Kundenperspektive ein. Wir suchen eine Outside-In Perspektive und schauen mit den Augen unseres Kunden auf unsere Kommunikation. Wenn wir die Inside-Out Perspektive wählen, dreht sich die Betrachtung nur um uns selbst. "Das Ei...mehr

Neben den (mehr oder weniger) expliziten Kundenerwartungen zählt auch das Kundenerleben: Wie nehmen Kunden die Leistung und die Interaktionen zur Erbringung der Leistung wahr? Fühlen sich Mitarbeitende von ihren HR-Ansprechpartnern kompetent und fair beraten? Verstehen Mitarbeitende ihre Gehaltsabrechnung? Sehen Führungskräfte ihren HR-Businesspartner wirklich als eine Hilfe...mehr

Aus zwei mach eins. Sehr häufig beobachten wir in Unternehmen, dass Tätigkeiten kleinschrittig über viele Personen oder Abteilungen verteilt sind. Meistens ist dies in der Kompetenz der Personen begründet oder in der Verfügbarkeit von Informationen. Häufig ist aber der Grund für diese Arbeitsteilung längst nicht mehr bekannt oder noch aktuell. In diesem Fall ist die Integrat...mehr

Digitalisierung verändert Prozesse. Wie oben geschildert, hängen (fast) alle Maßnahmen zur Prozessoptimierung davon ab, dass die IT mitspielt. Prozessoptimierungen sind ohne die IT also nicht zu haben. Das gilt aber auch umgekehrt: Wer digitale Lösungen einführt, muss auch die Prozesse ändern. Mehr noch: Der Benefit (betriebswirtschaftlich ausgedrückt als Return on Investmen...mehr

Zuerst stecken wir den Rahmen des Prozesses ab. Das gilt unabhängig davon, ob wir den Prozess aus einem Referenzmodell, aus den Alltagswahrnehmungen der Beteiligten oder aus der heruntergebrochenen Unternehmensstrategie abgeleitet haben. Wir brauchen ein gemeinsames Bild davon, was wir mit dem Prozess meinen. Dazu sollten wir zunächst Anfang und Ende des Prozesses bezeichnen...mehr

Neben den Kunden gibt es eine Anzahl weiterer Geschäftspartner, die für den Prozess und die Qualität von Bedeutung sind. In einzelnen Prozessen erhalten sie eine größere Rolle als die Partner, die wir als Kunden ansehen. Die Sozialversicherungen und das Finanzamt dürften für Personalprozesse hier an erster Stelle stehen. Kunden und Stakeholder stellen Erwartungen an die Leist...mehr

Die HR-Arbeit ist stark dokumentenabhängig. Die Personalakte sammelt alle relevanten Vorgänge bezüglich einer beschäftigten Person und ist Nachweis aller Aktivitäten in Bezug auf diese Person. Verträge und Vertragsanpassungen, Personalentwicklung, Versetzung, disziplinarische Maßnahmen, Zeugnisse – alles muss in der Personalakte transparent zugänglich sein. Die Digitalisierun...mehr

Dieses so beschriebene Prozessergebnis ist die Frucht der Zusammenarbeit aller am Prozess beteiligten Menschen und Maschinen. Die Personen, die daran mitarbeiten tragen als Team gemeinsam die Verantwortung dafür, dass dieses Ergebnis gut ist. Für die Kunden ist irrelevant, wer welchen Teil der Arbeit erledigt – sie interessieren sich nur für das Ergebnis. Die Arbeitsteilung z...mehr

Für eine solche Prozessdokumentation gliedern wir den Prozess in seine wesentlichen Arbeitsschritte. Ein Arbeitsschritt ist eine Reihe von Tätigkeiten, die in der Regel von der gleichen Rolle an einem Punkt im Ablauf des Prozesses ausgeführt wird. Diese zu einem Arbeitsschritt zusammengefassten Tätigkeiten bezeichnen wir im Prozessmanagement als "Aktivität". Wenn wir Prozess...mehr

Gutes Prozessdesign verfolgt das Ziel, die gesamte Arbeit im Prozess auf die Wertschöpfung zu konzentrieren und Verschwendung zu vermeiden. Für die ganze Wahrheit müssen wir aber neben den beiden Kategorien noch Abstufungen beachten: Nicht alle Stakeholder sind Kunden und die Erfüllung von Stakeholdererwartungen steigert nicht unbedingt den Marktanteil. Nichtsdestotrotz müsse...mehr

Daraus ergibt sich ein Prozess-Steckbrief, der folgende Kenntnisse über den Prozess zusammenfasst: Kunden und Stakeholder des Prozesses Start und Ende (Ergebnis) Erfolgsfaktoren Prozessbeteiligte und ihre Beiträge Informationen Input und Output Für eine solche Identifikation ist auch das Analyseformat „SIPOC“ verbreitet. Das Akronym steht für die englischen Begriffe Supplier, Inpu...mehr

Die Dokumentation dient als Arbeitshilfe für Prozessbeteiligte, wenn sie für jeden Arbeitsschritt benennt, welches Ergebnis jeder Arbeitsschritt erreichen soll. Ein Bearbeiter übernimmt damit die Ausführungs-Verantwortung dafür, dass sie oder er dieses Ergebnis in der beschriebenen Qualität erarbeitet hat. Bearbeiter nachfolgender Aktivitäten können sich auf dieses Ergebnis ...mehr

Viele unserer Prozesse im Arbeitsalltag sind mehr von Verschwendung als von Wertschöpfung gekennzeichnet. Solange wir nicht „draufschauen,“ bemerken wir das nicht. Die Abläufe sind über die Zeit so gewachsen und werden von niemandem in Frage gestellt. Sie laufen im "Autopilot". Sobald wir die Prozesse aber beobachten, fällt uns auf, wie viel Arbeit wir mit nutzlosen Dingen v...mehr

Die Automatisierung von Prozessen zielt darauf ab, Wissensarbeit von Ausführungsarbeit zu differenzieren und Ausführungsarbeit zu automatisieren. Es ist also zu entscheiden, welche Entscheidungen in einem HR-Prozess von einer Person zu treffen ist und welche Fragestellung auch ein Automat anhand festgelegter Regeln beantworten kann. Um einen solchen digitalen Prozess zu errei...mehr

Wenn wir von Prozessanalyse sprechen, sollten wir uns darüber im Klaren sein, dass eine objektive Analyse von Prozessen nicht möglich ist. Im Unterschied zu naturwissenschaftlichen oder technischen Analysen haben wir es bei Prozessanalysen mit sozialen Systemen zu tun. Bei einer naturwissenschaftlichen Analyse sind wir Analyst unabhängig vom Objekt der Analyse, bei einem Pro...mehr

Diese Verschwendungskategorie ist der Klassiker in allen administrativen Prozessen. Hier fällt jedes überflüssige Formular auf, jede Excel-Tabelle, die nicht sinnvoll genutzt wird, jede Auswertung, die niemand liest. Sehr häufig finden wir auch ein Übermaß an Kontrolle: Zur Vermeidung von Fehlern wird jeder Abrechnungsvorgang dreimal geprüft. Zu viel Kontrolle ist Overprocess...mehr

Überblick Personalprozesse sind für den langfristigen Erfolg des Unternehmens kritisch. Als Personalmanager sind Sie daher gut beraten, sich mit den Techniken des Prozessmanagements vertraut zu machen, um die Abläufe des Personalmanagements richtig zu gestalten und zu optimieren. Darüber hinaus haben Sie aber auch die Aufgabe, Veränderungsprozesse zu einer effizienteren Gesa...mehr

Mit dem Suchschema TIMWOOD haben wir eine pragmatische Herangehensweise, um Verschwendung in unseren Prozessen zu benennen. Aber diese Identifikation zieht notwendigerweise eine Diskussion und Bewertung nach sich. Es ist nicht möglich, Verschwendung in allen Prozessen objektiv und zweifelsfrei zu identifizieren. Vielmehr ist es schon eine Bewertung, wenn ich eine Arbeit oder...mehr

Die Personalprozesse brauchen selbst wiederum Unterstützung. Dabei greifen sie wie alle anderen Prozesse auf die Supportprozesse des Unternehmens zu. Allerdings stellen Personalprozesse dabei oft besondere Anforderungen an die Leistungen. Das kann zu Konflikten führen, wenn das Unternehmen die Standardisierung seiner Supportprozesse sehr betont. Ein wichtiger Supportprozess f...mehr

In einer Verschwendungsanalyse betrachten wir den Prozess unter dem Gesichtspunkt möglicher Verschwendung und „klopfen“ die Zusammenarbeit auf die sieben Verschwendungsarten (siehe oben) ab. Die Beobachtungen sind jedoch nicht immer eindeutig als Verschwendung zu identifizieren. "Verschwendung" ist das Ergebnis von Beobachtung und Bewertung. Es wird notwendigerweise zu Diskus...mehr

Ein verbreitetes Verständnis von Führung stammt von Fredmund Malik. Er beschreibt vier Säulen der Leistung, nämlich Wissen – Können – Wollen – Dürfen. Alle vier fußen auf dem Fundament des Vertrauens. Als Führungskraft sind wir bestrebt, die Leistung unseres Teams für das Unternehmen zu steigern. Dazu arbeiten wir an diesem Fundament und den vier Säulen. Wir können uns also ...mehr

Wollen können wir nicht herbeiführen. Es gibt bekanntlich keinen Weg, Menschen zu einer Arbeit zu motivieren – denn das tun Menschen in der Regel selbst. Es gibt aber viele Wege, die Motivation der Menschen zu behindern. Wenn es uns gelingt, diese Faktoren zu minimieren, hilft das der Motivation. Sinn erkennen soll außerdem ein probates Mittel sein, Motivation von Menschen zu...mehr

Die vier Ziele können keinesfalls gleichzeitig verfolgt werden, da sie sich zum Teil widersprechen. Variabilität und Geschwindigkeit schließen sich aus. Mehr Varianten drücken auf die Schnelligkeit, schnellere Prozesse fordern weniger Varianten. Ähnlich ist es mit Qualität und Wirtschaftlichkeit. Ein Mehr vom einen führt zu einem Weniger des anderen. Variabilität und Qualität...mehr

Ein weiteres nützliches Verständnis von Führung ist die Führungsschleife aus „Beobachten – Entscheiden – Umsetzen.“ Führen bedeutet in diesem Verständnis zuerst aufmerksam beobachten. Wenn wir uns in unserer Zusammenarbeit beobachten, dann holen wir Abläufe und Kommunikationsmuster aus dem „Autopilot“-Modus heraus und machen sie zum Gegenstand unserer Aufmerksamkeit. Wer beob...mehr

Menschen brauchen Wissen, um Leistung zu erbringen. Zu diesem Wissen gehören Fachwissen, Kundenwissen und Prozesswissen. Das Prozesswissen (Wie machen wir es hier im Unternehmen?) gewinnen wir, wenn wir Prozesse sichtbar und verständlich machen. Solange es Unklarheit darüber gibt, was von wem in welcher Reihenfolge womit zu erledigen ist, kann niemand gute Arbeit leisten. Pr...mehr

Kennzahlen sind eine sehr verbreitete Methode, Prozesse zu beobachten. Wir definieren dazu Erfolgsfaktoren, die uns zeigen, dass die Leistung den Erwartungen entspricht. Diese Faktoren wollen wir mit Kennzahlen beobachten. Die vier Zieldimensionen Qualität, Wirtschaftlichkeit, Schnelligkeit und Variabilität geben auch hier den Rahmen vor. Wirtschaftlichkeit Die Kostendimension...mehr

Zusammenfassung Das EU-Gesetz über Künstliche Intelligenz (AI Act) ist vor allem für Anbieter und Betreiber von KI-Systemen relevant. Ein Großteil der praktischen und rechtlichen Probleme beim Einsatz von KI wird hierdurch jedoch nicht geregelt. Diese müssen nach wie vor zwischen den Parteien ausgehandelt werden. Intern: Klare Regelungen Überall da, wo Mitarbeitenden ein Inter...mehr